Als je IT-aanvragen beheert via een standaard Gmail- of Outlook-inbox, weet je al dat veel binnenkomende e-mails tickets zijn die moeten worden bijgehouden, verwerkt en afgesloten.
Het beheren van tickets vanuit een inbox is een handmatig proces. Je moet de e-mail lezen, bepalen wie de taak het beste kan afhandelen en deze doorsturen. Vervolgens heb je een manier nodig om bij te houden wat er al beantwoord is en wat nog moet worden opgevolgd. Dit leidt tot veel heen en weer mailen en tijdverlies. Als je veel eindgebruikers hebt, kan dit een regelrechte nachtmerrie worden. Daarom vinden de meeste teams na verloop van tijd dat e-mail niet meer volstaat en ze een ticketsysteem nodig hebben.
Zoekt u een manier om inkomende e-mails automatisch om te zetten in georganiseerde, toegewezen tickets zonder er zelf iets voor te hoeven doen? Dan is OneDesk de oplossing.
Stap 1: Verbind je inbox (op de directe manier)
De meeste mensen denken dat ze ingewikkelde regels voor het doorsturen van e-mails moeten instellen om berichten in een ticketsysteem te krijgen. Met OneDesk is dat geen probleem.
OneDesk biedt een directe verbinding met Gmail (Google Workspace) en Outlook (Office 365) .
In plaats van alleen e-mail door te sturen, koppelt u uw supportadres rechtstreeks aan het platform.
Waarom dit belangrijk is : Het is veiliger, gemakkelijker in te stellen en het zorgt ervoor dat wanneer je vanuit OneDesk antwoordt, je e-mail er voor je gebruiker professioneel uitziet.
Zo doe je het : Doorloop in OneDesk de wizard voor snelle installatie. Tijdens de stap voor e-mail moet je je aanmelden bij het Microsoft- of Google-account waarmee je verbinding wilt maken (we raden aan een speciaal support-e-mailadres te gebruiken, zoals help@jouwbedrijf.com). Zodra dit is gedaan, worden nieuwe e-mails als tickets aangemaakt.
Stap 2: Stel regels voor automatische toewijzing in
Nu de e-mails binnenstromen als tickets, wilt u niet degene zijn die ze allemaal handmatig toewijst. De automatiseringsfuncties van OneDesk kunnen dit zware werk voor u doen.
Je kunt eenvoudige regels maken die fungeren als je 24/7 dispatcher. Bijvoorbeeld:
- Op basis van expertise: Als het onderwerp van de e-mail de woorden ‘Server’ of ‘Netwerk’ bevat, kan OneDesk de e-mail automatisch toewijzen aan uw hoofdtechnicus.
- Per team: Je kunt een regel instellen die elk binnenkomend ticket doorstuurt naar je “Eerstelijns ondersteuningsteam”, zodat de eerst beschikbare persoon het kan oppakken.
- Round-Robin: Wilt u het eerlijk houden? U kunt het systeem automatiseren zodat uw teamleden één voor één aan de beurt komen en niemand overbelast raakt.
De configuratie is eenvoudig: ga naar Beheer > Regels en automatisering en maak een automatisering aan met de volgende tekst: "Wanneer een ticket wordt aangemaakt, wijzig dan het veld 'Toegewezen aan' in [Gebruikers- of teamnaam]."
Stap 3: Geniet van het “instellen en vergeten”-leven
Zodra je je e-mailadres hebt gekoppeld en de toewijzingsregels hebt ingeschakeld, hoef je niet meer handmatig werk te verrichten.
- Een gebruiker stuurt een e-mail naar help@yourcompany.com.
- OneDesk detecteert het direct en maakt er een ticket van.
- De automatiseringsengine leest het ticket en wijst het toe aan de juiste persoon.
- Uw technicus ontvangt een melding en de eindgebruiker ontvangt een bevestigingsbericht.
Waarom OneDesk de juiste keuze is
Als je momenteel overspoeld wordt door een gedeelde inbox, verandert de overstap naar een dedicated helpdesk zoals OneDesk alles. Flexibele automatiseringsregels stellen je in staat tijd te besparen door tickets automatisch door te sturen en bij te werken op een manier die aansluit op je workflows. Bovendien krijg je via je dashboard een duidelijk overzicht van wat er in behandeling is, wie waaraan werkt en hoe lang het duurt om problemen op te lossen.
Door het ” E-mail naar ticket “-proces te automatiseren, kunt u de administratieve lasten verminderen en u concentreren op belangrijke zaken.
Klaar om je werk te organiseren? OneDesk is speciaal ontworpen om deze workflow direct te ondersteunen. Start een gratis proefperiode en ontdek hoeveel tijd je bespaart wanneer je taken zichzelf toewijzen!