Agenturets tidssporing refererer til processen med at overvåge og registrere mængden af tid, som et bureau og deres medarbejdere bruger på klientprojekter og -opgaver. Agentur er et bredt begreb, der omfatter virksomheder såsom: offentlige agenturer, marketingbureauer og kreative tjenester. I dagens blog vil vi se på nogle strategier til at implementere og bruge tidsregistrering i et bureaumiljø.
Hvorfor bureautidsregistrering?
Tidsregistrering er vigtig for bureauer af en række årsager, herunder:
- Fakturering og fakturering – Det er meget almindeligt, at bureauer fakturerer deres kunder baseret på antallet af arbejdstimer. Nøjagtig tidsregistrering er afgørende for nøjagtig fakturering. Det hjælper også bureauer med at forblive profitable samt opretholde tillid og gennemsigtighed med deres kunder.
- Projektsporing og -planlægning – Tidsregistrering er en måde at give indsigt i den tid, der bruges på opgaver. Med disse målinger kan bureauer lave bedre fremtidsplaner og allokere ressourcer effektivt. Desuden kan bureauer holde styr på projektets fremskridt i realtid.
- Rapportering og præstationsovervågning – Tidsregistrering kan hjælpe bureauer med at evaluere medarbejdernes præstationer. Opret rapporter om tidsmålinger og forbedre processer over tid ved hjælp af en datadrevet tilgang.
- Omkostnings- og indtægtssporing – Brug tidssporingsmålinger til at træffe mere informerede beslutninger om prisestimater. Overskredet budget sidste projekt? Revurder dine tilbud og estimater baseret på den tid, der er målt i projektet. Med bureauets tidsregistreringssoftware kan du også administrere ressourcer dynamisk for at sikre, at dit bureau ikke overskrider budgettet.
- Lovmæssige krav – Tidsregistrering er nogle gange nødvendigt afhængigt af lokation og branche. Dette kan omfatte overholdelse eller andre juridiske krav, der kræver rapportering, såsom lønlovgivning, journalopbevaring eller skatteformål.
Hvordan sporer bureauer tid?
Valg af metode og værktøj kan afhænge af styrelsens specifikke behov, arten af det arbejde, der udføres. Tidsregistreringsmetoder kan omfatte: Traditionelle timesedler, enten papir eller digitalt. Tidtagningsure, fysiske ure, hvor medarbejdere slår ind og ud. Tidsregistrering eller arbejdsstyringssoftware, apps, der timer eller timesedler til at logge tid fra nettet eller en mobilapp. Disse tidsregistreringsværktøjer giver ofte rapportering, fakturering og andre indbyggede funktioner til at strømline arbejdsprocesser.
Strategier til at spore tid for bureauer
Her er nogle strategier til effektiv implementering af tidsregistrering i bureauindstillinger:
Sæt klare forventninger
Kommuniker tydeligt din proces med tidsregistrering, især når nye medarbejdere slutter sig til dit team. Understreg hvorfor tidsregistrering er vigtigt, med fokus på hvordan det bruges i dit bureau.
Brug detaljerede timesedler
Brug timesedler, der nemt (og ideelt set automatisk) fanger alle de oplysninger, du har brug for til nøjagtig fakturering og registrering. Detaljer kan omfatte datoer, hvor arbejdet blev udført, den tilknyttede klient og fakturerbar status.
Standardiser din tidsregistrering
Etabler standardiseret praksis for tidsregistrering og retningslinjer, som alle teammedlemmer bør følge. Dette inkluderer kategorisering, og hvor ofte bidrag skal indsendes.
Implementer en tidsregistreringssoftware
Vælg et tidsregistreringsværktøj, der passer til dit bureaus behov. En tidsregistreringssoftware giver dit bureau mulighed for at logge tid på klientopgaver. Funktionerne inkluderer automatisk tidsregistrering og konfigurerbare timesedler. Se efter yderligere funktioner som teamsamarbejde, projekt- og klientsporing og rapporteringsmuligheder. OneDesk er et arbejdsstyringsværktøj bygget med professionelle servicebrancher i tankerne. Opret klientprojekter og -opgaver, og log derefter tid ved hjælp af automatiske timere eller timesedler. Det er nemt at indsende timesedler i OneDesk, da mange egenskaber genereres automatisk. For eksempel, hvis opgaven er for en bestemt klient, vil timesedlen også være knyttet til denne klient.
Automatiser hvor det er muligt
Mange softwareløsninger inkluderer automatiseringsmuligheder for tidsregistrering. Konfigurer automatiseringerne, så de passer til dine specifikke arbejdsgange. Automatiseringer kan hjælpe med at spare tid ved at udføre bestemte handlinger uden ekstra arbejde. Nogle eksempler kan omfatte: opdatering af fakturerbar status på en timeseddel, afsendelse af meddelelser til ledere, når bestemte timesedler logges og mere.
Relaterede artikler