Sobre la empresa
Para la gestión de proyectos, hay toneladas de opciones de software disponibles, algunas de las cuales son demasiado pesadas para los equipos que abordan proyectos más pequeños y bien definidos. Al elegir el software adecuado para su equipo, uno de los mayores desafíos es lograr el equilibrio adecuado en términos de beneficios frente al tiempo dedicado a configurarlo y administrar la herramienta. Aunque el software de gestión de proyectos en general está destinado a facilitar la gestión del trabajo del proyecto, a menudo el software es demasiado complicado y requiere la propia gestión. Sabiendo esto, un cliente se acercó a nosotros con la esperanza de que OneDesk tuviera una solución para sus necesidades de gestión que no requiera una gran cantidad de tiempo.
Nuestro cliente es una agencia inmobiliaria que gestiona una pequeña agencia de publicidad y diseño dentro de su empresa. La razón por la que acudieron a nosotros es que estaban buscando una solución para gestionar las solicitudes de diseño que llegan a su agencia. Estas solicitudes suelen ser proyectos únicos que son pequeños, rápidos y fáciles de completar. Dados sus requisitos, nuestro cliente ha identificado que el software de gestión de proyectos probablemente les proporcionaría lo que necesitan para realizar un seguimiento de este tipo de trabajo. Sin embargo, la mayor parte del software en el mercado parece requerir mucha configuración y entrada para que tenga sentido para ellos desde una perspectiva temporal; el tiempo que tomaría configurar el trabajo en el software impediría el trabajo de diseño real solicitado. Otra posible solución que nuestro cliente consideró fue un sistema de emisión de tickets en el que se pudiera asignar el trabajo y se podría rastrear el estado en un proceso simple.
Antes de usar OneDesk, nuestro cliente usaba el correo electrónico para capturar y recibir trabajo. Tenían una dirección de correo electrónico dedicada que era supervisada por alguien de su equipo, y cada vez que se enviaba una nueva solicitud, se escribía una nota y el trabajo se asignaba a un diseñador. Aunque hizo el trabajo, este proceso es manual, propenso a errores y no proporciona ninguna transparencia sobre el estado del trabajo. Al trasladar este flujo de trabajo a OneDesk, pueden mantener su punto de contacto inicial con sus clientes a través del correo electrónico, pero confían en OneDesk para hacer el resto del trabajo pesado. OneDesk configura automáticamente una dirección de correo electrónico que convierte cualquier correo electrónico que se le envíe en tickets en el sistema OneDesk. A partir de ahí, los tickets se pueden clasificar, revisar, editar y asignar. OneDesk también permite la creación de estados personalizados para que nuestro cliente pueda luego crear flujos de trabajo para capturar con precisión el ciclo de vida de cada solicitud de diseño en la que trabajan.
Configuración del proyecto
Para administrar y organizar el trabajo solicitado por los clientes, recomendamos que nuestro cliente explore nuestra estructura jerárquica para los elementos de trabajo. Aunque nuestro cliente señaló que su trabajo de diseño a menudo consiste en proyectos pequeños y únicos, destacamos cómo pueden usar los conceptos de carteras y proyectos de OneDesk para ayudarlos a administrar estas solicitudes. Los conceptos de proyectos y carteras en OneDesk son simplemente contenedores para guardar tickets y, si nuestro cliente realizara un seguimiento de proyectos más grandes, tareas de proyectos. Al utilizar carteras para representar a sus clientes, pueden agrupar todas las solicitudes de un cliente en particular y revisar fácilmente el trabajo anterior que se ha realizado. También recomendamos que nuestro cliente utilice proyectos para agrupar entradas para el mismo producto, lo que organizaría aún más el trabajo. Nuestro cliente planteó el deseo de poder ocultar los tickets completados, y los proyectos son una forma de hacerlo. Al configurar proyectos para tickets completados, nuestro cliente puede archivar estos proyectos. Esto mantiene ordenada su vista actual sin obligarlos a eliminar registros del trabajo que se ha realizado.
Automatizaciones y campos personalizados
Nuestro cliente notó que lo que no les gustaba de tantos otros software de gestión de proyectos era la cantidad de información que se requería de ellos y el tiempo que había que dedicar al producto. Aunque OneDesk no elimina todas las entradas de nuestro cliente, hay una serie de automatizaciones que se pueden configurar para maximizar la eficiencia. Una vez que nuestro cliente haya configurado su flujo de trabajo, puede capitalizar nuestras automatizaciones de flujo de trabajo. Una de las características más poderosas de OneDesk, las automatizaciones del flujo de trabajo son acciones que suceden en función del cumplimiento de ciertos criterios. Combinado con los campos personalizados que nuestro cliente puede definir para sus tipos de tickets, las automatizaciones del flujo de trabajo pueden hacer que el trabajo sea casi completamente autogestionable. Por ejemplo, para las solicitudes de diseño entrantes, una automatización puede detectar si la persona que registra el trabajo es de una empresa en particular. Con base en esta información, el trabajo se puede mover automáticamente a un proyecto apropiado e incluso asignarse a un diseñador en particular. Esto alivia gran parte de la carga de la gestión del trabajo que se encuentra en la mayoría de los demás software de gestión de proyectos.
Portal del Cliente
Otro producto del conjunto de herramientas de OneDesk que le interesa a nuestro cliente es el portal del cliente. El portal del cliente es una forma para que nuestro cliente permita directamente a sus clientes registrar solicitudes de diseño directamente en el sistema OneDesk a través de un portal web. Al tener un portal de clientes, el trabajo registrado allí es visible para quien lo inició por primera vez y puede abrirse a cualquier persona de su organización. Esto brinda una visibilidad alta y adecuada del estado del trabajo a todos los involucrados. Alternativamente, el portal del cliente también se puede utilizar como una base de conocimientos en la que los artículos se pueden publicar y compartir con los clientes. Al aprovechar el sistema de tickets existente de OneDesk, los tickets se pueden convertir fácilmente en artículos en la base de conocimientos e incluso beneficiarse de las opciones de personalización de los tickets estándar de OneDesk. Por ejemplo, los tickets en OneDesk pueden tener elementos multimedia como imágenes y videos adjuntos. Esta función también se aplica a los artículos de la base de conocimientos, desde los que se puede descargar o visualizar multimedia en el navegador.
En términos de software de gestión de proyectos, OneDesk se destaca del resto en flexibilidad y personalización. Desde la opción de convertir su portal de clientes en una base de conocimientos hasta múltiples formas de que las solicitudes se registren en nuestro sistema, OneDesk tiene una amplia gama de casos de uso cubiertos en su funcionalidad principal. Además de la amplia gama de funciones para organizar y administrar el trabajo, OneDesk también es fácil de configurar y usar. Junto con la capacidad de crear personalizaciones para administrar el trabajo automáticamente, nuestro cliente tenía claro cómo OneDesk no solo satisfacía sus necesidades, sino que las superaba.