O OneDesk é uma ferramenta de ajuda flexível e personalizável e de gestão de projetos, permitindo campos personalizados e status de ciclo de vida. Desta forma, o OneDesk pode ser utilizado para se adaptar a muitas equipas e fluxos de trabalho diferentes. O seguinte artigo discute uma característica útil do OneDesk chamada “validação na mudança de estado”. Esta funcionalidade ajuda a sua equipa a cometer menos erros ao trabalhar em bilhetes ou tarefas, levando-os a completar ações antes de alterar o estado do ciclo de vida.
O que é validação na mudança de estado?
Validação em alteração de estado ou “Prompt to Complete” é uma definição que pode ser aplicada ao estado de vida de um bilhete ou de uma tarefa. A validação da alteração de estado aplica uma regra ao estado especificado do ciclo de vida. A regra leva um indivíduo a realizar uma ação (ou ações) antes que o estado do ciclo de vida possa ser alterado. Por exemplo, pode definir uma validação que instrua um indivíduo a completar uma folha de tempo antes da tarefa estar definida para ser concluída.
Criar uma validação na mudança de estado
Pode aplicar uma validação na alteração de estado a qualquer bilhete ou estado de ciclo de vida de tarefa, incluindo os seus status personalizados.
Passo 1: Para criar uma nova validação, clique em Bilhetes/→ Administração/Tarefas → Gerir Statuses.
Passo 2: Na janela popup clique no ícone em “Prompt to Complete” ao lado do estado para o que pretende criar uma validação. Por exemplo, se quiser que a sua equipa complete um campo antes de o estado estar definido para “em curso”, escolherá esse estatuto.
Passo 3: Selecione quais os campos que pretende solicitar a um utilizador que complete antes da alteração do estado. Pode selecionar vários campos para obter campos de solicitação, incluindo campos personalizados que configuraram. Por exemplo, abaixo estadei as indicações de “Folhas de tempo” e “Conclusão” para o estado “Fechado”.
Utilização da validação na alteração de estado
Agora, quando o utilizador tentar alterar o estado do ciclo de vida, aparecerá um aviso ao utilizador e realçando os campos necessários. Por exemplo, tento mudar a minha tarefa para completar. O aviso de solicitação apresenta um aviso vermelho e realça os campos necessários antes de o estado poder ser alterado.
Nota: O campo só precisa de ser preenchido. Não é possível selecionar critérios específicos a adicionar no campo. Por exemplo, se selecionar “Conclusão”, qualquer percentagem de conclusão pode ser usada para validar o estado. Por outras palavras, não se pode exigir que a conclusão seja de 100%.
Esta nuance aplica-se a campos com valores predefinidos. Por exemplo, se o seu campo personalizado tiver um valor predefinido, o estado pode ser preenchido sem que um utilizador preencha o campo.
Nota: É possível alterar um estado sem gerar uma solicitação, tal como acontece com as automatizações do fluxo de trabalho. Por exemplo, a automatização: Alterar qualquer tarefa para 100% completa -> alterar o estado de estado para “Terminar mudará o estado independentemente de o campo validado estar concluído.