Erin Richardson

进度安排是项目管理的一个关键方面。 有效的项目管理调度不仅仅包括设置项目截止日期。 相反，为了进行有效的规划，项目经理应确保定义任务和项目活动、估计工作量和持续时间、确定依赖关系并实时监控一切。 OneDesk 提供了许多选项和有用的工具来安排和监控您的任务和项目的进度。 本文将介绍如何在 OneDesk 中进行计划、调度、估算工作量和创建依赖项。 任务和项目调度功能概述： 从任务和项目的详细信息面板、甘特图或日历中设置计划的时间表。 您可以安排某一天或几天内的任务，并在特定时间开始和结束。 根据天、小时和/或分钟估算任务的工作量。 使用敏捷积分系统估算任务和项目的工作量。 在同一项目内的任务之间创建“计划链接”，将它们的开始或结束时间连接在一起。 这些很容易在甘特图上可视化（和创建），但也可以通过其他方式创建。 启用对任务计划的限制（即任务必须在特定日期开始）。 监控任务和项目的计划工作与实际工作。 安排任务和项目 在详细信息面板上安排任务 首先，您可以直接从详细信息面板安排任务（或项目）。 详细信息面板是您的团队处理任务的地方，包括查看任务描述、记录时间以及与队友沟通。 按着这些次序： 在详细信息面板中，单击“计划的时间表”旁边的日期。 2. 输入计划的工作量（您预计任务需要多长时间）。 3. 单击计划日期字段设置计划日期。 单击一天以设置特定日期的任务。 单击并拖动以指定多天的任务。 4. 指定开始和结束时间。 单击开始时间旁边的小时。 单击时钟上的一个小时，这将自动让您设置分钟。 或者，您可以使用鼠标滚轮滚动查看小时，然后在时钟外单击。 此操作不会自动将您带入分钟选择。 您可以独立选择分钟。 与小时选择一样，您可以直接单击分钟来选择分钟，这会自动关闭窗口。 或者，您可以使用鼠标滚轮滚动分钟，然后在时钟外部单击以保存您的选择。 按照与 #4 相同的步骤设置结束时间。 在日历上安排任务 日历具有每日、每周和每月视图。 在日历的左上角选择您的视图级别。 与 OneDesk 中的其他视图一样，您的日历可以具有自定义视图。 查看相关文章以获取有关自定义视图的更详细说明。 总之，您可以筛选要在日历上查看的任务。 例如，您可以过滤以仅查看分配给特定团队的任务。 您可以拥有多个自定义视图，每个视图都应用了不同的选项，然后保存您的视图并在它们之间切换。 您还可以选择在日历上查看计划的或实际的时间表，或者同时查看计划的和实际的时间表。 要创建日历的自定义视图，请选择“我的视图”旁边的图标 每个视图级别的日历功能： 在所有视图级别（日、周、月）上，您可以： […]

子任务是 OneDesk 中流行的项目管理和帮助台功能。 子任务非常适合将复杂的任务分解成更小的任务。 OneDesk 中子任务的一个突出方面是子任务是功能齐全的任务。 在许多其他项目管理应用程序中，子任务是功能有限的“弱”任务。 使用 OneDesk，子任务具有与常规任务相同的强大功能。 例如，任务和子任务可以分配给不同的人，可以有计划的时间表，可以有生命周期状态，或者可以放在不同的文件夹中。 汇总是指根据子任务的完成或状态计算父任务的完成百分比或状态。 在处理子任务时，许多公司希望父任务自动反映其子任务的完成百分比和/或状态。 对于其他公司来说，这可能并不理想。 因此，在 OneDesk 中，可以将子任务汇总确定为管理选项。 新帐户和现有帐户的默认设置： 对于新帐户，子任务的完成百分比汇总到父帐户。 父状态状态是从子任务的状态状态计算出来的。 （阅读下文了解这些设置的说明）。 对于现有帐户，未启用汇总设置。 您可能已经通过工作流自动化设置了子任务汇总。 您仍然可以使用工作流自动化来执行汇总，但如果您愿意，您可以先禁用自动化，然后在您的公司首选项中打开和配置子任务汇总。 关于汇总选项 要配置子任务汇总设置，请转到更多应用程序 →管理 → 公司首选项。 完成百分比计算 第一个配置是设置从子任务到父任务的汇总百分比完成。 这可以被选中或关闭。 从子任务到父任务的完成百分比汇总，根据子任务的平均百分比计算父任务的完成百分比。 注意：这些设置不会影响到文件夹的汇总（根据文件夹中所有任务和子任务的总和计算）。 状态状态计算： 不自动计算状态状态 不会自动计算任务或子任务状态。 （可以设置工作流程自动化并独立执行任何汇总）。 从自己的 %complete 计算状态状态 任务或子任务的状态将根据其自身的百分比进行更改，并且独立于其父或子。 例如，将子任务设置为 100% 会将状态标记为完成，但不会以任何方式改变父任务的状态。 根据子任务的完成百分比计算父状态状态 例如，当子任务百分比设置为高于零时，父任务将设置为进行中。 从子任务的状态状态计算父状态状态 例如，将子任务的状态设置为完成会将父任务标记为完成 注意：如果 OneDesk 为您设置了一个状态状态，它将选择该状态下的第一个“生命周期状态”。 要更改这一点，您可以重新排序您的生命周期状态。 有关项目生命周期状态的详细信息，请参阅相关文章。 子任务树视图 如前所述，OneDesk

预算监控是成功的项目管理的一个关键方面。 OneDesk 中的新财务应用程序可让您轻松估算、预测和监控公司的预算。 无论您的团队规模如何，或者您如何向客户收费，财务应用程序都可以灵活地设置成本并实时跟踪公司的财务状况。 概述 预测成本和计费 计划财务与实际财务 估算利润 分配资源 与时间表和时间跟踪集成（可计费和不可计费） 与项目管理工作流程集成 项目计划预算 对于任何公司来说，跟踪项目所花费的时间及其相关成本很重要，但对于根据服务项目向客户收费的公司尤其如此。 概述您的项目 首先预测您的项目时间表，尤其是计划的时间表和计划的工作时间。 财务应用程序与 OneDesk 的其他工具相结合，将根据您设置的费率轻松预测成本和计费金额，并允许您实时跟踪计划和实际计费金额和成本。 设置成本费率 要开始预算，首先要为您的服务设置费率。 一种常见的方法是为每个单独的项目设置计费费率（每小时或固定）。 另一种方法是按项目类型设置（按小时或固定）计费费率。 按项目或项目类型设置费率最适合具有固定服务成本的团队或公司。 您还应该根据您的计费金额权衡项目成本并进行相应调整。 每个公司的成本都不同，但可能包括例如员工的劳动力成本。 让我们以一家网络开发公司为例。 该公司提供两项主要服务：网站设计和网站开发。 该公司向客户收取服务项目的小时费率，并且还让从事这些项目的员工按小时计酬。 首先，让我们根据员工的工作角色为他们设置小时费率。 如上所述，我们已经按团队选择了成本率。 比如我们设计团队的工资是20/hr。 因此，我们分配给该团队成员的项目成本将根据此小时费率计算。 设置计费费率 接下来，使用按“项目类型”划分的比率允许我们公司为具有不同类别或要求的项目创建单独的估算。 因此，我们将计费计算级别设置为“项目类型”。 如上所示，公司已确定“设计类型”项目的计费率为每小时 40 美元。 该计费金额是公司向客户收取的设计项目费用，我们将看到它与我们团队工资所产生的成本相加权。 我们公司现在可以正常计划任务和项目。 使用任务和项目应用程序来跟踪并满足目标和截止日期、确定任务的优先级并分配资源。 （有关使用 OneDesk 进行项目管理的更多信息，请参阅相关帖子） 例如上面，我将“线框”任务的计划工作时间设置为 6 小时。 回到财务应用程序，我们可以在下面看到，根据我的任务计划小时数和我的项目成本率，我的计划成本已经生成，基于 6 小时乘以 20 美元/小时，总计 120.00 美元。 同样，我计划的计费金额在

OneDesk 是灵活且可自定义的帮助台和项目管理工具，允许自定义字段和生命周期状态。通过这种方式，OneDesk 可用于适应许多不同的团队和工作流程。 以下文章讨论了 OneDesk 的一个有用功能，称为“状态更改验证”。 此功能通过提示他们在更改生命周期状态之前完成操作，帮助您的团队在处理工单或任务时减少错误。 什么是状态更改验证？ 状态更改验证或“提示完成”是可应用于工单或任务生命周期状态的设置。 状态更改验证将规则应用于指定的生命周期状态。 在可以更改生命周期状态之前，该规则将提示个人执行一个（或多个）操作。 例如，您可以设置一个验证，在任务设置为完成之前提示个人完成时间表。 创建状态更改验证 您可以将状态更改验证应用于任何工单或任务生命周期状态，包括您的自定义状态。 第 1 步：要创建新验证，请单击管理 → 工单/任务 → 管理状态。 第 2 步：在弹出窗口中，单击要为其创建验证的状态旁边的“提示完成”下的图标。 例如，如果您希望您的团队在状态设置为“进行中”之前完成某个字段，您可以选择该状态。 第 3 步：选择您希望在状态更改之前提示用户完成的字段。 您可以选择多个字段进行提示，包括您已配置的自定义字段。 例如，下面我将“Timesheets”和“Completion”的提示设置为“Closed”状态。 对状态更改使用验证 现在，当用户尝试更改生命周期状态时，将出现提示警告用户并突出显示必填字段。 例如下面我试图改变我的任务来完成。 在可以更改状态之前，提示会显示红色警告并突出显示必要的字段。 注意：该字段只需要填写。 您不能选择要添加到字段中的特定条件。 例如，如果您选择“完成”，则可以使用任何完成百分比来验证状态。 换句话说，您不能要求完成率为 100%。 这种细微差别适用于具有默认值的字段。 例如，如果您的自定义字段具有默认值，则无需用户填写该字段即可完成状态。 注意：可以在不生成提示的情况下更改状态，例如使用工作流自动化。 例如自动化：将任何任务更改为 100% 完成 –>将状态状态更改为“无论验证字段是否完成，完成都会更改状态。 相关文章 工作流状态（视频） 编辑自定义字段和条件自定义字段 最佳实践：通用工作流程自动化

什么是视图？ OneDesk 中的视图允许您根据指定的标准和在各种布局中对工单、任务和其他数据进行分组和组织。 视图有助于更好地规划和优先处理您的工作。 例如，查看未分配工单的分层视图、将任务分配给看板上的用户、按客户对项目进行分组等等。 OneDesk 强大的自定义选项允许多种可能性来满足您公司的需求。 继续阅读以了解有关在 OneDesk 中管理仪表板视图的更多信息。 视图管理设置允许您为视图配置侧面板显示。 将鼠标悬停在任何 OneDesk 主应用程序中的视图面板上以显示视图配置图标。 “视图”旁边的齿轮图标会打开“管理视图”面板。 “我的视图”旁边的加号图标会打开“创建新视图”面板。 本文将重点介绍视图管理。 有关自定义视图的详细信息，请参阅：最佳实践：创建自定义视图 管理您的视图： 单击齿轮后将出现视图管理面板。 系统视图 系统视图下的设置允许配置系统级别的布局视图。配置系统视图的能力仅对管理员级别的用户可用。 管理员对这些视图所做的任何更改都将应用于公司中的所有用户。 以下是可用于系统级视图的配置选项： 更改系统名称您可以通过单击布局名称旁边的铅笔图标来更改任何布局的名称。 重新排序系统视图您可以重新排序布局选项。 在布局名称的左侧单击并拖动到所需的顺序。 隐藏/显示系统视图选中所需布局旁边的框以启用或禁用显示在侧面板中的视图。 某些布局在某些应用程序中不可用。 设置默认系统视图您可以选择默认布局。 每当用户进入配置的应用程序时，将默认显示所选布局。 自定义视图 以下是可用于自定义视图的配置选项： 显示/隐藏自定义视图您可以打开/关闭自定义视图以从侧面板隐藏自定义视图而不删除视图。 此配置有助于整理不常用的自定义视图的侧面板。 重新排序自定义视图您可以通过单击视图左侧并拖动到所需的顺序来重新排序布局选项。 更改自定义视图名称您可以通过单击视图名称旁边的铅笔图标来更改自定义视图名称。 编辑自定义视图Actions 列中的铅笔图标允许您编辑自定义视图，例如添加其他过滤器、更改分组等。 有关创建自定义视图的详细信息：最佳实践：自定义视图 管理共享操作列中的第二个图标允许管理员用户共享自定义视图。 共享功能仅适用于管理员级别的用户。 您可以配置是否共享自定义视图以及与谁共享。 此设置有助于在您的公司、团队或同事之间创建统一视图。 可用的共享选项： 不共享– 自定义视图将仅对您可见。 与所有用户共享– 自定义视图将在公司范围内共享给所有用户。 与选定的用户和团队共享 – 自定义视图可以与一个或多个用户或团队共享。 删除自定义视图Action 列下的垃圾桶图标允许用户删除自定义视图。 显示我的组织中的所有视图

什么是工单和任务门户？ 与知识库和 Messenger 一起，工单和任务门户可作为新的适合移动设备的 Web 应用程序使用。 标准客户门户网站也仍然可用。 这些新的工单和任务门户允许客户查看、更新、讨论和记录提交工单/任务的时间表。 在台式机/笔记本电脑上，Tickets/Tasks Portal 也可以在小部件上使用，或者可以像其他客户应用程序一样通过链接访问。 创建新的工单/任务门户 第 1 步：创建一个新的客户应用程序。 前往：管理->客户应用程序 –>创建客户应用程序。 （在您的主要网络应用程序中） 第 2 步：从下拉菜单中，选择创建工单或任务门户。 为您的新应用程序命名，然后单击“创建”。 配置客户可以看到的项目 转到管理 → 您的任务/工单门户的名称 默认情况下，客户可以查看他们请求、正在关注或由其组织中的其他客户请求的项目，以及他们关注的项目中的项目。 （注意：客户自动成为他们创建的任何项目的关注者。）组织中其他人请求的项目意味着来自 ABC 公司的客户将看到属于 ABC 公司的其他客户创建的所有项目。 您可以取消选择上述选项中的一个或两个，但是同时选中这两个选项的默认设置应该适用于大多数公司。 不建议取消选中这两个框。 如果您只选中“他们关注的项目中的项目”框。 客户将看到他们（或他们的客户组织）当前正在关注的项目中包含的所有工单/任务。 您可以将客户作为关注者添加到项目应用程序中的项目中。 您还可以选择是否希望客户只能查看某些类型的工单/任务。 只需在工单/任务门户设置中打开或关闭所需的工单/任务类型。 过滤视图面板 在 Mobile Friendly OneDesk 上，客户可以从右侧面板过滤他们的项目视图。 您可以完全删除此功能或配置可用的视图过滤器。 通过转到管理 → 工单/任务门户名称进行配置 配置客户可以看到的项目详细信息 管理 → 任务/工单门户的名称 →滚动到详细信息面板 您可以选择您希望客户能够看到的工单的哪些详细信息（即工单优先级、完成百分比等）。