平衡公司的所有各种业务需求可能很困难，并且通常会导致使用许多不同的解决方案来完成工作。 这些天来，很多软件经常专注于满足一个特定的需求，并且做得很好。 虽然这在为消费者提供优质服务方面非常有用，但它也会导致复杂的工作流程，让用户在多个产品之间切换以完成单个项目。 有时可以通过自定义集成来解决产品之间缺乏凝聚力的问题，但最终，软件之间的这种来回跳跃最终会对生产力造成影响。 出于这个原因，一位客户来找我们，寻求一种将其工作流程的所有方面整合到一个产品中的方法。
我们的客户是一家网页设计公司，与他们的客户密切合作，建立销售页面，使他们能够提供不同的服务，如课程、咨询和活动。 他们之前的工作管理设置结合了三种不同的工具来跟踪状态、与客户协作以及向设计师分配任务。 因为这些工具中的每一个都迎合了特定的需求和受众，所以我们的客户开发了一个笨拙的过程，在这三个工具之间来回切换以完成单个项目。 由于信息分散在这些不同的软件中，因此很难跟踪单个项目的所有方面而不忽略某些东西。 客户希望从 OneDesk 获得的是一种从客户那里收集需求、集中沟通并拥有工作状态的高级仪表板视图的方法。
使用客户门户促进对话和协作
我们客户的大部分关注点都集中在他们使用这种复杂的工具组合创建的工作流上，以及寻找在 OneDesk 中更简单地捕获它的方法。 在工作流程的最开始，我们的客户希望从他们的客户那里得到需求。 通过在我们的客户门户应用程序上使用网络表单，我们的客户可以轻松定义他们需要的所有信息并强制客户提前提供，从而减少需要发生的来回次数。 输入到网络表单中的数据会自动在 OneDesk 中变成一张票，然后作为设计团队工作的主要依据。 OneDesk 中的每种工单类型都有自己的一组生命周期状态。 生命周期状态之间的名称和流程也是完全可定制的，这允许我们的客户通过他们定义的一系列步骤来捕获他们的整个工作流程。 当客户查看他们在客户门户中登录的项目时，这些状态也对客户可见，从而使他们清楚地了解他们的请求状态。 这对我们的客户来说非常重要，他们希望确保他们的客户感受到创作之旅的一部分。 由于 OneDesk 中的每个请求都作为票证进行跟踪，因此所有工作项功能都随之而来，并扩展到附件等功能。 由于我们的客户需要与客户共享模型，他们可以通过将这些图像附加到票证上轻松地做到这一点，客户无需打开单独的工具或软件即可查看。 通过我们的对话功能，设计团队甚至可以直接向客户询问反馈，所有这些都可以通过客户门户访问。
使用子任务来组织团队的工作
我们的客户指出，网站设计通常涉及许多不同的任务。 这些范围从入职步骤到建立品牌规范和样式。 在 OneDesk 中，这些较小的工作项可以简单地捕获为子任务。 他们仍然在更广泛的票证下，但有自己离散的生命周期状态和详细信息集。 子任务实际上与工单相同，因为它们也可以被分配出来并且是它们自己的工作表示。 几乎可以对工单执行任何操作，也可以处理其下的任何子任务，包括根据生命周期状态为客户设置提醒通知、为自动消息创建电子邮件模板以及直接与客户交谈。 通过为需要完成的项目的每个部分创建子任务，我们的客户能够确保涵盖每个方面，并了解进度。
设置视图以深入了解工作状态
对我们的客户来说绝对重要的一项能力是能够了解工作状态是什么，了解团队的表现。 事实上，他们之前使用的三种工具中的一种专门用于提供这种整体视图，尽管它缺乏对个别任务提供有意义的洞察力的能力。 默认情况下，OneDesk 提供了许多内置视图，可以根据客户的需求进行调整和编辑。 从分层树视图到状态板视图，从仪表板到日历视图，我们的客户可以采用我们的任何基本选项，然后应用过滤器和分组来揭示更深层次的发现。 例如，性能是我们的客户关心的问题，并且希望有一种仪表板来突出它。 通过设置一个基于受让人、完成状态和工单关闭、更新或创建日期分解工作的视图，我们的客户可以快速辨别哪些团队成员可能正在为他们的工作量而苦苦挣扎，并寻找最近可能刚刚形成的模式.
所有这些功能使我们的客户能够轻松过渡到使用 OneDesk 来满足他们的项目管理需求，而不必牺牲他们如此重视的与客户的协作。 在他们现有的工作流程之上，我们还强调了使用工作流程自动化进行优化的可能性。 一旦满足特定条件，这个强大的功能就会触发某些动作，所有这些都将由我们的客户定义。 在很多情况下，这些自动化使工作能够自我管理，而且很明显，就如何将工作流程提升到一个新的水平而言，可能性是无穷无尽的。 与我们的 Zapier 集成库配合使用，很容易看到更多将设计流程与计费方面及其他方面集成的机会。 归根结底，OneDesk 的单一工具套件为我们的客户提供了他们所需的集中化，使他们能够摆脱复杂的工具集而不会放弃任何东西。