Velkommen til OneDesk-demoen af arbejdsstyring.
OneDesk tilbyder tre forskellige produkter – Help Desk, Projektstyring og Arbejdsstyring. I dag fokuserer vi på Arbejdsstyringsproduktet, som inkluderer alle funktioner samlet i ét problemfrit værktøj.
Arbejdsstyring med OneDesk hjælper virksomheder med at administrere hele klientens livscyklus – fra den første anmodning, via projektudførelse, løbende support og fakturering – alt sammen på én platform.
Med OneDesk kan du centralisere alt klientarbejde og kommunikation, strømline processer og sikre, at dit team forbliver produktivt og organiseret – samtidig med at du giver dine kunder en professionel og ensartet oplevelse.
OneDesk fungerer i skyen eller on-premise, og det er fleksibelt nok til at passe til dine forretningsbehov.
Lad os starte med den primære OneDesk-app – det er her, dit team arbejder hver dag for at administrere klientanmodninger, projekter, opgaver og fakturering.
Øverst finder du hovedværktøjslinjen, hvor du kan:
- Opret nye klientanmodninger, opgaver, projekter eller fakturaer.
- Få adgang til massehandlinger og import for at spare tid.
- Søg i hele dit arbejdsområde med det globale søgeværktøj.
- Få adgang til vejledninger og vejledninger i menuen Kom godt i gang.
- Administrer dine OneDesk-produkter, eller tilføj nye apps.
I venstre side ser du brugerappens sidebjælke. Apps bestemmer, hvad du ser og administrerer i dit arbejdsområde. For eksempel giver Dashboard-visningen dig et overblik over dit og dit teams arbejde, mens det er i Tickets-appen, at du kan se og arbejde med tickets i detaljer.
Vi vil udforske disse apps nærmere senere.
Udover den primære app, dine agenter bruger, tilbyder OneDesk flere kanaler, hvor kunder eller slutbrugere kan indsende sager, få adgang til selvbetjeningsmuligheder og holde sig opdateret om status.
Disse værktøjer – kaldet de kundevendte applikationer – gør det nemt for kunder at kontakte dit supportteam. Du kan nemt tilføje dem til dit websted som en widget, via kodestykke eller integration.
Lad os få et overblik over de forskellige kundeapplikationer:
- Messenger tilbyder livechat mellem dine kunder og agenter, så du kan svare med det samme og holde samtalerne organiserede.
Den indbyggede AI-chatbot hjælper med kundesamtaler og håndtering af tickets.
Botten er trænet på dine vidensbaseartikler, websider, gemte svar og tidligere samtaler – hvilket sikrer, at den kun bruger din virksomheds indhold.
Hvis botten ikke kan finde et svar, får dit team besked om at overtage eller følge op. - Billetportalen giver kunderne mulighed for at logge ind, se deres billethistorik, tjekke status og kommunikere direkte med dit team.
- Webformularen gør det nemt for alle at indsende en ny anmodning eller rapportere et problem direkte fra dit websted. Du kan angive obligatoriske felter for at sikre, at alle nødvendige oplysninger indsamles.
- Vidensbasen fungerer som et selvbetjeningscenter, hvor kunder kan finde svar på almindelige spørgsmål, hvilket reducerer antallet af gentagne supportsager.
Med AI-integration kan kunder stille spørgsmål og få præcise opsummeringer – igen, alt sammen udelukkende baseret på din virksomheds indhold.
Alle disse apps kan tilpasses og brandes, så de passer til din organisations udseende og funktionalitet, hvilket giver en problemfri kundeoplevelse.
Tilbage til hovedappen.
Arbejdet starter ofte med en kundeanmodning eller et supportproblem. OneDesk gør det nemt at indsamle disse anmodninger via flere kanaler – e-mail, livechat, webformularer, telefon og mere.
Du kan forbinde din virksomheds support-e-mail, så indgående beskeder automatisk bliver til supportsager.
Når en kunde for eksempel sender en e-mail til din supportadresse, opretter OneDesk øjeblikkeligt en supportsag – og registrerer emne, besked, vedhæftede filer og afsenderoplysninger.
Hvis kunden ikke allerede findes i dit system, opretter OneDesk automatisk en profil til dem.
Du kan også administrere stemmesupport direkte fra OneDesk – køb et nyt nummer eller send dit eksisterende telefonnummer til systemet.
Du kan besvare indgående opkald, gemme optagelser og knytte opkald til nye eller eksisterende billetter.
Udover telefon og e-mail kan du oprette billetter manuelt i appen eller lade kunderne indsende dem via din webformular eller livechat.
Uanset hvordan en kunde kontakter dig, registreres, spores og administreres hver interaktion ét sted.
Åbn en sag fra gitteret for at se dens detaljer.
Hver billet indeholder den fulde samtalehistorik, sammen med hvem den er fra, hvad den handler om, og hvilket trin den er i.
Herfra kan dit supportteam svare kunden direkte og spore fremskridt fra start til løsning.
Alle kundesvar – uanset om det er via e-mail, chat eller portalen – tilføjes automatisk til den samme sag, så dit team aldrig mister kontekst.
Dit team kan hurtigt svare ved hjælp af gemte svar og nemt linke artikler eller webformularer for at give yderligere oplysninger.
Du kan forenkle denne arbejdsgang yderligere ved at bruge AI-assistenten til at anbefale eller generere svar automatisk.
Når du sender svar, opdaterer automatiseringer sagsstatussen, så du altid ved, hvor den står.
Når en anmodning er løst, kan sagen lukkes – og hvis kunden svarer igen, åbnes den automatisk igen, hvilket sikrer, at intet overses.
Automatiseringer kan også tildele tickets til de rigtige agenter eller teams, sende bekræftelsesmails, anvende tags og opdatere statusser.
Du kan også oprette interne samtaler på en ticket til diskussioner kun med agenter.
Interne beskeder forbliver private for dit team, hvilket muliggør samarbejde bag kulisserne uden at forvirre kunden.
Du kan tagge holdkammerater ved at bruge “at”-omtaler eller linke andre elementer ved hjælp af hash-symbolet.
Dit team kan også registrere tid på billetter – start en timer, mens du arbejder, eller registrer tiden manuelt via timesedler.
Timesedler kan hjælpe med at spore produktivitet, måle arbejdsbyrde eller fakturere klienter.
I Tickets-appen kan billetter kategoriseres efter type, prioritet eller kilde og organiseres i mapper og visninger, der matcher din arbejdsgang.
Du kan oprette filtrerede visninger for åbne tickets, forsinkede anmodninger, ventende svar eller tickets fra en bestemt kunde.
Hver visning kan tilpasses fuldt ud, så hver agent eller leder kan se, hvad der er vigtigst for dem.
Lad os se på at oprette projekter.
Projekter giver dig mulighed for at gruppere relaterede opgaver, administrere milepæle og spore den samlede fremgang.
For at oprette et nyt projekt skal du gå til knappen Tilføj og vælge Projekt. Du kan nemt starte nye projekter ved at oprette et nyt fra skabeloner. Ved at oprette fra skabeloner kan du kopiere detaljer, opgaver og opgaver over for nemt at oprette nye lignende projekter.
Lad os nu oprette et projekt fra bunden. Indtast projektdetaljer såsom navn og beskrivelse, og tilføj relevante teammedlemmer som medlemmer.
Når et nyt, tomt projekt er oprettet, skal du udfylde det med opgaver. Opgaver er byggestenene i dine projekter. Tilføj alle de detaljer, der er nødvendige for at fuldføre opgaven. Tilføj en tildelt person, prioriter opgaven, og tilføj den til dit projekt.
Lad os derefter gå til Projekter-appen.
I projektappen kan du se alle dine projekter, organisere dine projekter i porteføljer og overvåge status og fremskridt. For at se detaljer om et specifikt projekt skal du blot klikke for at åbne fra gitteret.
Her kan du yderligere overvåge og definere projektets tidslinjer og detaljer, herunder eventuelle links eller vedhæftede filer. Send beskeder til teammedlemmer om projektet. Tildel teams til specifikke projekter. Overvåg de planlagte timer, sporede timer og projektaktivitet.
Lad os se nærmere på Opgaver-appen . Dette er det primære sted, hvor du kan planlægge arbejde og spore fremskridt i detaljer. Klik på en opgave for at åbne den fra gitteret. Her kan du indstille planlagte forfaldsdatoer, opdatere prioriteter, tilføje detaljer eller vedhæfte filer. Kommuniker med dit team ved hjælp af beskeder i realtid.
Dit team kan også registrere tid på billetter – start en timer, mens du arbejder, eller registrer tid manuelt via timesedler. Timesedler kan hjælpe med at spore produktivitet, måle arbejdsbyrde eller fakturere klienter. Tilføj noter til timesedler, og spor opgavens aktuelle status, mens du arbejder.
OneDesks automatiseringer kan også tilpasse din arbejdsgang eller reducere manuelt arbejde.
Opgave-appen hjælper teams med at holde styr på tingene, samarbejde effektivt og sørge for, at intet går galt. Du kan se opgaver som lister, Kanban-tavler, kalender, arbejdsbyrde eller Gantt-diagrammer, så du kan arbejde på den måde, der passer dig bedst.
Fra Gantt-diagrammet kan du planlægge opgaver og oprette afhængigheder. I Kanban-visningen kan du se status for hver opgave og opdatere statusser interaktivt. Du kan oprette og gemme filtrerede eller grupperede visninger for forsinkede opgaver, dine tildelte opgaver, igangværende opgaver og meget mere.
Hver visning kan tilpasses fuldt ud, så hver agent eller leder kan se, hvad der er vigtigst for dem.
OneDesk inkluderer også en økonomiapp, der giver dit team mulighed for at give tilbud og fakturere for tid og projekter.
- Opret tilbud til projekter med fast pris eller forudbetalte timer. Du kan hurtigt oprette tilbud ved hjælp af dine projektskabeloner eller bygge et tilbud fra bunden. Når et tilbud er accepteret, kan du konvertere det direkte til en faktura. Du kan også oprette fakturaer for fakturerbar tid, der er registreret på opgaver eller billetter i klientprojekter. Link fakturaer direkte til klientprojekter for fuld gennemsigtighed.
Lad os tage et skridt tilbage og se på hele klientlivscyklussen i OneDesk.
- En klient kontakter dig via e-mail, chat eller webformular. OneDesk registrerer supportproblemer eller -anmodninger som en ticket. Anmoder du om et nyt projekt eller en ny tjeneste? Du kan give et tilbud direkte i OneDesk.
- Sendinger kan omdannes til opgaver eller forblive en del af et projekt. Opret nemt nye projekter ved hjælp af skabeloner. Dit team planlægger arbejdet ved hjælp af Gantt-diagrammer, Kanban-tavler eller lister. Registrer tiden, mens du arbejder på opgaver eller billetter. Opgaver tildeles, deadlines spores, og fremskridt overvåges i realtid.
- Efter eller under projektleveringen administreres løbende kundesupport ved hjælp af det samme system. Kvitteringer sporer opfølgende arbejde, problemer eller vedligeholdelsesanmodninger. Tidsforbrug eller faste gebyrer for tjenester faktureres direkte via OneDesk, hvilket sikrer præcis og rettidig fakturering. Hvis du havde et tilbud, kan du nu konvertere det direkte til en faktura.
Ved at samle alle disse elementer giver OneDesk professionelle servicevirksomheder fuld oversigt og kontrol over alle kundeinteraktioner, alle projekter og alle fakturaer.
Lad os derefter se på nogle af de andre nøgleapplikationer i OneDesk.
Messenger-appen er det centrale sted for alle samtaler – inklusive livechats, e-mails, portalbeskeder og interne teamdiskussioner.
Du kan se enhver sag eller opgave, der er knyttet til en samtale, og navigere direkte til dens detaljer.
Analytics -appen giver dig indsigt i teamets præstationer og projektresultater.
Se diagrammer og grafer for at se nøgleindikatorer for præstation samt identificere tendenser og potentielle flaskehalse.
Generer brugerdefinerede rapporter om dine billetter, opgaver, timesedler og projekter. Du kan sende rapporter via e-mail på planlagt basis for automatisk at holde dit team eller dine ledere informeret.
OneDesks administrationsområde giver dig fuld kontrol over, hvordan din arbejdsstyring fungerer. Her kan du konfigurere dine virksomhedspræferencer såsom arbejdstider, sprog og temafarver.
Du kan også tilpasse hele dit arbejdsstyringsflow:
- Opret flere opgaver, tickets eller projekttyper med unikke statusser og arbejdsgange.
- Opret brugerdefinerede felter for at indsamle oplysninger, der er specifikke for din virksomhed eller dine projekter.
- Integrer med eksisterende værktøjer ved hjælp af indbyggede integrationer, Zapier eller OneDesk API’en.
- Opsæt automatiseringer til automatisk at tildele opgaver baseret på projekt eller prioritet, opdater statusser, når arbejdet skrider frem, eller send påmindelser for at holde deadlines på sporet.
- Brand dine kundevendte apps – Messenger, Portal og Webforms – med dit logo, farver og tekst.
Med OneDesk Work Management kan professionelle servicevirksomheder:
- Indfang kundeforespørgsler på tværs af flere kanaler.
- Planlæg og udfør projekter effektivt ved hjælp af opgaver, milepæle og Gantt-diagrammer.
- Yd løbende klientsupport problemfrit.
- Registrer tid og administrer fakturering for både fastpris- og timebaserede projekter.
- Få indsigt i performance og forbedr driften ved hjælp af analyser.
Tak fordi du så denne OneDesk Work Management-demo.
For at få mere at vide eller starte din gratis prøveperiode, besøg onedesk.com.