Om selskapet
For prosjektledelse er det mange tilgjengelige programvarealternativer, hvorav noen er for tunge for team som takler mindre, veldefinerte prosjekter. Når du velger riktig programvare for teamet ditt, er en av de største utfordringene å finne den rette balansen når det gjelder fordelene kontra tiden du bruker på å sette opp og administrere verktøyet. Selv om prosjektledelsesprogramvare stort sett er ment å gjøre det enkelt å administrere prosjekter, er programvaren ofte for komplisert og krever ledelse selv. Å vite dette, kom en klient til oss i håp om at OneDesk hadde en løsning for ledelsesbehovene som ikke krever mye tid.
Vår klient er en eiendomsmegling som driver et lite annonse- og designbyrå i deres firma. Årsaken til at de kom til oss, var at de lette etter en løsning for å håndtere designforespørslene som kommer inn til byrået deres. Disse forespørslene er ofte engangsprosjekter som er små, raske og enkle å fullføre. Gitt deres krav, har klienten identifisert at prosjektledelsesprogramvare sannsynligvis vil gi dem det de trenger for å spore denne typen arbeid. Imidlertid ser det ut til at det meste av programvaren på markedet krever mye oppsett og innspill for å gi mening for dem fra et tidsperspektiv; tiden det ville ta å sette opp arbeidet i programvaren, ville hindre det faktiske designarbeidet som ble bedt om. En annen mulig løsning vår klient vurderte, var et billettsystem der arbeidet kunne tildeles og statusen kunne spores i en enkel pipeline.
Før vi brukte OneDesk, brukte klienten vår e-post til å fange opp og ta i arbeid. De hadde en dedikert e-postadresse som ble overvåket av noen i teamet deres, og hver gang en ny forespørsel ble sendt inn, ble det gjort et notat og arbeidet ble tildelt en designer. Selv om det ble gjort jobben, er denne prosessen manuell, utsatt for feil og gir ingen gjennomsiktighet i statusen til arbeidet. Ved å flytte denne arbeidsflyten til OneDesk, kan de opprettholde sitt opprinnelige berøringspunkt for sine kunder via e-post, men stole på OneDesk for å gjøre resten av tungløftingen. OneDesk setter automatisk opp en e-postadresse som gjør e-post sendt til den til billetter i OneDesk-systemet. Derfra kan billetter triages, vurderes, redigeres og tildeles. OneDesk tillater også oppretting av egendefinerte statuser, slik at klienten vår kan lage arbeidsflyter for nøyaktig å fange livssyklusen til hver designforespørsel som de jobber med.
Prosjektoppsett
For å administrere og organisere arbeidet som kundene ba om, anbefalte vi at klienten utforsket vår hierarkiske struktur for arbeidsartikler. Selv om vår klient bemerket at deres designarbeid ofte består av små engangsprosjekter, la vi vekt på hvordan de kan bruke OneDesk-konseptene i porteføljer og prosjekter for å hjelpe dem med å håndtere disse forespørslene. Konseptene med prosjekter og porteføljer i OneDesk er bare containere for å holde billetter og – hvis vår klient skulle spore større prosjekter – prosjektoppgaver. Ved å bruke porteføljer til å representere sine kunder, kan de gruppere alle forespørsler fra en bestemt kunde sammen og enkelt gjennomgå det tidligere arbeidet som er gjort. Vi anbefalte også at vår klient bruker prosjekter til å gruppere billetter til det samme produktet, som videre vil organisere arbeidet. Kunden vår reiste seg og ønsket muligheten til å skjule fullførte billetter, og prosjekter er en måte å gjøre det på. Ved å sette opp prosjekter for fullførte billetter, kan vår klient arkivere disse prosjektene. Dette holder deres nåværende syn ryddig uten å tvinge dem til å slette poster over arbeidet som er utført.
Automatisering og egendefinerte felt
Vår klient bemerket at det de mislikte med så mange andre programvare for prosjektledelse, var hvor mye innspill som kreves av dem, og tiden måtte senkes ned i produktet. Selv om OneDesk ikke eliminerer alle innspill fra vår klient, er det en rekke automatiseringer som kan settes opp for å maksimere effektiviteten. Når klienten vår har konfigurert arbeidsflyten, kan de utnytte arbeidsflyteautomatiseringene våre. En av OneDesk mest kraftfulle funksjoner, automatisering av arbeidsflyt er handlinger som skjer basert på at visse kriterier blir oppfylt. Kombinert med de egendefinerte feltene klienten kan definere for billettypene, kan arbeidsflytautomatisering gjøre arbeidet nesten helt selvadministrerende. For eksempel for innkommende designforespørsler kan en automatisering oppdage om personen som logger arbeidet er fra et bestemt selskap. Basert på denne informasjonen kan arbeidet automatisk flyttes til et passende prosjekt og til og med tilordnes en bestemt designer. Dette lindrer mye av byrden ved å administrere arbeidet som finnes i de fleste andre prosjektledelsesprogramvare.
Kundeportal
Et annet produkt i OneDesk-verktøypakken som kunden vår er interessert i, er kundeportalen. Kundeportalen er en måte for kunden vår å gjøre det mulig for kundene sine å logge designforespørsler direkte inn i OneDesk-systemet via en nettportal. Ved å ha en kundeportal er arbeidet som er logget inn der, synlig for den som først logget det og kan åpnes for alle i organisasjonen. Dette gir høy og passende synlighet av status for arbeidet til alle involverte. Alternativt kan kundeportalen også brukes som kunnskapsbase som artikler kan legges ut til og deles med kunder. Ved å utnytte OneDesks eksisterende billettsystem kan billetter enkelt gjøres om til artikler i kunnskapsbasen, og til og med dra nytte av tilpasningsalternativene til standard OneDesk-billetter. For eksempel kan billetter i OneDesk ha multimedia som bilder og videoer knyttet til seg. Denne funksjonen gjelder også artikler om kunnskapsbaser, som multimedia kan lastes ned fra eller vises i nettleseren.
Når det gjelder prosjektstyringsprogramvare, står OneDesk over resten i sin fleksibilitet og tilpassbarhet. Fra muligheten til å gjøre kundeportalen om til en kunnskapsbase til flere måter for forespørsler om å bli logget inn i systemet vårt, har OneDesk en rekke brukssaker dekket i kjernefunksjonaliteten. På toppen av det brede spekteret av funksjoner for å organisere og administrere arbeid, er OneDesk også enkel å sette opp og bruke. I tillegg til muligheten til å bygge tilpasninger for automatisk å administrere arbeidet, var det tydelig for vår klient hvordan OneDesk ikke bare dekket deres behov, men overgikk dem.