Projetos são extremamente importantes para uma empresa de serviços. Mas o processo de captação de projetos pode ser complicado, geralmente devido à falta de organização e de processos formais. Como decidir o que aceitar? Como garantir que você não prometa mais do que pode cumprir? A resposta é um Processo de Captação de Projetos , e se você não está usando um software de Automação de Serviços Profissionais (PSA), como o OneDesk, para gerenciá-lo, provavelmente está trabalhando mais do que o necessário.
O que é exatamente o Projeto Intake?
A fase inicial do projeto é o período entre o momento em que o cliente diz “Tenho uma ideia” e o momento em que sua equipe efetivamente começa a trabalhar. É a época em que sua equipe coleta, revisa e prioriza os detalhes e requisitos essenciais. Em vez de simplesmente mergulhar de cabeça, um bom processo inicial permite que você faça uma pausa, analise os detalhes e decida se o projeto é realmente adequado e se você e seu cliente estão alinhados.
Quem precisa de um processo de admissão rigoroso?
Basicamente, qualquer negócio que venda conhecimento especializado e tempo. Alguns exemplos incluem:
- Provedores de Serviços Gerenciados de TI (MSPs): responsáveis por atualizações de hardware ou auditorias de segurança.
- Agências de Marketing e Criação: Gerenciamento de novas campanhas publicitárias ou reformulação de marcas.
- Escritórios de Arquitetura e Engenharia: Assumindo novos projetos de construção.
- Consultores de Gestão: Auxiliando empresas com estratégias de longo prazo.
Como realizar a abertura de um projeto
Aqui está um fluxograma de 4 etapas para o recebimento de projetos:
1. Envie uma solicitação padronizada
Não deixe que os clientes simplesmente digam o que precisam por telefone. Peça que preencham um formulário padrão. Isso garante que você obtenha as informações básicas sempre: orçamento, cronograma, objetivos e quem é o principal ponto de contato.
2. A fase de avaliação
Analise a solicitação em relação aos seus objetivos de negócios. É lucrativa? É o tipo de trabalho que sua equipe gosta de fazer? Se for um projeto pequeno que exige 10 horas de reuniões, a resposta pode ser “não”.
3. Planejamento de capacidade e recursos
Este é o ponto crucial. Você precisa analisar o calendário da sua equipe. Você tem algum designer ou engenheiro disponível no próximo mês, ou eles já estão com a agenda lotada?
4. Aprovação formal
Assim que o projeto superar os obstáculos, ele será oficialmente “promovido” a um projeto ativo. Você envia o orçamento, designa a equipe e define a data de início.
Por que usar um OneDesk para isso?
Tentar fazer tudo isso usando planilhas, por exemplo, é um pesadelo. O OneDesk foi desenvolvido especificamente para empresas de serviços, para tornar esse trabalho invisível visível.
Os benefícios:
- Chega de erros: todas as solicitações são rastreadas em um só lugar. Nada se perde na caixa de entrada.
- Previsões mais precisas: Você consegue enxergar o futuro. Saberá que, em três semanas, sua equipe estará disponível para novos projetos.
- Maior rentabilidade: Ao avaliar projetos antecipadamente e utilizar o planejamento orçamentário integrado, você pode parar de aceitar trabalhos “não lucrativos” que consomem seu tempo.
Funcionalidades essenciais para anúncios de serviço público (PSA) na fase inicial do projeto.
Se você está procurando uma ferramenta de PSA, certifique-se de que ela possua estes recursos para auxiliar na sua coleta de dados:
- Formulários de cadastro personalizados: Crie um link profissional para enviar aos clientes, que direciona as respostas deles diretamente para o seu sistema. O OneDesk permite criar diferentes tipos de formulários personalizados padronizados.
- Mapas de calor de gerenciamento de recursos: uma maneira visual de ver quem está ocupado e quem não está. Isso facilita a verificação da disponibilidade para assumir um novo projeto. O OneDesk oferece uma visualização da carga de trabalho, onde você pode ver a disponibilidade para os próximos dias, semanas ou meses.
- Modelos de projeto: Depois que uma solicitação é aprovada, você pode clicar em um botão para transformá-la em um projeto com todas as tarefas, marcos e pastas já configuradas. O OneDesk inclui modelos de projeto para facilitar o início de novos projetos ou a criação de orçamentos a partir deles.
- Rastreamento de status: Permita que sua equipe de vendas/suporte veja exatamente em que etapa uma solicitação se encontra (por exemplo, “Em análise”, “Aguardando aprovação” ou “Agendada”) sem precisar incomodar a equipe de produção.
Conclusão
Um processo de admissão desorganizado leva a uma equipe estressada e clientes insatisfeitos. Ao usar o OneDesk para otimizar a forma como você aceita novos projetos, você transforma sua empresa em uma máquina bem azeitada.
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