Non c’è carenza di software posizionato come punto fermo per il professionista aziendale di tutti i giorni. Dalla contabilità all’approvvigionamento fino al reporting, le aziende hanno bisogno di una varietà di software per continuare a funzionare. Non solo è difficile reperire tutti gli strumenti necessari per coprire tutti gli aspetti delle loro operazioni a causa dell’enorme numero di opzioni, ma è anche difficile far funzionare tutti questi pezzi insieme senza problemi. Spesso, un software non si integra con un altro, richiedendo una soluzione personalizzata o un compromesso. Per questo motivo, molte soluzioni software offrono suite complete di strumenti che sono garantiti per lavorare insieme, ma da soli non soddisfano del tutto le esigenze di tutte le aree. Questo desiderio di integrazione tra software non è raro, quindi quando un cliente è venuto da noi in cerca di una soluzione, siamo stati in grado di evidenziare come OneDesk soddisfaceva tali requisiti.
Il nostro cliente è un’azienda IT focalizzata sui servizi WiFi. Le interazioni con i loro clienti vanno da transazioni una tantum di vendita e installazione di hardware, a progetti per eventi, a servizi gestiti ricorrenti. Sebbene il loro attuale software di gestione dei progetti soddisfi la maggior parte delle loro esigenze di base, ci sono ancora requisiti eccezionali da vari dipartimenti che non possono essere raggiunti senza un grande esborso di denaro. Questi requisiti riguardano principalmente le automazioni e le integrazioni che aumenterebbero la loro efficienza e snellirebbero i flussi di lavoro. Parte del lavoro dei nostri clienti richiede l’utilizzo di uno strumento CRM (Customer Relationship Management) e, sebbene non si aspettino che OneDesk lo fornisca, riconoscono che la capacità di collegare la loro gestione dei progetti al CRM non è una richiesta irragionevole.
L’applicazione di gestione dei progetti di OneDesk si basa su un semplice concetto di gerarchie. Le attività registrate vengono assegnate ai progetti, che possono essere organizzati in cartelle e comprendono portafogli più grandi. Le attività contengono tutte le informazioni rilevanti per il lavoro associato, dalla descrizione all’assegnatario a eventuali conversazioni su di esso. Questa configurazione conserva le informazioni sulle attività in una posizione centrale di facile accesso. Oltre ai dettagli sulle attività stesse, il nostro cliente può anche specificare il flusso di lavoro e gli stati che un’attività attraversa mentre viene pianificata, eseguita, testata e distribuita. Mentre si lavora sull’attività, lo stato può essere aggiornato per riflettere lo stato corrente. Con i flussi di lavoro arriva una delle caratteristiche distintive di OneDesk: le automazioni del flusso di lavoro. Per crearne uno, il nostro cliente deve semplicemente definire una serie di criteri e l’azione successiva che dovrebbe essere intrapresa automaticamente una volta soddisfatti tali criteri. Queste automazioni possono essere attivate in base a stati, valori di campo particolari e persino a una pianificazione. È facile capire perché il nostro cliente fosse interessato a queste automazioni in quanto in alcuni casi possono rendere il lavoro autogestito.
L’integrazione era al primo posto per il nostro cliente ed era il principale ostacolo in termini di precedente software di gestione dei progetti. Spesso, l’integrazione di due prodotti richiede un lavoro di sviluppo personalizzato che può essere costoso e richiedere molto tempo. Il nostro cliente, in particolare, cercava integrazioni con il loro sito web per i loro team di vendita e marketing in cui viene compilato un modulo e quindi viene intrapresa un’azione automatica per portare quel potenziale cliente nella pipeline di vendita. Sebbene non sia facile l’integrazione di OneDesk per lavorare con il modulo esistente, disponiamo di moduli web personalizzabili che il nostro cliente può mostrare ai clienti che trasformano i dati immessi in elementi di lavoro in OneDesk. Questi moduli possono essere ottimizzati per richiedere tutte le informazioni necessarie che si traducono in campi su un ticket OneDesk. Da lì, il nostro cliente può quindi creare automazioni del flusso di lavoro per eseguire azioni particolari quando arrivano questi dati. In termini di una soluzione completa per tutti i loro team, il nostro cliente ha riconosciuto che OneDesk probabilmente non sarebbe l’unico software che utilizzano. Con questo in mente, abbiamo evidenziato l’ampia gamma di integrazioni Zapier già create per integrare OneDesk con vari altri software. Anche se una soluzione non esiste già, il nostro cliente è stato lieto di apprendere che tramite Zapier può essere semplice impostare qualcosa.
Sebbene lo scopo principale di OneDesk non sia quello di essere un fornitore leader di software CRM, poiché il nostro cliente è interessato all’integrazione di strumenti attraverso i flussi di lavoro, vale la pena esplorare la flessibilità di OneDesk e approfondire come la funzionalità CRM può essere ottenuta all’interno delle nostre applicazioni esistenti. Poiché OneDesk si basa su una gerarchia semplice e abbastanza generalizzata per l’organizzazione del lavoro, questo concetto si presta ad essere utilizzato oltre la gestione del progetto. Sebbene OneDesk abbia già il concetto di clienti, per replicare l’esperienza CRM in modo più completo, il nostro cliente può impostare un nuovo tipo di ticket per rappresentare i clienti e specificare campi personalizzati per acquisire tutti i dettagli rilevanti. A questo tipo di ticket sarebbe quindi associato il proprio flusso di lavoro che può essere personalizzato per rappresentare i diversi stati e stati delle relazioni con i clienti. Oltre a monitorare lo stato delle relazioni con i clienti, utilizzando i ticket per rappresentare i clienti, il nostro cliente è anche in grado di memorizzare le configurazioni dei clienti su questi ticket come allegati. Dati i servizi e il supporto continuo che forniscono, questa è stata una preoccupazione molto valida per il nostro cliente che può essere gestita in modo molto semplice. Spostando il proprio CRM in OneDesk, il nostro cliente può monitorare i propri clienti come farebbero con il loro lavoro. Come con qualsiasi ticket e attività in OneDesk, il nostro cliente può anche creare automazioni del flusso di lavoro per semplificare la gestione delle relazioni con i clienti.
Nonostante ci siano così tante soluzioni software là fuori, a volte risulta difficile o addirittura impossibile trovare lo strumento giusto che faccia tutto. Con la flessibilità di OneDesk, questo diventa un problema minore. OneDesk è un camaleonte di uno strumento; basato su una semplice gerarchia organizzativa, OneDesk può essere adattato per soddisfare una varietà di casi d’uso. Tuttavia, potrebbero esserci casi in cui OneDesk non soddisfa tutte le esigenze. Per questi utenti, le integrazioni di Zapier possono essere utilizzate per far interagire OneDesk in modo impeccabile con altri software. Ciò offre agli utenti il meglio di entrambi i mondi senza dover progettare la soluzione da soli.