Le suivi du temps d’une agence fait référence au processus de surveillance et d’enregistrement du temps qu’une agence et ses employés consacrent aux projets et aux tâches des clients. Agence est un terme général englobant des entreprises telles que : les agences gouvernementales, les agences de marketing et les services de création. Dans le blog d’aujourd’hui, nous examinerons quelques stratégies pour mettre en œuvre et utiliser le suivi du temps dans une agence.
Pourquoi le suivi du temps en agence ?
Le suivi du temps est important pour les agences pour un certain nombre de raisons, notamment :
- Facturation et facturation – Il est très courant que les agences facturent leurs clients en fonction du nombre d’heures travaillées. Un suivi précis du temps est essentiel pour une facturation précise. Cela aide également les agences à rester rentables et à maintenir la confiance et la transparence avec leurs clients.
- Suivi et planification du projet – Le suivi du temps est un moyen de donner un aperçu du temps passé sur les tâches. Grâce à ces indicateurs, les agences peuvent élaborer de meilleurs plans futurs et allouer efficacement les ressources. De plus, les agences peuvent suivre l’avancement des projets en temps réel.
- Rapports et suivi des performances – Le suivi du temps peut aider les agences à évaluer les performances des employés. Créez des rapports sur les mesures de temps et améliorez les processus au fil du temps en utilisant une approche basée sur les données.
- Suivi des coûts et des revenus : utilisez les mesures de suivi du temps pour prendre des décisions plus éclairées concernant les estimations de prix. Vous avez dépassé le budget du dernier projet ? Réévaluez vos devis et estimations en fonction du temps mesuré dans le projet. Avec le logiciel de suivi du temps de l’agence, vous pouvez également gérer les ressources de manière dynamique pour vous assurer que votre agence ne dépasse pas son budget.
- Exigences légales – Le suivi du temps est parfois nécessaire en fonction du lieu et du secteur. Cela peut inclure la conformité ou d’autres exigences légales qui nécessitent des rapports, telles que les lois sur les salaires, la conservation des dossiers ou à des fins fiscales.
Comment les agences suivent-elles le temps ?
Le choix de la méthode et de l’outil peut dépendre des besoins spécifiques de l’agence et de la nature du travail effectué. Les méthodes de suivi du temps peuvent inclure : Des feuilles de temps traditionnelles, sur papier ou numériques. Horloges de chronométrage, horloges physiques où les employés pointent et sortent. Logiciels de suivi du temps ou de gestion du travail, applications avec minuteries ou feuilles de temps pour enregistrer le temps à partir du Web ou d’une application mobile. Ces outils de suivi du temps fournissent souvent des rapports, une facturation et d’autres fonctionnalités intégrées pour rationaliser les processus de travail.
Stratégies pour suivre le temps des agences
Voici quelques stratégies pour mettre en œuvre efficacement le suivi du temps dans les agences :
Fixez des attentes claires
Communiquez clairement votre processus de suivi du temps, surtout lorsque de nouveaux employés rejoignent votre équipe. Insistez sur l’importance du suivi du temps, en vous concentrant sur la manière dont il est utilisé dans votre agence.
Utiliser des feuilles de temps détaillées
Utilisez des feuilles de temps qui capturent facilement (et idéalement automatiquement) toutes les informations dont vous avez besoin pour une facturation et une tenue de registres précises. Les détails peuvent inclure les dates auxquelles le travail a été effectué, le client associé et le statut facturable.
Standardisez votre suivi du temps
Établissez des pratiques et des lignes directrices standardisées en matière de suivi du temps que tous les membres de l’équipe doivent suivre. Cela inclut la catégorisation et la fréquence à laquelle les candidatures doivent être soumises.
Implémenter un logiciel de suivi du temps
Choisissez un outil de suivi du temps qui répond aux besoins de votre agence. Un logiciel de suivi du temps permet à votre agence d’enregistrer le temps consacré aux tâches des clients. Les fonctionnalités incluent le suivi automatique du temps et des feuilles de temps configurables. Recherchez des fonctionnalités supplémentaires telles que la collaboration en équipe, le suivi des projets et des clients et les capacités de reporting. OneDesk est un outil de gestion du travail conçu pour les industries de services professionnels. Créez des projets et des tâches clients, puis enregistrez le temps à l’aide de minuteries automatiques ou de feuilles de temps. La soumission de feuilles de temps dans OneDesk est simple, car de nombreuses propriétés sont automatiquement générées. Par exemple, si la tâche concerne un certain client, la feuille de temps sera également associée à ce client.
Automatisez autant que possible
De nombreuses solutions logicielles incluent des options d’automatisation pour le suivi du temps. Configurez les automatisations pour les adapter à vos flux de travail spécifiques. Les automatisations peuvent permettre de gagner du temps en effectuant certaines actions sans travail supplémentaire. Voici quelques exemples : la mise à jour du statut facturable sur une feuille de temps, l’envoi de notifications aux responsables lorsque certaines feuilles de temps sont enregistrées, et bien plus encore.
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