О компании
Для управления проектами доступно множество вариантов программного обеспечения, некоторые из которых слишком тяжелы для команд, занимающихся небольшими, четко определенными проектами. При выборе правильного программного обеспечения для вашей команды одна из самых больших проблем – найти правильный баланс с точки зрения преимуществ и времени, затрачиваемого на его настройку и управление инструментом. Хотя программное обеспечение для управления проектами в целом предназначено для упрощения управления работой над проектами, часто программное обеспечение является чрезмерно сложным и требует самого управления. Зная об этом, один клиент пришел к нам в надежде, что у OneDesk есть решение для их управленческих нужд, не требующее много времени.
Наш клиент – брокер по недвижимости, который управляет небольшим агентством по рекламе и дизайну внутри своей компании. Причина, по которой они обратились к нам, заключалась в том, что они искали решение для управления запросами на дизайн, которые поступают в их агентство. Эти запросы часто представляют собой разовые проекты, небольшие, быстрые и легкие для выполнения. Учитывая их требования, наш клиент определил, что программное обеспечение для управления проектами, скорее всего, даст им то, что им нужно для отслеживания такого рода работы. Однако большая часть программного обеспечения, представленного на рынке, требует большой настройки и ввода, чтобы иметь смысл с точки зрения времени; время, необходимое для настройки работы в программном обеспечении, затрудняет выполнение фактически запрошенных проектных работ. Другим возможным решением, которое рассматривал наш клиент, была система продажи билетов, в которой можно было бы распределять работу и отслеживать статус в простой конвейер.
До использования OneDesk наш клиент использовал электронную почту для записи и выполнения работы. У них был выделенный адрес электронной почты, за которым следил кто-то из их команды, и всякий раз, когда приходил новый запрос, делалась пометка, и работа передавалась дизайнеру. Несмотря на то, что работа выполнена, этот процесс выполняется вручную, подвержен ошибкам и не обеспечивает прозрачности в статусе работы. Перенеся этот рабочий процесс в OneDesk, они могут поддерживать первоначальную точку взаимодействия со своими клиентами через электронную почту, но полагаться на OneDesk, чтобы сделать остальную тяжелую работу. OneDesk автоматически настраивает адрес электронной почты, который превращает все отправленные на него электронные письма в билеты в системе OneDesk. Отсюда билеты можно отсортировать, просмотреть, отредактировать и назначить. OneDesk также позволяет создавать настраиваемые статусы, чтобы наш клиент мог затем создавать рабочие процессы, чтобы точно фиксировать жизненный цикл каждого запроса на дизайн, над которым он работает.
Настройка проекта
Для управления и организации работы, запрашиваемой клиентами, мы рекомендовали нашему клиенту изучить нашу иерархическую структуру для рабочих элементов. Несмотря на то, что наш клиент отметил, что их проектная работа часто состоит из небольших разовых проектов, мы подчеркнули, как они могут использовать концепции портфелей и проектов OneDesk, чтобы помочь им управлять этими запросами. Концепции проектов и портфелей в OneDesk – это просто контейнеры для хранения заявок и – если наш клиент должен был отслеживать более крупные проекты – задач проекта. Используя портфолио для представления своих клиентов, они могут группировать все запросы от конкретного клиента вместе и легко просматривать предыдущую работу, которая была сделана. Мы также порекомендовали нашему клиенту использовать проекты для группировки билетов на один и тот же продукт, что позволит в дальнейшем организовать работу. Наш клиент поднял вопрос о возможности скрывать завершенные заявки, и проекты – один из способов сделать это. Настроив проекты для завершенных заявок, наш клиент может затем архивировать эти проекты. Это сохраняет их текущий вид аккуратным, не заставляя их удалять записи о проделанной работе.
Автоматизация и настраиваемые поля
Наш клиент отметил, что во многих других программах для управления проектами им не нравилось то, как много от них требовалось и сколько времени пришлось потратить на разработку продукта. Хотя OneDesk не исключает все вводимые нашим клиентом данные, существует ряд средств автоматизации, которые можно настроить для максимальной эффективности. Как только наш клиент настроит свой рабочий процесс, он сможет воспользоваться нашей автоматизацией рабочего процесса. Одна из самых мощных функций OneDesk, автоматизация рабочего процесса – это действия, которые выполняются на основе определенных критериев. В сочетании с настраиваемыми полями, которые наш клиент может определить для своих типов заявок, автоматизация рабочего процесса может сделать работу почти полностью самоуправляемой. Например, для входящих запросов на проектирование автоматизация может определить, принадлежит ли человек, регистрирующий работу, определенной компании. На основе этой информации работа может быть автоматически перенесена в соответствующий проект и даже назначена конкретному дизайнеру. Это облегчает большую часть бремени управления работой, которое есть в большинстве других программ для управления проектами.
Портал для клиентов
Еще один продукт из набора инструментов OneDesk, который интересует нашего клиента, – это клиентский портал. Портал для клиентов – это способ для нашего клиента напрямую разрешить своим клиентам регистрировать запросы на разработку непосредственно в системе OneDesk через веб-портал. Имея портал для клиентов, работа, через которую выполняется вход, видна тому, кто первым ее зарегистрирует, и может быть открыта для всех в своей организации. Это обеспечивает высокую и надлежащую видимость статуса работы для всех участников. В качестве альтернативы портал для клиентов также можно использовать в качестве базы знаний, в которой можно публиковать статьи и делиться ими с клиентами. Используя существующую систему продажи билетов OneDesk, билеты можно легко превратить в статьи в базе знаний и даже воспользоваться возможностями настройки стандартных билетов OneDesk. Например, к билетам в OneDesk могут быть прикреплены мультимедийные файлы, такие как изображения и видео. Эта функция также применима к статьям базы знаний, из которых мультимедиа можно загружать или просматривать в браузере.
Что касается программного обеспечения для управления проектами, OneDesk превосходит все остальные по своей гибкости и настраиваемости. От возможности превратить свой клиентский портал в базу знаний до нескольких способов запросов на вход в нашу систему – OneDesk предлагает широкий спектр вариантов использования, охватываемых его основными функциями. Помимо широкого набора функций для организации работы и управления ею, OneDesk также прост в настройке и использовании. Наряду с возможностью создавать настройки для автоматического управления работой, нашему клиенту было ясно, как OneDesk не только удовлетворяет их потребности, но и превосходит их.