Der er en række projektstyringsløsninger på markedet i dag designet til at hjælpe en virksomhed med at strømline deres tjenester. Værktøjer som interaktive Gantt-diagrammer, opgavetildeling og teamsamarbejde forbedrer planlægnings- og implementeringsprocessen.
Men uanset hvilken slags virksomhed du er en del af, handler du med kunder eller kunder. For det meste hjælper projektstyringsværktøjer dig med at styre projekter internt, men mangler evnen til at engagere eller kommunikere med kunder. Hvis du finder dig selv i at administrere delte indbakker, spore krav eller jonglere med anmodninger, kan implementering af helpdesk-software være løsningen.
Hvorfor tilføje en helpdesk til dit projektledelsesworkflow?
Helpdesk er ikke kun til IT-tjenester! Enhver industri, der tager imod anmodninger om tjenester eller projekter, kan bruge en helpdesk. En helpdesk leverer simpelthen en centraliseret applikation til at modtage og administrere anmodninger. Mere end en delt indbakke, en helpdesk giver supportkanaler til dine kunder, men holder kommunikationen centraliseret. Derudover giver en helpdesk værktøjer til at organisere, filtrere og gruppere dine anmodninger med effektivitet. Med den rigtige helpdesk og projektstyringsløsning kan du problemfrit integrere serviceanmodninger i dit arbejdsflow. Grundlæggende kan inkorporering og kombination af helpdesk og projektledelse strømline dine tjenester og processer.
OneDesk tilbyder den unikke evne til helpdesk og projektstyring i én applikation. Med OneDesk kan helpdesk og projektledelse holdes adskilt eller integreres problemfrit. OneDesk giver dig mulighed for at modtage anmodninger, kommunikere med dine kunder eller team og planlægge projekter alt sammen fra én kraftfuld applikation. På grund af sin unikke suite af funktioner giver OneDesk virksomheder både skalerbarhed og fleksibilitet. OneDesk kan opfylde hele din projektlivscyklus i én applikation, fra modtagelse af en anmodning til teamsamarbejde og planlægning.
I denne artikel vil jeg gerne udforske nogle af metoderne og fordelene ved at kombinere en helpdesk i dit projektledelsesworkflow.
Måder at inkorporere helpdesk i din projektledelse
Opret konverteringer
Din hjemmeside er et vigtigt kontaktpunkt for dine kunder og især potentielle kunder. Ud over e-mailintegration inkluderer OneDesk flere kundeapplikationer (webwidget, live chat, anmodningsformularer, en kundeportal og vidensbase), som giver kunderne mulighed for at engagere sig i dit brand. Hjemmesidewidgetten kan indlejres på dit websted, hvilket gør det nemt for kunder at interagere med din virksomhed med et klik på en knap. Dine kundevendte applikationer kan konfigureres, så de passer til dit brand og dit webstedstema. Livechatten giver kunder og kundeemner mulighed for at modtage øjeblikkelige svar ved at kommunikere med dit team. Portalen lader kunder se status for deres anmodninger eller forespørgsler. Videnbasen er et knudepunkt for information. Skriv artikler om dine tjenester eller procedurer, som en kunde kan læse efter deres egen vilje. Kundeapplikationer kan være særligt nyttige til at engagere og konvertere potentielle kunder. På et konkurrencepræget marked kan det at modtage øjeblikkelige svar og personlig support være forskellen mellem, om en potentiel kunde vælger dine tjenester eller ej.
Administrer serviceanmodninger
Dine medarbejdere eller kunder kan indsende serviceanmodninger eller andre forespørgsler fra deres e-mail, gennem webformularer, live chat eller gennem tredjepartsapplikationer ved at bruge integrationer. Uanset hvordan en anmodning sendes, vil OneDesk oprette en billet, der fanger de relevante oplysninger og centraliserer anmodningerne i én applikation. Du kan derefter besvare kunder og løse anmodninger i OneDesk. OneDesk giver mange måder at organisere og administrere anmodninger på. Tilpasselige arbejdsvisninger giver dig mulighed for at filtrere eller gruppere anmodninger, som du har brug for. Se for eksempel en liste over alle anmodninger fra en kundeorganisation, tildel opgaver til dit team på Kanban-tavlen, planlæg dine opgaver med et Gannt-diagram og meget mere. Med en traditionel delt indbakke vil du bruge utallige timer på at tagge, farvekodning og flytte anmodninger manuelt. Med OneDesk kan filtrerede visninger nemt oprettes og gemmes for at skifte mellem med blot et klik på en knap. En anden nyttig funktion er workflow-automatiseringer. Automatiseringer skærer ned på gentagne arbejde. OneDesks automatiseringer er alsidige og fleksible. Konfigurer automatiseringer for at gøre ting som: sende e-mailskabeloner, ruteanmodninger, tildele opgaver, oprette et projekt og meget mere.
Modtag forslag og ideer
Ud over anmodninger giver inkorporering af en helpdesk i din projektledelse dig mulighed for at acceptere kundeforslag, produktideer, krav, ordrer, onboarding eller andet, du kan komme i tanke om. OneDesk giver dig mulighed for at oprette flere billettyper . Billettyper kan svare til alle de unikke ting, du ønsker, at dine kunder skal kunne indsende. Billettyper har unikke ikoner, navne og livscyklusstatusser. Ligesom andre anmodninger er alt centraliseret i din OneDesk-konto. Du kan også nemt inkorporere og linke billetter til dit projektarbejde.
Eskaler eventuelle anmodninger eller problemer
En unik egenskab ved OneDesk er evnen til at konvertere enhver billet til en opgave. Hvad betyder det? Kunder kan indsende anmodninger eller problemer som billetter. Du kan derefter eskalere billetten til en opgave, så du kan oprette afhængigheder, en tidsplan og tilføje indsatspoint. Denne fleksibilitet giver dig mulighed for at implementere anmodninger i dine større projekter, eskalere problemer, der kræver mere arbejde, eller bare holde billetter adskilt fra dit planlagte arbejde. Lad os f.eks. sige, at jeg driver et marketingbureau. Mine kunder eller kundeemner kan indsende anmodninger om tilbud eller andre forespørgsler som billetter. Sandsynligvis vil disse anmodninger forblive billetter. Men hvis kunden ønsker at påbegynde et nyt projekt, kan jeg konvertere billetten til en opgave og indarbejde den i min projektplanlægning. Jeg kunne også skabe forbundne relationer mellem andre billetter eller beholde billetter i min klients projekt, hvilket giver mig mulighed for at beholde al den information, jeg har brug for for at implementere mit projekt med succes.
Opbyg kunderelationer
To store funktioner ved OneDesk, som mangler i mange projektstyringsløsninger, er evnen til at dele, kommunikere og samarbejde med kunder. Nogle traditionelt ‘helpdesk’-funktioner som kundeapplikationer og e-mail-administration er faktisk meget befordrende for klientsamarbejde. Med OneDesk kan du bruge kundeportalen til at dele opgave- eller billetoplysninger med kunder. Dette betyder, at din klient nemt kan logge ind på portalen for at se fremskridt, status, dele vedhæftede filer eller tilføje en samtale. OneDesk tilbyder også e-mail-administration, hvilket betyder, at du kan modtage og svare på e-mails direkte i OneDesk. E-mail kan linkes til opgaver, så du kan forblive i kontekst og samarbejde, mens du arbejder.
Support og opfølgning på gennemførte projekter
Hvis du leverer en kontinuerlig service eller et produkt, såsom software, er det naturligvis vigtigt at tilbyde supportmuligheder for kunderne sideløbende med dine tjenester og udvikling. På grund af OneDesks unikke egenskaber kan du fuldføre opgaver og projekter sammen med dine supportkrav uden at betale for eller skifte mellem flere applikationer. Endnu en gang, fordi du kan eskalere billetter til opgaver, hvis en fejl eller et problem indsendt af en kunde har brug for eskalering, kan du inkorporere det i dit projekt eller frigivelsesplan. OneDesk tilbyder fuld helpdesk-funktioner sammen med robust projektstyring. Selvom du følger en agil eller vandfaldsmetodologi, er OneDesk i stand til at opfylde disse behov.
Betjene flere afdelinger eller teams
Som jeg har diskuteret, er der mange måder at inkorporere helpdesk-funktionerne i din projektstyring. Alternativt giver OneDesks fleksible muligheder, at systemet kan betjene flere teams eller afdelinger. I stedet for at betale for og skifte mellem flere applikationer, kan hvert team administrere projekter eller yde support ét sted. For eksempel kan dit supportteam håndtere billetter, mens et andet team administrerer opgaver og projekter. Med deling og tilladelser på team- og brugerniveau kan alle forblive bekymrede over, hvad der er relevant for dem.
Oversigt over fordele
Brug af en alt-i-en helpdesk og projektstyringsapplikation som OneDesk kan strømline din arbejdsgang. Opbyg varemærkeloyalitet og kunderelationer ved at administrere dine anmodninger og forbedre din kundekommunikation. Kundeapplikationer giver flere muligheder for selvbetjening eller indsendelse af anmodninger. Uanset hvordan kunderne når ud, er det nemt for dit team at spore, besvare og løse anmodninger. Til sidst, fordi OneDesks projektstyringsfunktioner er problemfrit integreret i helpdesk, kan du inkorporere eller linke anmodninger til dine projekter. På denne måde opfylder OneDesk hele livscyklussen fra en kunde indsender en serviceanmodning til planlægning til lancering af det afsluttede projekt.