Automatisert kundeservicesystem
Hvorfor bruke et automatisert kundeservicesystem?
For de fleste virksomheter kan aspekter av kundestøtteprosessen være delvis eller for det meste automatisert. Automatisert kundeservice trenger ikke føles robotisk eller upersonlig. Hvis det gjøres riktig, med de riktige verktøyene, kan automatisering faktisk forbedre kundetilfredsheten. I tillegg kan det redusere agentarbeidsmengden og redusere støttekostnadene. Det riktige automatiserte kundeservicesystemet bør finne en balanse mellom å automatisere oppgaver og la virksomheten din fortsatt gi et menneskelig preg til støtten din.
Noen få fordeler med å automatisere kundestøtte
Automatiser repetitivt arbeid
Bruk mindre tid på å administrere billettene, oppgavene og svarene dine.
Strømlinjeforme arbeidsflyter for agenter
Triager, prioriter og organiser arbeidet ditt automatisk.
Styrk kundene
La kundene holde seg oppdatert og informert på sine egne premisser med selvbetjeningsverktøy.
Reduser responstiden
Effektiviser responstiden med standardsvar og automatiske svar.
Forbedre kundetilfredsheten
Hold kundene fornøyde med forbedret kundeservice.
OneDesks automatiserte kundeservicesystem
OneDesk kombinerer helpdesk og prosjektledelse i én applikasjon. OneDesk tilbyr mange måter å automatisere kundestøtten på, fra automatiske svar til allsidig automatisering av arbeidsflyt. Fortsett å lese for å lære mer om OneDesks automatiserte kundeservicesystem.
Automatiserte kundesvar og oppdateringer
For de første svarene trenger ikke en støtteagent engang å være involvert. OneDesks automatiserte servicesystem kan svare på billetter ved å bruke e-postmaler du har satt opp. Ulike billetter kan sende svar basert på billetttype, kunde, prioritet eller andre kriterier du måtte ønske å bruke. For eksempel kan en bot svare automatisk for å fortelle kundene at billetten deres ble mottatt.
OneDesk kan også utføre automatisk billettoppløsning ved å oppdatere billettstatusen hvis kunden ikke svarer etter en spesifisert forsinkelse, eller gjenåpne lukkede billetter hvis et nytt svar mottas. Andre arbeidsflytstatusoppdateringer kan også automatiseres basert på reglene du angir.
Kunnskapsbase for selvbetjening av kunder
Ofte vil kunder ta kontakt med vanlige spørsmål om tjenestene dine eller virksomheten din. Det er også sant at ofte liker kunder å lete etter svar på egenhånd. Hjelp kundene dine med å betjene seg selv med en kunnskapsbaseapplikasjon . Kundens kunnskapsbasesystem kan redusere antallet vanlige spørsmål du mottar. Bygg enkelt inn eller koble kunnskapsbasen på nettstedet ditt. Når du er innebygd, skriv kunnskapsbaseartikler direkte i OneDesk.
Helpdesk-automatiseringsverktøy
Helpdesk-automatisering refererer til strømlinjeformingen av arbeidsflyten for kundestøtte i helpdesk-programvaren. Økningen i effektivitet gjør at teammedlemmer kan fokusere på viktigere oppgaver. Gjennom servicedesk automasjon , kan en organisasjon øke produktiviteten, og spare tid og kostnader for prosjektet.
OneDesk automatiseringsfunksjoner for kundeservice lar deg sette opp billettkøene og arbeidsflytene dine slik at de fungerer slik bedriften din fungerer. OneDesk fanger for eksempel automatisk nye billetter og kundeoppføringer, og ruter deretter svarene transparent slik at kundene mottar dem i deres foretrukne kanal. Agenten jobber alltid i ett sentralisert grensesnitt. Derfor kan du øke agentproduktiviteten ved å ikke trenge å bytte apper for å svare på billetter, live chat og samarbeide med andre agenter.
En automatisert arbeidsflyt kan forbedre støtteteamets effektivitet ved å automatisere følgende:
Automatisert billetttriage
Automatisert billettturering eller automatisert billettpleie kan være en heltidsjobb for minst ett teammedlem. Når nye billetter ankommer systemet, må de evalueres for å avgjøre om informasjonen de har er tilstrekkelig, gyldig og klar. Hvis en billett oppfyller alle disse kriteriene, må den sendes til riktig avdeling, team, kø eller individ.
OneDesks automatiserte støttesystem kan triage billetter på intelligente måter. Først ved å la deg utføre valideringssjekker på billettskjemaene dine (hvis du bestemmer deg for å bruke dem). For det andre, ved å automatisere rutingen av de innkommende billettene. Billetter kan tildeles automatisk, besvares, flyttes til prosjekter, prioriteres, tilskrives en SLA og mer. Du kan lage dine egne triageregler basert på nøkkelord, skjemaer, kunde eller andre kriterier.
Automatisk agenttidssporing
Tidssporing for supportteamet ditt vil spare deg for mange tapte produktive timer. Et støttebillettsystem med tidssporing lar støtteteamet ditt enkelt registrere tid brukt med bare et par klikk. Dette kan ha to betydelige fordeler:
- Hvis du er en organisasjon som fakturerer for støttetiden din, gir dette deg en reviderbar og fakturerbar oversikt for å sikre at du får betalt for brukt tid.
- Hvis du er en organisasjon hvor det å tilby kundesupport er et kostnadssenter, vil dette redusere bortkastet tid på den lavverdige aktiviteten til å dokumentere brukt tid. En agent kan bare klikke “ferdig” og gå videre til neste billett i køen.
Sentralisert automatisering av billettarbeidsflyt
Så mye kundeservice gjøres på e-post. For de fleste bedrifter er det den primære kommunikasjonskanalen de har med kundene sine. Å komponere e-post kan være arbeidskrevende og repeterende arbeid som er best egnet for helpdesk-programvare. Dette er kjent som ” E-postarbeidsflytautomatisering “.
OneDesk gir et sentralisert miljø for agenter å svare på e-post og billetter fra kunder. Alt de trenger å gjøre er å svare på henvendelsen – du trenger ikke bruke tid på å velge en emnelinje, eller skrive inn en e-postadresse eller legge til en signatur.
Siden de automatiske e-postinnboksene til kundeservice er sentraliserte, er alle agenter alltid på samme side, og ser hele kundesamtalen før de svarer.
Billetthåndtering er alltid sentralisert i OneDesk. Bruk live chat, billettskjemaer, e-post, en kundeportal eller integrer med eksterne verktøy. Uansett rutes billetter automatisk til OneDesk-appen din, slik at forespørsler aldri går glipp av.
Lagrede svar og hermetiske svar
For gjentatte henvendelser kan agenter bruke makroer for å spare tid brukt på å skrive svar. Lagrede svar kan ha dynamiske egenskaper for automatisk å legge inn informasjon i svarene. Når et lagret svar er opprettet, kan du med bare et klikk svare på vanlige forespørsler, og fortsatt endre det om nødvendig før du sender det.
Vanlige spørsmål om automatiserte kundeservicesystemer
Hva er et automatisert kundeservicesystem?
Et automatisert kundeservicesystem refererer til all programvare som gir verktøy for å hjelpe til med å løse kundeproblemer eller forespørsler med liten eller ingen menneskelig innsats. For eksempel tilbyr mange systemer arbeidsflytautomatiseringsverktøy som utfører oppgaver som å tildele, prioritere eller rute billetter automatisk basert på angitte forhold.
Hva er fordelene med automatisert kundeservice?
Det er mange fordeler med å automatisere aspekter av kundestøtten din:
- Kutter ned på repeterende, tidkrevende oppgaver som å tildele eller prioritere billetter.
- Hold kundene oppdatert rutinemessig med automatiske svar.
- Bruk mindre tid på å skrive svar ved å bruke lagrede svar
- Kutt ned på vanlige spørsmål med en kunnskapsbaseapplikasjon
- Frigjør agenter til å jobbe med høyere prioritet eller komplekse oppgaver
- Spar penger ved å spare agenttid
Hva er eksempler på automatisert kundeservice?
Her er noen eksempler på automatiserte kundeserviceverktøy:
- Automatiske e-poster, varsler eller svar
- Arbeidsflytautomatiseringer, som utfører allsidige handlinger basert på angitte forhold.
- Selvbetjeningsapplikasjoner for kunder som en kunnskapsbase eller kundeportal
- Hermetiske svar , som med et klikk på en knapp lager svar med automatisk genererte dynamiske egenskaper.
- Tidtakere og timelister for å spore tid automatisk
Klar til å automatisere kundestøtten din?
OneDesk er en automatisert kundeserviceprogramvare med mange avanserte funksjoner for å hjelpe supportteamet ditt med å øke effektiviteten. Vurder det selv med en 14-dagers prøveperiode. Ingen kredittkort kreves. Eller bestill en live-demo for å se OneDesk i aksjon.