Al giorno d’oggi, anche le istituzioni più piccole hanno bisogno di un modo per monitorare il loro lavoro, che si tratti di progetti o richieste di supporto. Al centro di ogni college o università c’è il dipartimento amministrativo, che finisce per fungere da primo punto di contatto in molti casi, anche se la questione dovrebbe essere indirizzata altrove. Ciò può rendere difficile portare avanti i progetti mentre si fa costantemente perno sulle richieste di triage in arrivo. Per un piccolo college, una forza lavoro già piccola potrebbe essere ridotta ancora di più. Il primo passo per alleviare quel dolore è iniziare a monitorare il lavoro. Sapendo che OneDesk ha la capacità di fare proprio questo, un cliente è venuto da noi in cerca di una soluzione.
Il nostro cliente è un piccolo college frequentato da circa 700 studenti. Attualmente, l’amministrazione del college non utilizza alcun software di gestione dei progetti e al momento non ha modo di ordinare i progetti. Oltre ai progetti su cui lavora il college, l’amministrazione risponde anche alle richieste di diversi dipartimenti che spesso devono essere reindirizzate al team appropriato. Idealmente, il nostro cliente vorrebbe un helpdesk per gestire queste richieste, che si integra bene con la gestione del progetto.
OneDesk è noto per il suo helpdesk e il software di gestione dei progetti, che funzionano perfettamente insieme. In particolare, per l’helpdesk, il nostro cliente ha individuato la necessità di poter inviare facilmente le richieste in arrivo alle persone giuste. Il processo di valutazione di una richiesta o di una domanda può richiedere molto tempo, anche se esiste un criterio noto che qualcuno può verificare rapidamente. OneDesk semplifica questo processo con la possibilità di assegnare automaticamente i ticket a particolari team o persone. Definendo i tipi di ticket personalizzati, il nostro cliente può indicare che tipo di richiesta è un ticket. Facendo un ulteriore passo avanti, è possibile impostare un’automazione del flusso di lavoro per assegnare un ticket a un reparto specifico o a un gruppo di persone in base al tipo.
Sebbene il nostro cliente fosse entusiasta del prodotto dell’helpdesk di OneDesk, per noi era chiaro che il nostro cliente era preoccupato di come i ticket sarebbero stati registrati nel sistema. Il nostro portale clienti è un modo in cui il nostro cliente può controllare il modo in cui i ticket entrano nel loro helpdesk. Costruendo e presentando moduli per la creazione di eventuali richieste in arrivo, il nostro cliente può specificare quali dati devono far parte della richiesta e possono anche adattarli a seconda del tipo specifico di richiesta. Ad esempio, se il nostro cliente vuole sapere di quale facoltà si tratta una richiesta, può creare un menù a tendina sul modulo con tutte le facoltà elencate. Ciò limita ciò che l’utente può inserire e garantisce chiarezza. Il nostro cliente ama che il nostro portale clienti sia configurabile. Dallo schema dei colori, al titolo, agli input del modulo, lo lasciamo aperto in modo che il nostro cliente abbia la libertà di farlo proprio.
Per tenere traccia del lavoro del progetto, OneDesk ha uno strumento di gestione del progetto separato. Simile al concetto di ticket dell’helpdesk, il nostro software di gestione dei progetti si concentra invece sulle attività. Queste attività hanno lo scopo di catturare il lavoro che deve essere pianificato e, con le diverse visualizzazioni che offriamo, il nostro cliente può quindi vedere e definire le dipendenze tra le attività e quando il lavoro sarà completato. Le attività in OneDesk hanno anche un aspetto di monitoraggio del tempo. Questo può essere fatto importando una scheda attività o utilizzando il nostro timer attività integrato. Il nostro cliente vede il vantaggio del monitoraggio del tempo in quanto i tempi registrati possono quindi essere utilizzati per fornire una base per la pianificazione: il tempo è sufficiente per il lavoro che deve essere fatto? C’è una disconnessione tra ciò che il team sta pianificando e l’effettiva esecuzione? Grazie alla possibilità di importare schede attività, il monitoraggio del tempo diventa un potente strumento per aiutare i nostri clienti a trovare modi per migliorare i loro processi.
A volte i miglioramenti non possono essere scoperti finché il team non è già nel mezzo del lavoro su un’attività o un ticket. Per quei casi in cui il lavoro di ticket inizia a spirale nel territorio del progetto, il nostro cliente ha la capacità di convertire le attività in ticket e viceversa. Può essere difficile discernere all’inizio di un progetto quale lavoro ha davvero bisogno di essere pianificato, una realtà che il nostro cliente ha sperimentato in passato. Poiché il nostro software di gestione dei progetti e helpdesk si integra l’uno con l’altro immediatamente, è semplice convertire gli elementi di lavoro avanti e indietro tra questi due strumenti quando diventa necessario, senza perdere alcun dettaglio.
OneDesk utilizza una semplice gerarchia per organizzare il lavoro. Gli elementi di lavoro, siano essi ticket o attività, vengono tracciati in un progetto e da lì i progetti possono essere inseriti in cartelle che alla fine risiedono sotto i portfolio. Questa gerarchia consente al nostro cliente di suddividere il lavoro in modi diversi. La visualizzazione ad albero di OneDesk consente anche una facile gestione del trascinamento della selezione di questi livelli. Facile e intuitivo, il nostro cliente è in grado di eseguire operazioni di massa senza dover fare clic su ogni progetto o elemento di lavoro per definire dove si trova nella gerarchia. Oltre alla visualizzazione ad albero, abbiamo anche visualizzazioni basate sullo stato, dove i ticket si trovano nel calendario e le metriche generali delineate in una dashboard. Tutte queste visualizzazioni supportano il trascinamento della selezione in modo che, qualunque sia la visualizzazione, la gestione del lavoro può essere eseguita in modo rapido ed efficiente.
Ciò che distingue OneDesk dai suoi concorrenti è quanto sia facile lavorarci. Che si tratti di progetti a lungo termine o di richieste una tantum, OneDesk li gestisce tutti. Con un’interfaccia facile da usare, il nostro cliente ha scoperto che OneDesk ha raggiunto tutti gli obiettivi con la velocità con cui poteva iniziare a gestire il proprio lavoro fin da subito. Oltre ai tipi di ticket, agli stati e ai flussi di lavoro personalizzati, le nostre automazioni del flusso di lavoro aumentano solo l’efficienza del nostro cliente. Impostando automazioni per gestire cambiamenti umili, il nostro cliente è libero di dedicare più tempo a fornire ai propri utenti un servizio di prim’ordine. Insieme al portale clienti completamente personalizzabile, OneDesk fornisce una soluzione completa per i nostri clienti che li mette in controllo di ogni situazione.