A monitorização orçamental é um aspeto fundamental para a gestão bem sucedida dos projetos. A nova aplicação financeira no OneDesk permite-lhe estimar, prever e monitorizar facilmente o orçamento da sua empresa. Independentemente do tamanho da sua equipa, ou da forma como cobra aos seus clientes, a aplicação financeira oferece flexibilidade para definir custos e acompanhar as finanças da sua empresa em tempo real.
Visão geral
- Custos e faturação previstos
- Planejado versus finanças reais
- Estimativa de lucros
- Alocar recursos
- Integrar-se com folhas de tempo e rastreio de tempo (faturatável e não faturada)
- Integrar-se com o fluxo de trabalho de gestão de projetos
Orçamento Planeado do Projeto
É importante acompanhar o tempo desematado dos projetos e os seus custos associados para qualquer empresa, mas isso é especialmente verdade para as empresas que faturam os clientes de acordo com os projetos de serviço.
Delineie os seus Projetos
Comece por prever os prazos do seu projeto, especialmente os horários previstos e o horário de trabalho previsto. A aplicação Financials em combinação com outras ferramentas da OneDesk irá facilmente prever custos e valores de faturação com base nas taxas que definiu e permite-lhe acompanhar os valores e custos de faturação planeados e reais em tempo real.
Definir tarifas de custos
Para começar a orçamentar, comece por definir as tarifas dos seus serviços. Um método comum é fixar uma taxa de faturação (horária ou plana) para cada projeto individual. Outro método é definir taxas de faturação (de hora a hora ou plana) pelo tipo de projeto. Fixar tarifas por projeto ou tipo de projeto é o melhor para equipas ou empresas que têm um custo definido para serviços. Também deve pesar os custos dos seus projetos contra os seus valores de faturação e ajustar-se em conformidade. Os custos diferem para todas as empresas, mas podem incluir, por exemplo, o custo da mão-de-obra dos trabalhadores.
Vejamos, por exemplo, uma empresa de desenvolvimento web. A empresa fornece dois serviços principais: design de websites e desenvolvimento de websites. A empresa cobra aos clientes uma taxa horária para projetos de serviço e também tem colaboradores a trabalhar nos projetos que são pagos à hora.
Primeiro, vamos definir as tarifas horárias para os nossos empregados com base no seu papel de trabalho.
Como acima, selecionamos a taxa de custo por equipa. Assim, por exemplo, a taxa de pagamento da nossa equipa de design é de 20/hora. Por isso, os nossos custos em projetos atribuídos a membros desta equipa serão calculados com base nesta taxa horária.
Definir taxas de faturação
Em seguida, a utilização da taxa por “tipo de projeto” permite à nossa empresa criar estimativas separadas para projetos com diferentes categorias ou requisitos. Portanto, vamos definir o nível de cálculo da faturação para “Tipo de Projeto”.
Como visto acima, a empresa determinou que a taxa de faturação para projetos de “tipo de design” é de 40 dólares por hora. Este valor de faturação é o montante que a empresa cobra aos seus clientes por projetos de design e, como veremos, é ponderado em função dos custos incorridos pelos salários das nossas equipas.
A nossa empresa pode agora planear tarefas e projetos como de costume. Utilize as aplicações Tasks and Projects para acompanhar e cumprir objetivos e prazos, priorizar tarefas e alocar recursos. (Ver os posts relacionados para mais informações sobre gestão de projetos com a OneDesk)
Por exemplo, defini o trabalho planeado para a nossa tarefa de “Wireframing” de 6 horas.
Voltando à app financeira, podemos ver abaixo que, com base nas minhas tarefas planeadas horas e na taxa de custo do meu projeto, o meu custo planeado foi gerado, com base em 6 horas multiplicadas por $20/h para um total de $120,00. Assim como o meu valor de faturação planeado é gerado a $40/hora por 6 horas num total de $240,00. O total do meu projeto é calculado pelo valor em todas as tarefas do projeto.
Monitorize os seus custos reais e valores de faturação
As tarifas horárias da minha equipa aplicam-se às entradas na folha de tempo, pelo que qualquer designer(s) atribuído ao projeto gerará montantes para o custo real do projeto em que estão a trabalhar com base nas taxas de equipa que definimos anteriormente. Isto permite ao gestor do projeto monitorizar em tempo real o progresso da equipa, e se os montantes previstos estão no bom caminho com o trabalho que está a ser realizado.
Como se pode ver abaixo, um dos meus designers submeteu uma folha de horário para 2 horas de trabalho. A $20/hora por 2 horas, o meu custo real está agora em $40,00. Além disso, pode ver que a minha quantia real foi gerada pelo trabalho realizado, 2 horas a $40/hora por $80,00. Finalmente, o lucro ($40) é calculado com base no valor real faturado ($80) menos os custos reais ($40).
Agora, o nosso gestor de projetos pode acompanhar dinamicamente se o seu orçamento de custos planeado está no caminho certo com os custos reais. Com a aplicação financeira é fácil estimar ou reavaliar dinamicamente as suas taxas de faturação.
Digamos que a minha tarefa está a demorar mais do que o esperado! Como se pode ver abaixo, o meu designer submeteu um total de 8 horas à tarefa da Wireframing, mais 2 horas do que o meu montante planeado.
O valor real de faturação também foi ajustado e precisamos de cobrar ao nosso cliente ou ajustar os nossos planos em conformidade. Com a aplicação OneDesk’s Financials é fácil monitorizar as suas finanças e manter-se no caminho certo em tempo real.
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