O rastreio de tempo refere-se à forma como as empresas registam o tempo gasto em tarefas e projetos de trabalho. A utilização de rastreio de tempo permite às empresas acompanhar o progresso nas tarefas, monitorizar a produtividade e compensar com precisão os colaboradores ou clientes de faturação. Normalmente, as empresas utilizam software de gestão de trabalho para satisfazer as suas necessidades de rastreio de tempo. O software de gestão de trabalho tende também a incluir uma série de benefícios e ferramentas adicionais, tais como temporizadores incorporados, folhas de tempo, registos de trabalho ou atividade, e capacidades de reporte.
Porque é que o tempo de rastreio é importante?
Fazer uso de um software de rastreio de tempo como o OneDesk, tem muitos benefícios para as empresas e seus funcionários.
- Mantenha-se focado e on-track – O tempo de rastreio ajuda a capacitar os colaboradores a concentrarem-se na tarefa em questão. Com o tempo, pode ajudar a sua equipa a compreender lacunas ou contratempos.
- Monitorizar a produtividade e gerir projetos – Os registos de trabalho podem revelar muito sobre os hábitos de trabalho da sua equipa e o progresso dos projetos. Monitorize os registos de trabalho para garantir que os colaboradores estão priorizando as tarefas certas e cumprindo os prazos. O software de rastreio de tempo da OneDesk funciona perfeitamente com as nossas funcionalidades de planeamento e gestão de projetos. À medida que as equipas registam o tempo, os gestores podem monitorizar visualmente o progresso em tempo real em comparação com os seus planos usando ferramentas como a tabela Gantt.
- Obtenha uma melhor visão – Entenda onde o seu tempo e orçamento estão sendo gastos. Com relatórios e análises, ao longo do tempo o planeamento e previsão torna-se mais eficaz. A aplicação financeira no OneDesk é onde monitoriza o seu orçamento em tempo real com base no tempo de faturação apresentado pela sua equipa.
- Permitir visibilidade e transparência da equipa – O trabalho de registo pode permitir que a sua equipa reduza as reuniões e o back-and-forth. A tua equipa consegue ver quando os temporizadores estão a ser executados. Os gestores podem verificar o registo de trabalho para ver em que tarefas foram trabalhadas. As funcionalidades de gestão colaborativa do OneDesk permitem aos gestores reprimientar ou gerir os recursos de forma dinâmica. Enquanto as equipas também podem marcar colegas, enviar mensagens ou partilhar ficheiros em contexto.
- Construir relações com clientes fortes – informe com precisão como o tempo está sendo gasto em projetos de clientes com registos de tempo detalhados. O rastreio de tempo também permite faturação simples mas precisa para os clientes.
O tempo de rastreio melhora a produtividade?
O rastreio de tempo pode aumentar a produtividade da sua equipa, permitindo um trabalho focado. Acompanhe o tempo em certas tarefas para se manter focado numa única tarefa de cada vez. Os gestores podem facilmente determinar em que colaboradores estão a trabalhar com base em temporizadores em tempo real ou através de registos de folhas de tempo. Este aspeto do rastreio do tempo tem muitos benefícios tais como:
1. Permitir que os gestores priorizem as tarefas de forma dinâmica.
2. Permitir aos gestores gerir os recursos e acompanhar o progresso.
Para os gestores de projetos, o rastreio de tempo pode ser uma ferramenta inestimável para o sucesso do cumprimento dos prazos do projeto. Gerir os recursos dinamicamente, alterando objetivos ou marcos, atribuindo membros adicionais da equipa a tarefas, ou mantendo os clientes informados. O rastreio do tempo é especialmente importante para o crescimento e produtividade a longo prazo, pois permite que os gestores de projetos compreendam quanto tempo as tarefas estão realmente a tomar e, portanto, capazes de fazer planos futuros mais precisos.
Como rastreio o tempo dos meus empregados?
Existem muitas opções lá fora para rastrear o tempo dos funcionários, desde folhas de papel até relógios tradicionais. Hoje em dia, as empresas podem recorrer a software de gestão de trabalho. Com as ferramentas de rastreio de tempo on-line incluídas no software de gestão de trabalho, o trabalho de registo é simples e muitas vezes inclui muitas funcionalidades adicionais para planear o trabalho, monitorizar o progresso ou analisar o desempenho. O OneDesk inclui tanto os temporizadores como as folhas de tempo para iniciar o registo. Além disso, a OneDesk oferece um conjunto de funcionalidades úteis para planear projetos, monitorizar o progresso e trabalhar em colaboração.
Temporizadores incorporados da OneDesk
Os temporizadores no OneDesk são uma forma simples de registar tempo preciso em tarefas. Em vez de tentar lembrar-se quando começou, basta começar o temporizador e começar a trabalhar. Precisa de uma pausa? Basta fazer uma pausa no temporizador ou premir o botão de reprodução quando estiver pronto para recomeçar. O melhor de tudo é que a sua equipa pode rastrear o tempo a partir de qualquer lugar com a aplicação móvel OneDesk. A aplicação móvel permite que os utilizadores acedam às suas tarefas a partir de qualquer lugar. Com o rastreio do tempo móvel, os colaboradores podem simplesmente iniciar um temporizador para acompanhar o seu trabalho ao minuto. Quando um temporizador é interrompido, os colaboradores são capazes de preencher informações adicionais sobre o trabalho, tais como notas sobre o que fizeram ou se o tempo era faturante.
Folhas de tempo dos funcionários no OneDesk
As folhas de tempo são simples de preencher e registar-se em qualquer lugar. OneDesk é um software de rastreio de tempo baseado na nuvem, o que significa que os colaboradores podem simplesmente iniciar sessão para submeter o tempo em tarefas.
A vista do painel de pontuação no OneDesk é a localização central para as folhas de tempo dos funcionários. O painel pode ser filtrado, agrupado ou classificado para obter os dados de que necessita. Como as folhas de tempo no OneDesk podem ser faturadas ou não faturadas, pode rastrear exatamente as horas necessárias para cobrar aos clientes. Com um clique na exportação de dados, pode simplificar a informação e faturação do cliente. Esta funcionalidade é ótima para construir relações com clientes, já que pode enviar registos de trabalho completos aos clientes, que mostram exatamente onde o tempo de faturação foi gasto.
As folhas de tempo no OneDesk também podem ser configuradas de acordo com as necessidades de diferentes negócios. Por padrão, as folhas de tempo podem conter notas ou ter status de aprovação, mas também podem incluir campos personalizados para capturar informações específicas da indústria. Outra característica poderosa das folhas de tempo oneDesk são as automatizações de fluxo de trabalho. As automatizações de fluxos de trabalho são regras que pode configurar para executar ações para si, permitindo-lhe reduzir a repetição e economizar tempo. Por exemplo, pode configurar automatizações para fazer coisas como: alterar o estado de aprovação de uma folha de tempo, ou enviar um e-mail para um gestor quando um funcionário submete uma folha de horário faturada.
Software de rastreio de tempo para funcionários
A análise de rastreio de tempo é uma excelente forma de acompanhar o progresso, o que a sua equipa está a trabalhar, e se a sua equipa está a trabalhar nas tarefas mais prioritárias. O rastreio do tempo também pode ser uma forma de compensar os colaboradores pelo seu trabalho. Como o OneDesk inclui múltiplas opções para exportar ou analisar registos de trabalho, pode faturar ou faturar com menos para trás e para a frente. Pode agendar relatórios para ser enviado a um gerente, cliente ou empregado. Por exemplo, certifique-se de que os empregados são pagos com precisão e horas, agendando um relatório semanal do tempo de cada colaborador. Ou exportar dados com apenas um clique para realizar a sua própria análise. Além disso, uma grande variedade de gráficos e gráficos de KPI em tempo real ajudam-no a analisar visualmente o progresso, a carga de trabalho e muito mais.
O conjunto de funcionalidades de gestão de trabalho da OneDesk
A OneDesk é uma ferramenta aprofundada para gerir vários projetos de todos os tamanhos e complexidades. O rastreio do tempo funciona perfeitamente juntamente com uma série de outras funcionalidades para gerir o seu trabalho e agilizar a sua produtividade.
Estimar o esforço de tarefa, o trabalho de delegado e os horários de plano usando o gráfico de Gantt, placa kanban, lista e vistas de calendário. A partir das suas opiniões de trabalho, a sua equipa pode monitorizar o “trabalho planeado” vs. “trabalho real em curso”. O trabalho real em tarefas registadas com base no momento em que a sua equipa se submete. Monitorizar dinamicamente o progresso de tarefas ou projetos de várias formas utilizando estas visões de trabalho configuráveis. Por exemplo, na tabela Gantt pode obter representação visual do progresso. Ali o azul representa o trabalho planeado e o verde representa o trabalho real. Confira uma lista completa das funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk.
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