Beheer van serviceaanvragen
Voor inkomende aanvragen maakt het beheer van serviceaanvragen het gemakkelijk om servicewerkzaamheden te organiseren en eventuele statuswijzigingen bij te houden. OneDesk is gemaakt om alle aspecten van verzoekbeheer af te handelen, van het volgen van de status tot het bekijken van toegewezen personen tot het opnemen van gesprekken over het verzoek.
Omdat OneDesk flexibel is, kan elk type serviceverzoek in onze software worden beheerd. Bewaar alle cruciale verzoekdetails in één toegankelijke applicatie.
Oplossing voor het volgen van serviceverzoeken
Om een serviceverzoek te volgen, moet er een manier zijn om eenvoudig de set van alle actieve verzoeken te kunnen zien. Bij het volgen van verzoeken in OneDesk, biedt onze Ticket-applicatie inzicht in de staat van het werk.
Met het vermogen om duidelijk te definiëren workflow-statussen , kunt u de stappen kiezen die uw serviceverzoek doorloopt om een oplossing te vinden. Workflows kunnen aangepaste statussen hebben voor elk type ticket, waardoor verschillende soorten tickets verschillende workflows kunnen hebben.
Zodra workflows zijn vastgesteld, kunnen automatiseringen worden ingesteld om te worden geactiveerd op basis van bepaalde criteria. Wanneer een verzoek bijvoorbeeld de status “To Be Triaged” krijgt, kan een manager het verzoek worden toegewezen om de volgende stappen af te handelen en kan een bericht op het ticket worden gepost om belanghebbenden te informeren over de huidige status. Het kennen van de huidige status van een ticket is cruciaal voor het verstrekken van updates aan het management en voor het communiceren van schattingen na voltooiing.
Wat is het voordeel van software voor serviceverzoeken?
Software voor het beheer van serviceverzoeken bestrijkt een breed scala van industrieën. Verzoeken kunnen zijn voor ondersteuningswerkzaamheden, doorlopend onderhoud of algemene vragen van klanten. Hoe dan ook, de mHet beheer van serviceverzoeken omvat een complex proces van logging, triage en tracking. Het is ook cruciaal om effectieve communicatie mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat het werk wordt geleverd volgens de vereisten. EENAls u steeds meer verzoeken ontvangt, kunnen jongleerprocessen ontmoedigend worden.
Door software te gebruiken, kan aanvraagbeheer worden omgezet in een eenvoudig en eenvoudig proces. Ten eerste kunnen verzoeken worden gecentraliseerd in één applicatie. Ten tweede kunnen verzoeken aan agenten worden toegewezen en er kan ook aan worden meegewerkt, waardoor de zichtbaarheid van het werk wordt verbeterd en silo’s worden overbrugd.
Blijf lezen om meer te weten te komen over de tools die OneDesk biedt om het beheer van serviceverzoeken te stroomlijnen.
Ticketsysteem voor serviceaanvragen
Een belangrijk onderdeel van een ticketsysteem voor serviceverzoeken is het hebben van een manier om de verzoeken vast te leggen. Met behulp van onze e-mailintegratie worden alle verzoeken die per e-mail worden verzonden automatisch gelogd in het OneDesk-systeem.
Deze integratie zorgt ervoor dat communicatie via e-mail over het verzoek ook wordt vastgelegd als gesprekken in OneDesk. U kunt het interne proces definiëren voor het toewijzen van het serviceverzoek, eraan werken en de status ervan bijwerken. OneDesk houdt constant een link tussen de context van het gesprek en het onderliggende werk.
Wanneer het werk voor het ticket is voltooid en het wordt verplaatst naar de status ‘Opgelost’, kan een melding worden verzonden naar de aanvrager met de status van het serviceverzoek. Met behulp van workflowautomatisering kan dit automatisch gebeuren. Deze communicatie en hun documentatie worden vastgelegd op het ticket zelf en kunnen later worden bekeken, dus wanneer soortgelijke toekomstige verzoeken binnenkomen, is er een record van wat er in het verleden is gedaan.
Dit Unified Communications-platform is een waardevol hulpmiddel voor elk bedrijf dat service biedt aan zijn klanten.
Beheer van projectaanvragen
Voor de strategische doelen van uw bedrijf is het cruciaal dat op het juiste moment aan de juiste projecten wordt gewerkt.
Projectverzoeken kunnen beginnen als tickets en deze tickets moeten worden gevolgd zodat ze kunnen worden beheerd. Door onze Tickets-applicatie te gebruiken, kunnen tickettypes worden gemaakt om projectaanvragen weer te geven. Deze verzoeken kunnen vervolgens worden getriaged volgens een workflow die u kunt definiëren.
Configureer uw verzoektypes
In OneDesk kunnen aangepaste statussen worden gemaakt om elke fase in de levenscyclus van een projectaanvraag te tonen. Terwijl projectverzoeken worden beoordeeld, beoordeeld en geïmplementeerd, kan een projectverzoek vervolgens door elk van deze fasen gaan.
Er zijn veel belangrijke details die in een projectaanvraag moeten worden vastgelegd, waaronder de projecteigenaar, de projectnaam, risico’s, beperkingen en een voorgestelde deadline. Voor een Project Request-ticket in OneDesk kunnen aangepaste velden worden ingesteld om al deze informatie op te slaan.
Bij het beoordelen van projectverzoeken op hoog niveau, kan het handig zijn om ze samen in een tijdlijn te zien. Onze Gantt-weergave kan worden gebruikt om de afhankelijkheden tussen projectaanvragen te begrijpen en gebieden te markeren waar mogelijk meer middelen nodig zijn.
Houd uw klanten op de hoogte
De klantportal-applicatie is ideaal om klanten in staat te stellen hun verzoeken in OneDesk in te loggen.
Met de mogelijkheid om het uiterlijk van het klantenportaal af te stemmen, kunnen gebruikers hun eigen branding configureren. Een belangrijk onderdeel van het klantenportaal is de webformulierenapplicatie. Voor elk type ticket dat beschikbaar is, kan een webformulier worden gemaakt om de aanvraaggegevens van de klant op te nemen. De formuliervelden kunnen worden aangepast om het registreren van een verzoek eenvoudig te maken zonder te beperkend te zijn.
Afgezien van het registreren van nieuwe verzoeken, kunnen klanten ook eerdere verzoeken bekijken die ze hebben ingevoerd. Deze zichtbaarheid kan worden ingesteld om alleen de verzoeken van bepaalde klanten weer te geven, of er kunnen machtigingen worden geopend zodat iedereen in het bedrijf van de klant elkaars verzoeken kan bekijken.
Krijg de juiste informatie met aanvraagformulieren
Neem serviceverzoeken in met een aanvraagformulier, ook wel webformulier genoemd. Het kan worden aangepast aan uw behoeften. Dit omvat het aanbieden van verschillende invoertypes en het verplichten van bepaalde velden om in te vullen. Aanvraagformulieren zorgen ervoor dat de juiste informatie wordt opgenomen wanneer een aanvraag wordt gelogd.
Naast het stroomlijnen van de ervaring voor het triageren van ondersteuningsverzoeken, stelt ons klantenportaal de aanvragers ook in staat om de status van hun verzoeken te zien. Dit houdt aanvragers op de hoogte van de status wanneer ze willen controleren.
Service aanvraag software voor IT
IT-afdelingen hebben een manier nodig om verzoeken van andere afdelingen te beheren die hun expertise nodig hebben. Onze software voor serviceverzoeken kan eenvoudig worden aangepast om verzoeken om technische ondersteuning vast te leggen.
Met de mogelijkheid om aangepaste ticketvelden te definiëren, kunnen IT-afdelingen een verscheidenheid aan details over hun werk vastleggen en volgen. In combinatie met aanpasbare workflows wordt elke fase van een verzoek om technische ondersteuning vastgelegd en kan de verplaatsing van het werk door deze fasen zelfs worden geautomatiseerd op basis van uw criteria. Door het gebruiken van workflow-automatiseringen Kunnen IT-ondersteuningsverzoeken automatisch worden gecontroleerd en zelfs zonder handmatige tussenkomst aan de juiste persoon worden toegewezen.
Beheer van klantverzoeken
Verzoeken van klanten verschillen in veel opzichten niet van andere verzoeken. Het belangrijkste verschil is dat dit externe belanghebbenden zijn die de verzoeken indienen, wat het belang van communicatie, schatting en tracking benadrukt.
OneDesk’s timer en urenstaten bieden een ideale manier om vast te leggen hoeveel tijd aan elk verzoek is besteed.
Door verschillende soorten tickets in te stellen om de verschillende soorten klantverzoeken weer te geven, kunnen workflowautomatiseringen worden gecreëerd om automatisch details over deze tickets te beheren of zelfs in te vullen.
Veelgestelde vragen over het beheer van serviceaanvragen
Wat is een serviceverzoek?
Serviceverzoeken zijn formele werkverzoeken die door externe klanten of interne medewerkers bij de dienstverlener worden ingediend. Serviceverzoeken variëren sterk, afhankelijk van de branche en de services die door de provider worden aangeboden. Bij IT-diensten kan een verzoek bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe account of software inhouden.
Wat zijn de voordelen van beheersoftware voor serviceaanvragen?
Een aanvraagbeheersoftware kan op een aantal manieren helpen bij het stroomlijnen van processen:
- Centraliseer serviceverzoeken van meerdere kanalen in één app.
- Organiseer, filter en groepeer uw werkweergave.
- Bespaar tijd met standaardantwoorden, macro's en workflowautomatiseringen.
- Realtime analyse en ingebouwde rapportage.
- Schakel selfservicetools in voor klanten.
- Elimineer silo's met ingebouwde samenwerking en communicatie.
- Transparantie over de werkdruk van het team, aanvraagstatussen -- en meer
Hoe beheer ik aanvragen?
Er is enige variatie in het beheren van verzoeken, omdat dit afhankelijk kan zijn van de branche, het aantal verzoeken en de algemene workflow. OneDesk kan op vele manieren worden geconfigureerd om te voldoen aan de behoeften van verschillende industrieën of workflows. Voor veel bedrijven is de basisstroom van aanvraagbeheer echter als volgt:
- Klant dient een verzoek in via e-mail, webformulier of livechat.
- Team ontvangt de aanvraag in OneDesk. Het kan automatisch worden gecategoriseerd, geprioriteerd en naar een agent worden gerouteerd.
- De agent kan communiceren of samenwerken met de klant of andere agenten.
- De agent voldoet aan het verzoek en sluit het ticket. Er wordt automatisch een enquête naar de klant gestuurd om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn met de oplossing.
Klaar om het beheer van uw serviceverzoeken te versnellen?
Bekijk zelf hoe OneDesk kan helpen bij het beheren van serviceverzoeken. Meld u aan voor een gratis proefperiode van 14 dagen. Geen kredietkaart nodig. Of boek een demo met een lid van ons team om OneDesk in actie te zien.