C’era una volta in cui il marketing consisteva principalmente nella distribuzione di volantini e nell’inserzione di annunci radiofonici. Il marketing ha fatto molta strada da allora e anche il marketing digitale è stato soggetto a evoluzione. Concetti di marketing innovativi come il marketing basato sui dati e personalizzato sono solo alcune delle tendenze del marketing digitale esplorate di recente da aziende e agenzie di marketing.
Con attori più grandi ora sul mercato, le tendenze del marketing digitale contemporaneo sono più in linea con il marketing interattivo e l’intelligenza artificiale. Di conseguenza, ora più che mai, ai fornitori di soluzioni digitali è richiesto di ridimensionare costantemente la propria infrastruttura per mantenere i propri clienti competitivi e raggiungere i propri obiettivi di marketing.
Un sistema di gestione dei progetti ultramoderno è una di queste infrastrutture di produzione necessaria per gestire un’azienda di soluzioni digitali di successo nel 2020. E un’affermata società di soluzioni digitali ha appena scoperto che il sistema di gestione dei progetti di OneDesk è proprio ciò di cui ha bisogno.
Gestione dei ruoli, pianificazione del progetto e delega delle attività con gli strumenti di gestione dei progetti di OneDesk
Premiato per la sua eccellenza nel settore del marketing, il nostro nuovo cliente è responsabile della supervisione delle operazioni di marketing digitale per una moltitudine di clienti. Considerando che i processi ciclici come la pubblicazione ripetuta di materiali di marketing digitale sono solo una tipica settimana lavorativa nella maggior parte delle agenzie digitali, l’azienda ha attraversato la sua giusta quota di ridondanza operativa improduttiva.
Il nuovo sforzo dell’azienda per creare una gestione degli account ad alta intensità di dati ha solo reso più ovvio che l’azienda richiede un sistema di gestione dei progetti migliore e più robusto per garantire una posizione centralizzata con tutti i servizi a valle. Ciò consentirà al team interno di gestire i progetti e fare riferimento alle informazioni critiche sui progetti in modo conveniente.
La piattaforma OneDesk è stata costruita per funzionare come un sistema autonomo mentre è logicamente una fusione perfetta tra i sistemi di Project Management e Helpdesk che possono essere utilizzati in modo indipendente.
L’app di progetto principale di OneDesk è il fulcro della sua funzione di gestione dei progetti e ospita un assortimento di strumenti di gestione dei progetti. Il pannello del progetto è una vista a 3 riquadri, che evidenzia gli strumenti, la gerarchia dei progetti e un pannello delle attività agganciabile. La gerarchia del progetto arruola tutti i progetti in corso per ogni cliente in un portfolio e le attività per il rispettivo cliente sono organizzate all’interno dei progetti in una struttura di cartelle personalizzabile. Mentre lavorano sui progetti, gli utenti possono creare attività e assegnarle a utenti o team esistenti. Queste attività supportano conversazioni multithread, consentendo agli utenti assegnati di conversare privatamente con altri assegnatari o pubblicamente con il cliente coinvolto. In quanto piattaforma versatile, OneDesk consente inoltre agli utenti di creare questi ticket da ticket di supporto esistenti per comodità.
Lo stato di avanzamento delle attività su OneDesk può essere monitorato a colpo d’occhio utilizzando gli stati del ciclo di vita. Ciò consente ai follower che non contribuiscono al progetto, come l’amministratore, di rimanere aggiornati sugli stati delle attività senza dover passare attraverso i dettagli tecnici.
Il pannello delle attività è utile per configurare le attività di OneDesk. Ospita anche diversi strumenti relativi alle attività, inclusi strumenti di monitoraggio del tempo, punti agili e un sistema di messaggistica specifico per ciascuna attività.
OneDesk supporta diversi livelli utente e ruoli tra cui project manager, responsabile del progetto, membro standard e membro con restrizioni. Ciascun ruolo dispone di privilegi utente specifici e l’azienda ha il controllo su quale privilegio è assegnato a quale ruolo.
Oltre alle semplici attività, OneDesk consente anche la creazione di altri elementi come feedback, ticket di supporto e altro. Gli utenti possono persino personalizzare quegli elementi utilizzando la funzione dei campi personalizzati.
Monitoraggio del tempo con schede attività OneDesk e punti Agile
Il monitoraggio del tempo è un attributo critico dei sistemi di gestione dei progetti. Aiuta il lavoro dei project manager migliorando la precisione delle pianificazioni dei progetti ed eliminando le ambiguità nel processo di fatturazione.
OneDesk ha un sistema di tracciamento del tempo integrato nel pannello delle attività. Ciò semplifica agli utenti la registrazione del tempo trascorso sulle attività assegnate loro. La registrazione del tempo può essere automatizzata su OneDesk avviando lo strumento timer che registra la differenza di tempo tra l’avvio e l’arresto del timer.
Il timer può anche essere messo in pausa se l’utente decide di fare una pausa dall’attività. Le ore lavorate vengono anche registrate manualmente inserendo le ore registrate – manualmente o importando fogli di stile nei formati MMP, MPT e CSV.
Implementando la funzionalità agile di OneDesk, gli utenti possono ora tenere traccia degli impegni e delle scadenze imminenti.
Automazione delle operazioni ripetitive con l’automazione del flusso di lavoro
Le operazioni cicliche e ripetitive sono costose in un ambiente di produzione. Si tratta solo di una cattiva gestione delle risorse di produzione. Nel caso del nostro nuovo cliente, la ripetizione consuma tempo e risorse preziose che i dipendenti potrebbero altrimenti spendere in attività produttive. Pertanto, OneDesk ha sviluppato un sistema di automazione del flusso di lavoro in grado di eseguire azioni ripetitive per conto dei dipendenti.
L’automazione del flusso di lavoro di OneDesk è in grado di eseguire una vasta gamma di operazioni, tra cui l’invio di e-mail utilizzando e personalizzabili predefiniti, la risposta automatica ai messaggi, l’aggiornamento dello stato del ciclo di vita delle attività, l’assegnazione automatica delle attività agli utenti predefiniti, il rendering di ticket dalle e-mail e altro ancora. Gli utenti possono persino creare automazioni personalizzate creando una catena di trigger e set di azioni che anticipano determinati eventi e agiscono di conseguenza.
Gestione delle risorse e delle dipendenze utilizzando le viste di OneDesk
In una società di vendita al dettaglio di soluzioni multimediali in cui i dipendenti devono lavorare con diverse migliaia di attività e microprogetti, è essenziale avere accesso a funzionalità di gestione delle risorse in grado di fornire visualizzazioni analitiche e report approfonditi. OneDesk ha progettato una manciata di visualizzazioni uniche per soddisfare queste esigenze. Con le visualizzazioni di OneDesk, gli utenti possono visualizzare le attività in corso riguardanti tutti gli elementi e gli utenti, il che aiuta a stabilire correttamente le priorità e a prendere decisioni più intelligenti.
Le visualizzazioni di OneDesk come la visualizzazione dei diagrammi di Gantt sono particolarmente utili per una pianificazione efficiente del progetto, del carico di lavoro e della gestione delle prestazioni. Altre visualizzazioni includono la visualizzazione ad albero, la visualizzazione piatta, la visualizzazione del calendario, la scheda di stato e il dashboard. Ciascuna di queste viste renderà una rappresentazione visiva unica e praticabile delle attività in corso, il tutto all’interno delle interfacce utente drag and drop user-friendly.
La facilità di amministrazione è un punto di forza del sistema di visualizzazione di OneDesk. Le viste sono completamente personalizzabili. Sono dotati di robuste funzionalità di filtro e gli utenti possono salvare le loro visualizzazioni personalizzate come modelli per un secondo momento o persino condividerle con altri utenti che si trovano anche sullo stesso piano OneDesk.
La combinazione di queste visualizzazioni, modelli di report e un robusto sistema di filtri consente di ottenere analisi per report efficaci. Gli utenti possono generare report sugli articoli, inclusi ticket e attività, utilizzando modelli di report esistenti o creando i propri. Ciò è particolarmente utile nella gestione di operazioni ad alta intensità di dati come i nuovi sistemi di gestione degli account dei nostri clienti.
I report vengono creati manualmente o automaticamente, utilizzando il sistema di automazione del flusso di lavoro di OneDesk. I formati di report supportati sono i formati PDF e CSV e possono essere inviati a indirizzi e-mail designati.
L’app mobile nativa di OneDesk
I dipendenti e i team sono spesso in movimento. Lo stesso si può dire dei project manager che hanno commissioni da svolgere e riunioni a cui partecipare. Pertanto, il miglior software di gestione dei progetti non dovrebbe essere limitato alle scrivanie.
Con l’app mobile OneDesk, tutti gli utenti possono rimanere aggiornati ovunque si trovino. L’app mobile è completamente sincronizzata con l’app web principale del progetto, assumendo praticamente tutte le funzionalità dell’app web principale. Gli utenti possono creare comodamente biglietti sull’app mobile, gestire le attività assegnate, creare schede attività e tenere traccia delle scadenze per citarne alcune.
L’app OneDesk è disponibile sulle principali piattaforme mobili tra cui Android e iOS. Gli utenti possono scaricare l’app mobile sui rispettivi app store.
Estensione delle funzionalità di sistema con integrazioni di terze parti
Le specifiche del cliente e le esigenze operative cambiano costantemente. OneDesk è un sistema altamente ottimizzato che non reinventa la ruota. Invece, il sistema fornisce un’opzione di integrazione di terze parti. Consentire al cliente di aumentare le funzionalità del sistema quando necessario.
OneDesk si impegna a semplificare le integrazioni di terze parti. Il nostro team tecnico ha sviluppato, testato e pubblicato centinaia di integrazioni chiavi in mano per la maggior parte dei principali software e payware aziendali. Ciò è stato ottenuto tramite Zapier, una piattaforma di integrazione di terze parti specializzata.
Le integrazioni di OneDesk considerano anche sistemi personalizzati e interni. Il sistema può essere integrato con piattaforme software su misura creando Zapps – Zapier Integrations personalizzate. Sia il team tecnico di OneDesk che i team di Zapier hanno fornito tonnellate di informazioni complete e utili sull’argomento. È possibile accedervi dalle pagine della documentazione API della piattaforma.