Há muitas funcionalidades no OneDesk que podem realmente facilitar a sua vida. Numa publicação anterior falei sobre como as automatizações de fluxos de trabalho podem realizar automaticamente ações quando determinadas condições são satisfeitas. Neste artigo quero cobrir as funcionalidades de Edição a Granel e Macros. Vou mostrar-te como te deixam trabalhar ainda mais, mais depressa.
O que são ações a granel?
As ações a granel permitem-lhe realizar um monte de mudanças em itens e projetos de uma só vez. Eis como:
- Ligue o painel de detalhes do item e acople à direita. Se tens um ecrã grande o suficiente, recomendo que o deixes sempre assim.
- Selecione vários itens. Pode fazê-lo selecionando as suas caixas de verificação, ou utilizando ctrl+click ou shift+click.
- Assim que tiver selecionado mais de 1 item, o painel de detalhes à esquerda mudará para permitir que faça edições para muitas coisas ao mesmo tempo.
- Faça essas alterações, clique em “Executar esta macro”, e as alterações serão aplicadas em todos os itens selecionados.
Como pode ver, fazer mudanças em muitas coisas ao mesmo tempo é fácil. Eis alguns casos comuns em que esta funcionalidade é muito útil:
- Filtre e selecione todos os bilhetes ou tarefas abertas atribuídos a um membro da equipa. Use a ferramenta macro para desatribuí-las e designe outra pessoa.
- Use um macro para fechar vários bilhetes e fazer um comentário sobre eles* para que o cliente saiba (e possa responder a reabrir).
- Desa parte o valor de campo personalizado em um monte de coisas ao mesmo tempo.
- Transforme um conjunto de bilhetes em tarefas e movimente-os para um projeto diferente.
- Adicione-se como um seguidor em um monte de itens para se certificar de que você é notificado de futuras discussões sobre eles.
*Sabia que os macro-comentários podem até ter campos dinâmicos inseridos neles para que possa utilizar as propriedades de cada bilhete no texto do comentário? Pode então ter uma resposta como:
(não se esqueça de clicar em “post” antes de guardar a macro.)
O que são Macros?
As macros tornam a funcionalidade de edição a granel ainda melhor, permitindo-lhe guardar estes pacotes de ações para posterior reutilização. Se estiver a realizar os mesmos grupos de ações vezes sem conta, mas em diferentes seleções de itens de cada vez, pode poupar ainda mais tempo poupando a ação a granel como macro.
Eis como:
- Basta clicar em “guardar esta macro” na parte inferior do formulário de edição a granel. Pedir-lhe-ão que lhe dê um nome antes de o salvar.
- Quando quiser usá-lo novamente, basta selecionar vários itens e clicar no nome macro no menu de ferramentas.
- O painel macro aparecerá com todas as alterações guardadas. Faça quaisquer modificações que pretenda (se houver), em seguida, clique em “executar esta macro”
Note que diferentes aplicações (bilhetes, tarefas, etc…) têm diferentes macros guardadas, por isso certifique-se de que está na aplicação correta para encontrar a sua macro guardada.
As ferramentas de edição a granel e macros são super úteis e permitem-lhe passar o seu tempo focando-se em atividades de valor acrescentado em vez de realizar tarefas repetitivas. Tem alguma dúvida sobre estas características? Deixe-nos saber.