Dans le monde des affaires en évolution rapide d’aujourd’hui, il est crucial de trouver le bon outil pour rationaliser les processus de votre organisation. Que vous soyez un chef de projet chevronné ou un entrepreneur curieux, nous avons ce qu’il vous faut. Dans ce blog, nous allons explorer 12 fonctionnalités indispensables à rechercher dans un logiciel PSA. De la gestion des demandes de service à la facturation et à la planification des capacités, nous vous guiderons pour prendre des décisions éclairées. Poursuivez votre lecture pendant que nous passons en revue certaines des principales fonctionnalités qui peuvent révolutionner votre travail et augmenter la productivité de votre équipe. Plongeons-nous !
Qu’est-ce qu’un logiciel PSA ?
Tout d’abord, abordons la question : qu’est-ce qu’un logiciel PSA ? Un logiciel PSA , ou logiciel d’automatisation des services professionnels, est un outil conçu pour rationaliser les processus impliqués dans la prestation de services professionnels. Le logiciel PSA offre une plate-forme centralisée qui permet aux entreprises de gérer leurs projets, leurs ressources et leurs finances. Le logiciel PSA peut répondre aux besoins d’une gamme de types de services professionnels tels que les cabinets de conseil, les services informatiques, les agences de marketing, les cabinets juridiques, les cabinets d’architectes, les sociétés d’ingénierie, etc.
Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel PSA ?
1. Suivez les interactions avec les clients
La capacité de suivre les interactions avec les clients est essentielle pour un logiciel PSA, car il permet aux entreprises de gérer et d’optimiser efficacement les relations avec les clients. Le logiciel doit fournir un historique complet des interactions, y compris les tickets soumis par le client, un historique des conversations et tous les projets, factures et journaux du client. Un logiciel PSA conserve toutes ces communications en un seul endroit et facilite la recherche et l’accès aux informations mises à jour et assure une communication transparente.
2. Automatisation des ventes et du support
Comme son nom l’indique, l’automatisation est une fonctionnalité essentielle d’un logiciel PSA. De manière générale, le terme automatisation peut englober de nombreuses fonctionnalités différentes, allant de la création de rapports ou de la facturation en un clic aux règles de flux de travail personnalisées. Les automatisations réduisent les tâches répétitives et chronophages, de la saisie de données aux actions de routine, permettant à votre équipe de se concentrer sur des choses plus importantes.
3. Gestion des tickets de service
Les tickets sont les demandes de vos clients. Les tickets peuvent concerner un nouveau service, un problème d’assistance ou une nouvelle demande de projet. L’utilisation d’un système de gestion des tickets rationalise le processus de création et de résolution. Un système de gestion des tickets centralise vos demandes et fournit des outils pour une meilleure organisation. Les tickets de service offrent la possibilité de créer, de suivre et de hiérarchiser en fonction de l’urgence et de l’importance, garantissant une résolution rapide et la satisfaction du client. La nature collaborative d’un système de tickets permet une communication efficace entre les membres de l’équipe et offre la possibilité d’attribuer des tickets aux ressources les plus appropriées, de partager des informations de manière transparente et de fournir une assistance de premier ordre.
4. Suivi du temps
La plupart des services professionnels s’appuient sur la prestation de services pour une variété de clients et facturent en fonction des heures facturables. Pour cette raison, le suivi du temps joue un rôle essentiel dans l’optimisation de la productivité, l’amélioration de la gestion de projet et la facilitation d’une facturation précise. Il fournit également des données précieuses pour estimer les projets futurs et améliorer la planification des projets. De plus, le suivi du temps permet une facturation précise et efficace, garantissant que les clients sont facturés avec précision pour les services rendus. Dans les outils PSA tels que OneDesk , les fonctionnalités de suivi du temps fonctionnent en synchronisation avec les fonctionnalités de facturation.
5. Planification du projet
Recherchez un PSA qui vous permet de créer des plans de projet détaillés, y compris :
- Décomposer les projets en tâches et sous-tâches plus petites.
- Estimer la difficulté et le temps pour accomplir chaque tâche.
- Déléguer des tâches à la bonne personne et évaluer la capacité des équipes.
- Surveiller les progrès et déplacer les ressources en temps réel.
6. Facturation et facturation
Le processus de facturation peut prendre du temps en soi. Le processus peut impliquer : la collecte du temps facturable, le calcul de la facture, l’envoi de la facture, la réception du paiement et l’utilisation de votre logiciel de comptabilité. Un logiciel PSA peut réduire le temps nécessaire à ce processus et réduire le risque d’erreur. Recherchez un outil PSA avec suivi du temps et facturation intégrés. Cette fonctionnalité vous permet de créer des factures à partir du temps facturable . Le PSA calculera et générera la facture en quelques secondes en fonction des tarifs de votre choix. Vous pouvez ensuite envoyer la facture à vos clients directement depuis le logiciel PSA.
7. Gestion budgétaire
L’utilisation de feuilles de calcul et d’outils fracturés multiples implique la saisie et la ressaisie de nombres, ce qui augmente le risque d’erreur. Les fonctionnalités de gestion budgétaire permettent aux professionnels de définir des objectifs financiers, d’estimer les coûts et d’allouer les ressources en conséquence. De plus, il est facile de comparer les dépenses réelles aux budgets prévus, ce qui facilite la prise de décision proactive. Votre logiciel PSA devrait vous aider à livrer des projets dans les délais et dans les limites du budget, ce qui, en fin de compte, améliorera la rentabilité et la satisfaction des clients.
8. Rapports et analyses
Recherchez la possibilité de créer des rapports pour les clients, les parties prenantes et les responsables. Les rapports peuvent concerner l’état actuel des tâches ou des projets, les journaux du temps des employés, un rapport hebdomadaire des problèmes non résolus, et bien plus encore. Une fonctionnalité indispensable de votre logiciel PSA est la possibilité non seulement de créer des rapports personnalisés, mais aussi d’automatiser ces rapports. Par exemple, dans OneDesk, vous pouvez configurer vos rapports et programmer leur envoi par e-mail aux clients, responsables ou collègues. Vous pouvez déterminer exactement quand le rapport est envoyé. Par exemple, planifiez un rapport hebdomadaire sur les journaux de temps, ce qui facilite le suivi du travail des employés.
9. Portail clients
Un portail client est le côté client de votre logiciel PSA. Le portail client peut inclure un moyen pour les clients de soumettre de nouvelles demandes de service et de suivre l’avancement des projets existants. Vous pouvez également rechercher un logiciel PSA qui fournit d’autres outils aux clients, tels que des fonctionnalités de chat en direct ou une application de centre d’aide.
10. Gestion des ressources
Les fonctionnalités de gestion des ressources peuvent englober la planification des capacités, la gestion du budget et la gestion du temps. En règle générale, vous devez rechercher des fonctionnalités qui vous permettent d’utiliser le temps de votre équipe de la manière la plus optimale possible. Une vue de la charge de travail , par exemple, est un outil qui vous permet de voir la disponibilité de chaque membre de l’équipe sur une période donnée. Ainsi, lorsque vous attribuez une tâche, vous pouvez décider à qui l’attribuer ainsi que quand la planifier.
11. Intégration comptable
Une fonctionnalité incontournable est la facturation intégrée avec un logiciel de comptabilité externe tel que QuickBooks en ligne. Une intégration permet à votre logiciel PSA et à votre logiciel comptable de se relier et d’échanger des informations de l’un à l’autre avec peu d’effort de votre part. Cette fonctionnalité réduit le besoin de saisie manuelle des données. Par exemple, l’ intégration OneDesk et QuickBooks Online vous permet de copier des factures ou d’envoyer des factures directement à partir du logiciel de comptabilité, sans quitter votre PSA. Votre équipe comptable vous remerciera !
12. Accès mobile
Dans le monde actuel des smartphones et du travail à distance, la possibilité d’accéder aux demandes de service et aux tâches de projet en déplacement est un must pour les logiciels PSA. Certaines des fonctionnalités à rechercher dans la version mobile de votre PSA sont :
- Suivi du temps mobile.
- Création de tickets ou de tâches.
- Communication avec les coéquipiers ou les clients.
- Enregistrez la progression ou l’état des tickets ou des tâches.