机构时间跟踪是指监控和记录机构及其员工在客户项目和任务上花费的时间的过程。 代理是一个广义的术语，涵盖以下企业：政府机构、营销机构和创意服务。 在今天的博客中，我们将介绍一些在机构环境中实施和利用时间跟踪的策略。
为什么要进行代理时间跟踪？
出于多种原因，时间跟踪对机构很重要，包括：
- 计费和发票 – 机构根据工作小时数向客户收费是很常见的。 准确的时间跟踪对于准确计费至关重要。 它还可以帮助代理商保持盈利，并与客户保持信任和透明度。
- 项目跟踪和规划 – 时间跟踪是一种深入了解在任务上花费的时间的方法。 有了这些指标，机构可以制定更好的未来计划，并有效地分配资源。 此外，机构可以实时跟踪项目进度。
- 报告和绩效监控 – 时间跟踪可以帮助机构评估员工的绩效。 使用数据驱动的方法创建有关时间指标的报告，并随着时间的推移改进流程。
- 成本和收入跟踪 – 使用时间跟踪指标对定价估算做出更明智的决策。 上一个项目超出预算？ 根据项目中测量的时间重新评估您的报价和估算。 使用代理时间跟踪软件，您还可以动态管理资源，以确保您的代理不会超出预算。
- 法律要求 – 有时需要时间跟踪，具体取决于位置和行业。 这可能包括合规性或其他需要报告的法律要求，例如工资法、记录保留或税务目的。
代理商如何跟踪时间？
方法和工具的选择可能取决于该机构的具体需求，以及所做工作的性质。 时间跟踪方法可以包括： 传统的时间表，纸质或数字。 计时时钟，员工打卡和打卡的物理时钟。 时间跟踪或工作管理软件，从网络或移动应用程序记录时间的计时器或时间表的应用程序。 这些时间跟踪工具通常提供报告、发票和其他内置功能，以简化工作流程。
跟踪代理商时间的策略
以下是在机构环境中有效实施时间跟踪的一些策略：
设定明确的期望
清楚地传达您的时间跟踪过程，尤其是当新员工加入您的团队时。 强调为什么时间跟踪很重要，重点关注它如何在您的机构中使用。
利用详细的时间表
使用可以轻松（理想情况下自动）捕获准确计费和记录保存所需的所有信息的时间表。 详细信息可以包括执行工作的日期、关联的客户端和计费状态。
标准化您的时间跟踪
建立所有团队成员都应遵循的标准化时间跟踪实践和准则。 这包括分类，以及提交条目的频率。
实施时间跟踪软件
选择适合您机构需求的时间跟踪工具。 时间跟踪软件允许您的机构记录客户任务的时间。 功能包括 自动时间跟踪和可配置的时间表。 寻找其他功能，如团队协作、项目和客户跟踪以及报告功能。 OneDesk 是一款专为专业服务行业打造的工作管理工具。 创建客户项目和任务，然后使用自动计时器或时间表记录时间。 在 OneDesk 中提交时间表很容易，因为许多属性是自动生成的。 例如，如果任务是针对某个客户端的，则时间表也将与该客户端相关联。
尽可能实现自动化
许多软件解决方案都包括用于时间跟踪的自动化选项。 配置自动化以适合您的特定工作流程。 自动化可以通过执行某些操作来帮助节省时间，而无需额外的工作。 一些示例可能包括：更新时间表上的计费状态、在记录某些时间表时向经理发送通知等。
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