Transskription
Økonomiapplikationen er for organisationer, der ønsker at håndtere økonomi omkring deres projekter, billetter og opgaver i OneDesk. I kombination med OneDesks andre værktøjer kan du nemt forudsige omkostninger og faktureringsbeløb baseret på de satser, du indstiller, og giver dig mulighed for at holde styr på planlagte og faktiske faktureringsbeløb og omkostninger i realtid.
Denne video er et overblik over, hvad økonomien kan, og hvordan det fungerer.
Adgang til økonomiapplikationen
Finansapplikationen er tilgængelig på dit venstre sidepanel, angivet med dollarsymbolet. Som bruger på administratorniveau kan du konfigurere, hvem der har adgang til økonomiapplikationen via en individuel brugers profil. Du ønsker måske at skjule dine økonomiske oplysninger for nogle brugere. For at gøre det, gå til brugerens applikation, klik på brugeren for at få vist deres profil. Derefter kan du vælge at indstille en bruger til at have fuld eller begrænset adgang. Med begrænset adgang kan en bruger ikke se økonomiapplikationen og vil derfor ikke være fortrolig med organisationens økonomi.
Oversigt over grænsefladen
Lad os nu gå til økonomiansøgningen.
I højre side af skærmen vil du se de forskellige kolonner med økonomi, der vedrører hvert projekt og emnerne indeni. Disse kolonner kan tilpasses efter din smag, ved at klikke på tandhjulet og markere dem til eller fra. Du kan se, at der er forskellige kolonner for arbejde, omkostninger, fakturerbare og prognose. Tjek vores blog eller vidensbase-artikler for detaljerede beskrivelser af hver af disse kolonnemuligheder.
Til denne video vil jeg primært fokusere på de planlagte og faktiske omkostninger og fakturerbare.
Bemærk her kan du også bestemme de beregnede kolonner. Ved at klikke på tandhjulet og indstillingen Beregnet kolonne. På den resulterende menu vil du blive bedt om at vælge de egenskaber, som du ønsker at trække fra. Afhængigt af dit valg for den første ejendom, vil subtraktionsegenskaben ændre sig. Hvis vi f.eks. vælger Faktisk arbejde som vores første ejendom, kan vi vælge mellem prognosearbejde og faktisk fakturerbart arbejde at trække fra.
Du kan se her, den nye kolonne vises i vores visning med titlen “AW – BW”. Jeg kan også flytte rundt på den. Ligesom andre kolonner kan du nu vælge, om du vil vise denne kolonne eller ej fra tandhjulsmenuen. Bemærk venligst, at fjernelse af denne subtraktionskolonne vil slette den, og den skal tilføjes igen manuelt, hvis du ønsker at se den.
Indstil omkostninger og faktureringssatser
Lad os nu se, hvordan vi faktisk begynder at budgettere vores arbejde. Du kan ændre omkostnings- og faktureringssatserne på niveaubasis. Disse satser kan ændres, så de bedst afspejler strømmen af penge ind og ud af din virksomhed, mens du arbejder på dine projekter, billetter og opgaver.
For at ændre omkostningsberegningerne og faktureringsberegningerne skal du vælge handlingsmenuen i venstre side af økonomiapplikationen og vælge “rediger omkostnings-/faktureringssatser”. Som du kan se, er der forskellige takster, du kan indstille for dine omkostninger og fakturering, f.eks. efter team eller projekt. Du kan indstille taksterne hver time, med et månedligt minimum eller en blandet pris. Er der tale om en blandet takst, vil din timepris gælde, efter minimum er overholdt.
Lad os sige, at jeg har et firma med forskellige teams. Mit supportteam her bliver betalt $25 i timen af virksomheden. Udviklingsteamet koster 50 USD i timen, og mit designteam koster 30 USD i timen. Lad os indstille og beregne vores omkostninger.
Lad os derefter indstille vores faktureringstakster. Lad os i dette tilfælde sige, at min virksomhed fakturerer kunder baseret på projekttypen. Her kan du se, at jeg har tre projekttyper aktiveret, design, udvikling og support. Lad os fastsætte nogle fakturerbare takster. Lad os sige, at vi for supportprojekter har et månedligt minimum og opkræver derefter hver time. For design- og udviklingsprojekter opkræver vi time for 100,- i timen. Indstil og beregn dine beløb.
Vores virksomhed kan nu planlægge opgaver og projekter som normalt. Brug Opgaver og Projekter-apps til at holde styr på og overholde mål og deadlines, prioritere opgaver og allokere ressourcer. (Se vores blogindlæg eller videoer for detaljerede oplysninger om projektledelse med OneDesk)
For at demonstrere, lad os forankre detaljerne om vores varer på siden her. Først kan du se, at projektet her er af typen ‘design’, som vi sætter fakturerbare takster for. Lad os også se vores opgave i det projekt her kaldet wireframing. Du kan se her denne opgave er tildelt en af mine designere. Du kan også se det planlagte arbejde for vores ‘Wireframing’ opgave er sat til 6 timer.
Når opgavedetaljerne lukkes, kan vi nedenfor se, at baseret på mine opgavers planlagte timer og min omkostningssats, er min planlagte omkostning blevet genereret. 6 timer ganget med mit designteams omkostninger på $30. Desuden genereres mit planlagte fakturerbare beløb i 6 timer baseret på mine fakturerbare takster efter den projekttype, som denne opgave er en del af. Mit projekttotal er beregnet efter beløbet i alle opgaverne i designprojektet.
Går tilbage til opgavedetaljepanelet og ruller til vores timesedler. Du kan se, at en af mine designere har indsendt en timeseddel for 2 timers fakturerbar tid på denne opgave. Det er her de faktiske omkostninger og faktiske fakturerbare beløb genereres. Til sidst beregnes fortjenesten ud fra det faktiske fakturerbare beløb minus de faktiske omkostninger.
Nu som projektleder kan vi dynamisk spore, om vores planlagte omkostningsbudget er på sporet med de faktiske omkostninger. Med økonomiappen er det nemt dynamisk at estimere eller revurdere dine faktureringssatser. Glem ikke at tjekke vores andre videoer og artikler om brug af OneDesk. Og hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os via live chat eller på support@onedesk.com.