Транскрипция
Финансовое приложение предназначено для организаций, которые хотят управлять финансами, связанными со своими проектами, билетами и задачами, в OneDesk. В сочетании с другими инструментами OneDesk вы можете легко прогнозировать расходы и суммы счетов на основе установленных вами тарифов и отслеживать запланированные и фактические суммы счетов и расходы в режиме реального времени.
Это видео представляет собой обзор того, на что способны финансы и как они работают.
Доступ к финансовому приложению
Финансовое приложение доступно на левой боковой панели, обозначенной символом доллара. Как пользователь уровня администратора вы можете указать, кто имеет доступ к приложению Financials, через профиль отдельного пользователя. Вы можете захотеть скрыть свою финансовую информацию от некоторых пользователей. Для этого перейдите в приложение пользователей, нажмите на пользователя, чтобы открыть его профиль. Затем можно выбрать для пользователя полный или ограниченный доступ. При ограниченном доступе пользователь не может видеть приложение «Финансы» и, следовательно, не будет иметь доступа к финансам организации.
Обзор интерфейса
Теперь давайте перейдем к финансовому приложению.
В правой части экрана вы увидите различные столбцы с финансами, относящимися к каждому проекту и элементам внутри. Эти столбцы можно настроить по своему вкусу, нажав на шестеренку и отметив их включением или выключением. Вы можете увидеть различные столбцы для работы, стоимости, счетов и прогноза. Ознакомьтесь с подробным описанием каждого из этих параметров столбца в нашем блоге или в статьях базы знаний.
В этом видео я сосредоточусь в первую очередь на плановых и фактических затратах и счетах.
Обратите внимание, что здесь вы также можете определить вычисляемые столбцы. Щелчком по шестеренке и параметру «Вычисляемый столбец». В появившемся меню вам будет предложено выбрать свойства, которые вы хотите вычесть. В зависимости от вашего выбора для первого свойства свойство вычитания будет меняться. Например, если мы выбираем Фактические трудозатраты в качестве нашего первого свойства, мы можем выбирать между Прогнозируемыми трудозатратами и Фактическими оплачиваемыми трудозатратами для вычитания.
Вы можете видеть здесь, в нашем представлении появился новый столбец под названием «AW — BW». Я также могу перемещать его. Как и другие столбцы, теперь вы можете выбрать, показывать ли этот столбец или нет, из меню в виде шестеренки. Обратите внимание, что удаление этого столбца вычитания удалит его, и его нужно будет добавить снова вручную, если вы хотите его увидеть.
Установить стоимость и тарифы на выставление счетов
Теперь давайте посмотрим, как мы на самом деле начинаем планировать нашу работу. Вы можете изменить стоимость и ставки выставления счетов для каждого уровня. Эти ставки могут быть изменены, чтобы наилучшим образом отразить поток денег в ваш бизнес и из него, когда вы работаете над своими проектами, билетами и задачами.
Чтобы изменить расчеты затрат и расчеты счетов, выберите меню действий в левой части приложения «Финансы» и опцию «изменить расходы/ставки счетов». Как вы можете видеть, существуют различные ставки, которые вы можете установить для своей стоимости и выставления счетов, например, по команде или по проекту. Вы можете установить почасовую ставку, месячный минимум или смешанную ставку. В случае смешанной ставки ваша почасовая ставка будет применяться после достижения минимума.
Допустим, у меня есть компания с различными командами. Моя служба поддержки получает от компании 25 долларов в час. Команда разработчиков — 50 долларов в час, а моя команда дизайнеров — 30 долларов в час. Давайте установим и рассчитаем наши затраты.
Далее давайте установим наши тарифы на выставление счетов. В этом случае допустим, что моя компания выставляет счета клиентам в зависимости от типа проекта. Здесь вы можете видеть, что у меня включены три типа проектов: дизайн, разработка и поддержка. Давайте установим некоторые оплачиваемые тарифы. Допустим, для проектов типа поддержки у нас есть месячный минимум, а затем взимание почасовой оплаты. Для проектов типа дизайна и разработки мы взимаем почасовую оплату в размере 100 в час. Установить и рассчитать суммы.
Наша компания теперь может планировать задачи и проекты в обычном режиме. Используйте приложения «Задачи» и «Проекты», чтобы отслеживать и соблюдать цели и сроки, расставлять приоритеты задач и распределять ресурсы. (См. наши сообщения в блоге или видеоролики для получения подробной информации об управлении проектами с помощью OneDesk)
Чтобы продемонстрировать, давайте состыкуем детали наших предметов сбоку здесь. Во-первых, вы можете видеть, что проект здесь относится к типу «дизайн», для которого мы устанавливаем оплачиваемые ставки. Давайте также рассмотрим нашу задачу в этом проекте, который называется каркасным. Как видите, эта задача возложена на одного из моих дизайнеров. Вы также можете увидеть, что запланированная работа для нашей задачи «Каркас» составляет 6 часов.
Закрыв сведения о задаче, мы можем видеть ниже, что на основе моих запланированных часов задач и моей ставки стоимости была сгенерирована моя запланированная стоимость. 6 часов, умноженные на стоимость моей команды дизайнеров в размере 30 долларов. Кроме того, моя запланированная оплачиваемая сумма генерируется за 6 часов на основе моих оплачиваемых ставок по типу проекта, частью которого является эта задача. Итого моего проекта рассчитывается по сумме во всех задачах в дизайн-проекте.
Вернемся к панели сведений о задачах и прокрутим до наших расписаний. Вы можете видеть, что один из моих дизайнеров представил табель учета рабочего времени на 2 часа оплачиваемого времени для этой задачи. Здесь генерируются фактические затраты и фактические подлежащие оплате суммы. Наконец, прибыль рассчитывается на основе фактической суммы к оплате за вычетом фактических затрат.
Теперь, как менеджер проекта, мы можем динамически отслеживать, соответствует ли наш запланированный бюджет затрат фактическим затратам. С финансовым приложением легко динамически оценивать или переоценивать свои платежные ставки. Не забудьте посмотреть другие наши видео и статьи об использовании OneDesk. А если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться через чат или по адресу support@onedesk.com.