在当今快节奏的商业世界中，找到合适的工具来简化组织的流程至关重要。 无论您是经验丰富的项目经理还是好奇的企业家，我们都能满足您的需求。 在本博客中，我们将探讨在PSA软件中寻找的12个必备功能。 从服务请求管理到开票和容量规划，我们将指导您做出明智的决策。 请继续阅读，我们将介绍一些可以彻底改变您的工作并提高团队生产力的顶级功能。 让我们潜入！
什么是 PSA 软件？
首先，让我们解决一个问题：什么是PSA软件？ PSA 软件或专业服务自动化软件是一种旨在简化提供专业服务所涉及的流程的工具。 PSA软件提供了一个集中式平台，使企业能够管理其项目，资源和财务。 PSA软件可以满足咨询公司，IT服务，营销机构，法律实践，建筑公司，工程公司等一系列专业服务类型的需求。
PSA软件的必备功能是什么？
1. 跟踪客户互动
跟踪客户互动的能力对于PSA软件至关重要，因为它使企业能够有效地管理和优化客户关系。 该软件应提供完整的交互历史记录，包括客户提交的票证、对话历史记录以及所有客户项目、发票和时间日志。 PSA软件将所有这些通信保存在一个位置，可以轻松查找和访问最新信息，并确保无缝通信。
2. 销售和支持自动化
顾名思义，PSA是PSA软件中必不可少的关键功能。 从广义上讲，术语自动化可以包含许多不同的功能，从一键式报告或发票到自定义工作流规则。 自动化减少了从数据输入到日常操作的重复性和耗时的任务，使您的团队能够专注于更重要的事情。
3. 工单管理
票证是来自客户的请求。 票证可以是新服务、支持问题或新项目查询。 使用 工单管理系统 可以简化创建和解决过程。 工单管理系统集中您的请求，并提供工具以帮助更好地组织。 服务票证提供了根据紧急性和重要性创建、跟踪和确定优先级的能力，确保及时解决和客户满意度。 工单系统的协作性质使团队成员之间能够进行有效的沟通，并提供将工单分配给最合适的资源、无缝共享信息并提供一流支持的能力。
4. 时间跟踪
大多数专业服务依赖于为各种客户提供服务，并根据计费小时数收费。 因此，时间跟踪在优化生产力、改进项目管理和促进准确计费方面发挥着关键作用。 它还为估计未来项目和改进项目规划提供了有价值的数据。 此外，时间跟踪可实现精确高效的计费，确保客户为所提供的服务准确收费。 在 OneDesk等PSA工具中，时间跟踪功能与发票功能同步工作。
5. 项目规划
寻找允许您创建详细项目计划的 PSA，包括：
- 将项目分解为较小的任务和子任务。
- 估计完成每项任务的难度和时间。
- 将任务委派给合适的人并评估团队的能力。
- 实时监控进度并转移资源。
6. 计费和发票
计费过程本身可能很耗时。 该过程可能涉及：收集计费时间、计算发票、发送发票、接收付款以及使用会计软件。 PSA软件可以减少此过程所涉及的时间并减少出错的可能性。 寻找具有集成时间跟踪和发票功能的 PSA 工具。 此功能允许您 从计费时间创建发票。 PSA将根据您选择的费率在几秒钟内计算并生成发票。 然后，您可以直接从PSA软件将发票发送给您的客户。
7. 预算管理
使用电子表格和多个破碎的工具涉及输入和重新输入数字，从而增加了出错的可能性。 预算管理 功能允许专业人员设置财务目标、估算成本并相应地分配资源。 此外，很容易将实际支出与计划预算进行比较，从而有助于主动决策。 您的 PSA 软件应该可以帮助您在预算范围内按时交付项目，最终提高盈利能力和客户满意度。
8. 报告和分析
寻找为客户、利益相关者和经理创建报告的能力。 报告可以是任务或项目的当前状态、员工时间日志、未解决问题的每周报告等等。 PSA软件的必备功能是不仅能够创建自定义报告，而且能够自动执行这些报告。 例如，在 OneDesk 中，您可以设置报告并安排通过电子邮件将其发送给客户、经理或同事。 您可以准确确定报告发送时间。 例如，安排有关时间日志的每周报告，以便轻松跟踪员工的工作。
9. 客户端
客户端门户是 PSA 软件的客户端。 客户端门户可以包括一种供客户提交新服务请求和监控现有项目进度的方法。 您还可以寻找为客户提供其他工具的 PSA 软件，例如实时聊天功能或帮助中心应用程序。
10. 资源管理
资源管理功能可以包括容量规划、预算管理和时间管理。 通常，您应该寻找允许您尽可能最佳地利用团队时间的功能。 例如， 工作负载视图 是允许您查看每个团队成员在给定时间段内的可用性的工具。 因此，当您分配任务时，您可以决定将其分配给谁以及何时安排它。
11. 会计整合
一个必备的功能是将发票与外部会计软件（如QuickBooks Online）集成在一起。 集成允许您的PSA软件和会计软件链接在一起，并将信息从一个发送到另一个，而您毫不费力。 此功能减少了手动输入数据的需求。 例如，OneDesk和 QuickBooks Online集成 允许您复制发票或直接从会计软件发送发票，而无需离开PSA。 您的会计团队会感谢您！
12. 移动访问
在当今智能手机和远程工作的世界中，随时随地访问服务请求和项目任务的能力是PSA软件的必备条件。 在PSA的移动版本中要寻找的一些功能是：
- 移动时间跟踪。
- 工单或任务创建。
- 与队友或客户沟通。
- 记录工单或任务的进度或状态。