O lançamento de janeiro de 2021 da OneDesk introduziu a ideia de subtascos à OneDesk. Este artigo mostra-lhe como pode usar subtascos, bem como fornece alguns detalhes de como funcionam e diferentes maneiras de usá-los.
Para que são as subtascos?
Subtarefas são tarefas que representam a quebra de tarefas maiores em peças menores. Pode fazê-lo por uma variedade de razões, tais como:
- Facilitando o rastreio do estado de uma tarefa a um nível mais granular
- Desenvolver uma melhor compreensão do trabalho necessário para completar a tarefa principal
- Atribuir diferentes partes de uma tarefa a diferentes pessoas ou equipas
- Organizar as sub-tarefas em diferentes projetos
- Manter as discussões sobre o tema é mais fácil com tarefas mais definidas
- Trabalhando em diferentes partes de uma tarefa em paralelo, enquanto ainda rastreia o estado das peças
O que são subtascos no OneDesk?
No OneDesk, os subtasks são cidadãos de primeira classe e, como tal, são itens completos como qualquer outro. Quando crias uma subtask no OneDesk estás a criar uma tarefa real que está ligada à tarefa principal através de uma relação ‘Item-to-Subtask’. Isto significa que pode desvincular o link se quiser, eliminá-lo, atribuí-lo separadamente, movê-lo para outro projeto e atualizar o seu estado. Não há quase nada que se possa fazer numa tarefa que não se possa fazer num subtarefa.
As subtascos podem ser qualquer tipo de artigo. Por isso, se você quiser ter um bilhete com sub-bilhetes, ou um bilhete com subtasks, você pode fazê-lo também. Chamamos-lhes subtarefas porque ninguém sabe o que é um “subtem”, e porque “tarefa” é o tipo padrão.
As subtasks são apresentadas no ‘item principal’ como uma lista no separador ‘Subtasks & Links’. Os subtascos também têm um pequeno crachá no seu ícone tipo.
Duas maneiras de usar subtascos nos seus fluxos de trabalho
O seu fluxo de trabalho de bilhete para tarefa
Uma experiência comum para muitos dos nossos utilizadores é receber um bilhete de um cliente. Às vezes podem simplesmente trabalhar no bilhete e resolvê-lo, mas às vezes esse bilhete pode gerar uma ou mais tarefas. Querem que as tarefas sejam atribuídas e geridas separadamente.
No OneDesk apoiamos este fluxo de trabalho. Basta criar uma ou mais subtascos a partir do bilhete. Podem ser criados em diferentes projetos (ou movidos para lá depois). Podem ser atribuídos e trabalhados, e quando os seus estatutos são atualizados, são apresentados no bilhete.
Se quiser ligar um bilhete a uma tarefa já existente, também pode fazê-lo.
Mova os seus subtarefas na sua hierarquia de tarefas
Normalmente, quando desacomprem as tarefas em peças menores, utilizarão a hierarquia do projeto/tarefa. Esta é uma característica poderosa no OneDesk, uma vez que pode ter profundidade ilimitada, aumenta valores automaticamente, e é bastante flexível. No entanto, pode haver casos em que não queira que um subtasque viva diretamente abaixo de uma tarefa dos pais, e deseje movê-lo para um local diferente, ou mesmo para um projeto diferente.
Se utilizar subtascos, o OneDesk permite-lhe criar (ou ligar para) uma subtasque, independentemente do local onde se encontra.
O que mais precisa saber
Aqui estão algumas coisas que talvez queira saber sobre subtascos:
- Só se pode ter um nível de subtasco. Por outras palavras, os seus subtascos não podem ter subtascos.
- Um subtasco só pode ter um ‘pai’ ou tarefa principal.
- As ligações task-to-subtask são direcionais. Ao olhar para o separador subtarefas num subtasque, verá a tarefa dos pais mostrada.
- A hierarquia organizacional (ou árvore) não tem qualquer influência na relação do subtasco. Pode mover as coisas por aqui e não quebrar a ligação.
- No topo do separador subtasks, pode ver um rollup dos estados das subtascos. Isto não atualizará automaticamente a sua tarefa principal (nem desejaria que o fizesse na maioria dos casos).
É tudo por enquanto! Pode esperar algumas melhorias e correções de usabilidade ao longo do tempo e, claro, congratulamo-nos com as suas sugestões sobre como tornar este recurso ainda melhor.