Hej. I dag skal vi se på at komme i gang med One-Desk og et overblik over dets nøglefunktioner. Her er vores dagsorden for i dag.
I dagens webinar vil vi dække hovedsektionerne af One-Desk, herunder hvad kundeapplikationerne er; organisationen af din One-Desk; hvordan du kan se dine oplysninger; hvordan billetter oprettes; planlægning af opgaver og projekter; sporing af tid, arbejdsbyrde og andre præstationsindikatorer; fakturering og tilbud; og til sidst dine kontoindstillinger.
Jeg håber du nyder.
One-Desk er et alt-i-et værktøj med helpdesk, projektstyring og professionel serviceautomatisering. Du kan støtte dine kunder, samarbejde med dit team, arbejde på projekter, spore tid og meget mere. One-Desk er fleksibel og kan tilpasses til en række forskellige teams og brancher.
Alt du behøver for at tilmelde dig hos One-Desk er en e-mail-adresse, og du får adgang til en 14-dages prøveversion med alle funktioner. Bare klik på tilmeld dig gratis-knappen på vores hjemmeside.
Når du har registreret dig, vil du blive mødt af denne hurtigopsætningsguide. Dette er altid tilgængeligt på den øverste navigation, som du kan referere til, og det er fyldt med nyttige videoer, tutorials og vigtigere, den hurtige opsætningsguide. Hvis du bruger et par minutter på at gennemgå disse trin i guiden, er du klar til at begynde at bruge One-Desk.
Lad os nu komme i gang.
Der er 3 hoveddele, der udgør One-Desk. Den første er hovedwebgrænsefladen, som vi kigger på nu. Det er her du eller dit team vil bruge det meste af deres tid. Den anden er mobilappen. Selvom jeg ikke vil vise mobilappen i dag, ER den tilgængelig til iOS og Android. Det er beregnet til, at dit team skal kunne få adgang til deres opgaver, svare på kundespørgsmål og logge tid direkte fra deres telefon.
Endelig har vi kundeansøgningerne.
Kundeapplikationer er slutbruger-, klient- eller kundevendte side af One-Desk. De er beregnet til at hjælpe med kommunikation og support, så kunderne kan få opdateringer, indsende billetter og mere. Kunder kan også oprette billetter og svare via e-mail, som jeg viser dig senere.
Du kan se dine kundeapps ved at klikke på dit navn og holde markøren over kundeapps. Kundeapps inkluderer webwidget, messenger, portal, webformularer og videnbase.
Lad os klikke på Web Widget. Dette åbner et nyt vindue på en eksempelside med widgetten.
Widgetten her kan integreres på din egen hjemmeside med et JavaScript-kodestykke. Widgetten indeholder de andre kundeapplikationer inden for fanerne her. I det væsentlige er widgetten en nem måde for kunder at få adgang til apps. Du kan alternativt give kunderne et link til individuelle kundeapps.
Selve kundeapps inkluderer:
Budbringeren; en live-chat mellem dig og dine kunder eller slutbrugere. De kan sende dig beskeder og inkludere vedhæftede filer. Lad os lade som om, jeg er kunde, og sende en besked. Alle livechatbeskeder fra dine kunder vises i din primære webapplikation, så dine agenter kan svare. Vi får snart at se, hvor det er.
Dernæst er billetportalen, hvor dine kunder kan logge ind og se deres billetter sammen med fremskridtene på dem, levere vedhæftede filer, se samtalehistorik og meget mere. Portalen hjælper med at minimere kundespørgsmål vedrørende deres billetfremskridt.
Dernæst er webformularerne, dette er en metode, en kunde kan bruge til at indsende nye billetter. Du kan tilpasse din formular ved at tilføje tilpassede egenskaber, gøre felter obligatoriske og så videre. Webformularer er nyttige for at sikre, at du modtager alle nødvendige oplysninger om billetter.
Endelig er videnbasen et selvbetjeningscentrum for information. Dit team kan skrive artikler om almindelige spørgsmål, din virksomhed, tjenester eller andet. Videnbasen kan skære ned på almindelige spørgsmål og holde alle på samme side.
Bemærk venligst, at disse apps er meget konfigurerbare, inklusive farver, logoer og mere. Det vil jeg dække senere.
Organisation + grundlæggende nav-
Lad os vende tilbage til vores hovedwebapplikation.
One-Desk lader dig nemt logge nye opgaver, billetter og andet arbejde. De tre vigtigste apps i venstre side her er Tickets-appen, Tasks-appen og Projects-appen. Dette er de vigtigste steder, du ville gå til for at administrere arbejde.
Lad os nu tale om, hvordan dine arbejdsemner er organiseret i One-Desk. Øverst har vi dit organisationsnavn. Dernæst har vi porteføljer. Porteføljer er beholdere til dine projekter og er primært organisatoriske. Almindelig praksis ville være at få disse opkaldt efter kunder, du betjener, eller af afdelinger i din virksomhed.
Inde i porteføljerne har vi projekter. Projekter fungerer som containere til billetter og opgaver. Brug projekter til både planlægning og organisering.
Endelig har vi billetter og opgaver. Hvad er forskellen? Nå, billetten er god til at logge hurtige løsninger opnået med enkle svar, mens opgaverne er til at planlægge en mere dybdegående løsning, der kræver mere tid og ressourcer at løse. Du kan eskalere billetter til opgaver eller oprette opgaver selvstændigt. Jeg vil snart vise dig, hvordan det ser ud.
Hvis du nu gerne vil se billetter, opgaver, projekter eller andet arbejde mere detaljeret, kan du gøre det på en af to måder. Du kan dobbeltklikke, hvilket åbner detaljepanelet i en ny fane øverst. Men hvis du ikke ønsker at navigere væk fra dette dashboard, kan du gå til menuen Værktøjer i den øverste bjælke og vælge ‘Dock detaljer paneler til højre’. I denne visning er du stadig i stand til at gennemse elementerne på skærmen. Begge muligheder viser den samme information, bare forskelligt.
Tilpassede arbejdsvisninger-
Nu kan vi i venstre side se vores arbejdsvisninger. Disse muligheder bestemmer, hvad vi ser i vores dashboard her.
Først er systemvisningerne, du kan tænke på disse som vores basislayouts. Jeg har trævisningen for et hierarkisk kig på mine billetter grupperet i deres respektive projekter. Underopgavetræet grupperer vores overordnede billet med dens underopgave. Vi lærer mere om delopgaver senere. Lejligheden er en listevisning. Statustavlen er en Kanban-tavle, der giver dig mulighed for at trække og slippe billetter til forskellige statusser og visuelt forstå vores arbejdsbyrde
Under vores basisvisninger er brugerdefinerede visninger. Brugerdefinerede visninger er konfigurerede versioner af vores basislayouts; de kan have filtre, brugerdefinerede grupperinger, sorteringer og forskellige kolonner. Disse er nogle out-of-the-box-visninger, for eksempel sorterer og grupperer billetindbakken mine billetter efter oprettelsesdato. Du kan også oprette dine egne brugerdefinerede arbejdsvisninger. Klik på ikonet ved siden af ’Mine visninger’. Først skal du vælge systemlayoutet. Lad os vælge trævisningen. Tilføj derefter de filtre, du ønsker. Lad os f.eks. vælge at indskrænke billetter til billetter, der er tildelt mig selv. Vælg filter, tildelt, er, mig. Tilføj endelig grupperinger til din visning. Lad os gruppere disse billetter efter prioritetsniveau. Lad os nu gemme min visning. Som bruger på administratorniveau kan jeg vælge at dele mit synspunkt. Dette er nyttigt til at skabe ensartede visninger på tværs af din organisation. Alle kan oprette visninger og gemme dem selv på sidebjælken her, men kun administratorbrugere kan dele dem. Så her er den visning, vi oprettede med mine billetter grupperet efter prioritet. Du kan blive ret granuleret med dine synspunkter. Du kan f.eks. tilføje eller fjerne kolonner, ændre kolonnestørrelse eller endda anvende søgninger. Du kan derefter gå ind og gemme disse ændringer i dine brugerdefinerede visninger.
Der er også valget på projektniveau. Dette giver dig mulighed for at vælge omfanget af et projekt eller en portefølje ad gangen. Projektets omfang fungerer uafhængigt og oven i dine tilpassede visninger. Den følger dig også, når du går gennem andre applikationer.
Bemærk endelig, at den udsigt, du ser på, altid afspejles i brødkrummerne ovenfor. Du kan nemt rydde filtre eller markeringer på denne måde.
Oprettelse af billetter / helpdesk
Så hvordan får du billetter til din One-Desk? Nå, Helpdesk-flowet begynder, når en billet indsendes til din virksomhed. Den første måde er manuelt. Klik på knappen Tilføj, og du kan derefter udfylde formularen for at oprette en billet. Du kan gøre dette på vegne af en kunde. For det andet, og nok mest populære, er at fange billetter via e-mail. Dette er et af trinene i din hurtige opsætningsguide. Du kan direkte forbinde dine Office 365- eller Google-support-e-mail-konti eller automatisk videresende fra en anden udbyder. Kunder vil derefter e-maile din almindelige supportadresse, og en billet oprettes automatisk i One-Desk. Lad os se på en billet, og jeg vil forklare, hvad der sker. E-mailens emnelinje bliver titlen på billetten. Brødteksten bliver til beskrivelsen. Kunden tilføjes som rekvirent her. Deres navn og e-mail registreres, hvis en profil ikke allerede findes på din One-Desk-konto. Du kan svare kunden direkte fra samtalefanen her. Disse svar sendes til kundens e-mail. Ligeledes kan kunden svare fra sin egen e-mail og svar vil fremkomme her knyttet til billetten.
Den tredje måde at få en billet til One-Desk på er gennem importværktøjet. Du kan importere oplysningerne om dine billetter gennem importværktøjet ved at klikke på Værktøjer og Importer.
Den fjerde er fra en kunde, der indsender en webformular. Kan du huske de kundeapps, vi så tidligere? Kunder kan bruge denne formular til at indsende billetter. Den femte måde at få en billet til One-Desk på er via chat. I kundeapps, når en kunde starter en samtale, sendes den til dig som en besked.
Hvis vi nu navigerer til vores messenger-applikation, her. Vi kan se alle vores samtaler. Beskeder fra e-mail, portal eller chat vises her. Du kan se, at denne samtale er knyttet til en billet. Så vi kan sende beskeder fra billetvisningen, som vi kan få adgang til ved at klikke på billetnavnet, eller du kan sende beskeder inde fra messengeren her. Alt er synkroniseret. Du vil se denne besked, jeg sendte tidligere fra livechatten. Denne samtale er ikke knyttet til noget. Det er en uafhængig live chat-samtale. Vi kan tage samtalen med kunden, eller hvis vi vil, kan vi oprette en billet fra denne samtale. Klik på handlingsikonet over samtalen, og vælg ‘Opret billet fra samtale’. Nu ser vi, at denne samtale er knyttet til billetten.
Lad os gå ind i billetdetaljepanelet ved at klikke på billetnavnet. Her kan vi gøre et par forskellige ting: Vi kan ændre livscyklusstatus med et klik på en knap. Husk, at disse statusser kan konfigureres. Vi kan også ændre fuldførelsesprocenten. Vi kan tildele denne billet til nogen. Vi kan flytte billetten til et andet projekt. Og vi kan tilføje detaljer og vedhæftede filer til billetten.
I billetdetaljepanelets sidemenu her har vi et par faner, som vi vil gennemgå. Den første er fanen Samtaler, hvor du finder de interne og eksterne samtaler vedrørende dette element. Lad os svare vores kunde herfra. Når du har svaret, vil du se, at en nedtælling er startet. Hvis kunden ikke kan se dit svar inden for et minut, vil det sendes til dem via e-mail, og et e-mail-ikon vises her. På den måde mister du aldrig kontakten med dine kunder. Du kan også oprette interne samtaler med dine brugere. Klik på ‘Opret ny samtale’ og derefter på fanen interne beskeder, ved at nævne brugere, eller klik på ‘Tilføj’ for at gå med i samtalen med holdkammerater. Disse samtaler er kun interne, og dine kunder vil ikke kunne se dem, heller ikke i portalen.
Den næste fane er fanen timesedler. Det er her, du kan logge arbejdet på denne billet, det være sig gennem timesedler eller timere. Du kan tildele dig selv billetten og starte timeren ved at klikke på start arbejde-knappen eller klikke på start timer. Eller du kan manuelt logge tid ved at klikke på ’tilføj timeseddel’. På timesedlen kan du inkludere noter og fakturerbar status. Dernæst har vi fanen Aktiviteter. Dette viser dig en historik over handlinger udført på denne billet, såsom hvornår den blev oprettet, hvornår en tildelt modtager blev tilføjet, og så videre.
Endelig har vi fanen underopgaver og links. Delopgaver bruges til at identificere kort eller enkelt arbejde, der er knyttet til et hovedelement. Dette kan være for arbejde, du gør for at hjælpe med at fuldføre denne billet. Sammenkædede elementer er, hvor du kan sammenkæde to forskellige elementer og bestemme, hvad forholdet mellem dem er. Lad os f.eks. sige, at denne billet er relateret til denne anden billet. Når du tilføjer et link, er det nemt at navigere mellem dem.
Billet til opgave, opgave/projektflow
Nu, hvis din billet kræver mere tid at løse, og du skal lave yderligere planlægning for at opnå en løsning, så kan du ændre den fra en billet til en opgave. For at gøre dette skal du blot klikke på ikonet og vælge opgaven. Du kan se vores opgave ligner hinanden, og samtalerne vedligeholdes. Men vi kan nu score opgaveindsats. Vi kan også planlægge forløbet og estimere indsatsen for denne opgave. Klik på datoerne her for at give opgaven en planlagt tidsplan og planlagt arbejde. Det planlagte arbejde er estimat for, hvor lang tid opgaven skal tage, fx et estimat på 5 timer. De planlagte tidsplaner er de datoer, hvor opgaven skal arbejdes med. Så det starter måske på mandag og skal afleveres på fredag. Lad os også tilføje en begrænsning til dette, såsom det skal starte på denne valgte dato. Vores billet er nu flyttet fra billet-appen til opgave-appen. Alle vores opgaver er placeret i denne app.
Opgaverne såvel som projektansøgninger er vigtige for planlægning og styring af dine interne eller bygherreprojekter. Udover at konvertere en billet til en opgave, kan du oprette nye opgaver fra Tilføj-knappen og placere dem i passende projekter. Du kan også oprette et nyt projekt fra knappen Tilføj. Du kan udfylde projektegenskaber afhængigt af din use case. Du kan f.eks. definere, om projektet er for en bestemt kundeorganisation, om det skal faktureres, og i så fald hvordan det skal faktureres. Vi kommer nærmere ind på fakturering og tilbud senere i demoen. Når du opretter et projekt, kan du bygge et projekt fra bunden. I dette tilfælde vælger du tom her. Så efter oprettelsen ville du oprette, planlægge og tildele opgaver. Du kan også oprette et projekt ud fra en skabelon. Dette giver dig mulighed for at kopiere opgaver, opgaver, estimater eller andre egenskaber. Dette er en almindelig use case for virksomheder, der har en eller flere tjenester, der gennemgår lignende processer hver gang. Du kan markere et eksisterende projekt som en skabelon ved at gå til projektdetaljepanelet. Marker det derefter som en skabelon.
I vores opgaveapplikation har vi også arbejdsvisninger til at hjælpe os med planlægning og overvågning af fremskridt. Der er Gantt -udsigten. Her kan du klikke og trække ender for at ændre den planlagte varighed, flytte dem langs på tidslinjen for at ændre planlagte datoer og sammenkæde starten eller slutningen af opgaver for at skabe afhængigheder. Den blå repræsenterer den planlagte tidsplan, mens grøn er det faktiske igangværende arbejde. Den faktiske fremgang genereres baseret på logget tid. Den blå bjælke til projektet bliver mørkere, efterhånden som der planlægges flere opgaver på samme tid. Dernæst har vi kalendervisningen. Dette ligner Gantt-visningen, idet du kan trække elementer rundt for at omplanlægge planer. Der er også arbejdsbyrdevisningen. Dette er et informativt ressourcestyringsværktøj, der giver dig mulighed for at se, hvor meget planlagt arbejde hver bruger har tildelt i forhold til hvor længe de arbejder i løbet af dagen.
Lad os nu se på applikationerne i nederste venstre navigation. Øverst har vi budbringeren. Dette viser dig også eksterne samtaler fra kunder og interne samtaler.
Næste er applikationen Timesedler. For dine medarbejdere kan sporingstid foretages ved hjælp af timesedler. Timelisterprogrammet holder styr på alle de loggede timer. Ligesom de andre apps kan du filtrere, sortere og gruppere dine tidsindtastninger for at få de oplysninger, du har brug for. Du kan også eksportere dine timeseddeldata i CSV-format. Du kan også åbne timeseddeldetaljerne for at få mere information. Hvis du er administratorbruger, kan du også ændre timesedlen. Dernæst er Videnscenteret. I denne app kan vi administrere vores vidensbaseartikler, videnbasekategorier og gemte svar. Artikler kan oprettes fra Tilføj-knappen. Beskrivelsen af artiklen vil være artiklens indhold, og navnet vil være titlen. Når du vil udgive en artikel, skal du tilføje den til den relevante videnbasekategori. Dette vil gøre det synligt på din videnbase. Den næste fane i vores videncenter er fanen kategorier. Kategorier er, hvordan dine kunder gennemser din videnbase. Du kan også bruge overordnede kategorier til at organisere dine kategorier yderligere.
Til sidst er gemte svar, også kaldet konserverede svar. Disse er forudskrevne svar, der kan hjælpe dig med at besvare almindelige spørgsmål. Du kan oprette nye gemte svar og administrere dem herfra. Hvis vi går tilbage til vores billetdetaljepanel, kan vi indsætte et gemt svar fra handlingsmenuen i vores samtale. Dette vil generere det forudskrevne svar, så kan vi sende det til kunden. Du kan også sende links til artikler eller indsætte hele artiklen fra denne hurtige søgemenu. Kun fastgjorte artikler eller svar vises her, men du kan gennemse alle dine artikler og svar ved at åbne vidensbiblioteket.
Flere apps – kunder, brugere og analyser
Den næste ansøgning indeholder dine kundeoplysninger. Kunder fanges automatisk fra e -mails og kundeportalen. De kan også tilføjes manuelt fra tilføjelsesmenuen eller gennem import eller integrationer. Desuden kan du tilføje yderligere kundeoplysninger og se nærmere på kundesamtaler, billetter og mere. På kundeorganisationsniveau har vi også faktureringspræferencer, der er specifikke for kundeorganisationen. Mere generelle fakturapræferencer er i vores admin-indstillinger, som vi vil se snart. Men hvis du ønsker at tilsidesætte dine generelle fakturapræferencer for en bestemt kunde, kan du gøre det her. For eksempel kan du tilføje specifikke kundeafgiftssatser, rabatter og mere. Herunder er også kundeorganisationens forudbetalte timeindstillinger. Du kan indstille deres blokeringsbeløb og pris og se historikken for ændringer eller resterende forudbetalte timer på kundekontoen.
Dernæst er brugerens applikation. Brugere er dem, der arbejder inde i vores primære One-Desk-webapp, såvel som i mobilappen. Nu kan brugere være i et eller flere teams. En vigtig pointe ved teams er, at når du opretter projekter, deler du projekter med et eller flere teams. Hvis et projekt ikke deles med nogen, vil de ikke se projektet eller nogen billet eller opgave inde i det. Dette er en måde at segmentere dit arbejde på for flere afdelinger eller holde teams interesserede i, hvad der er relevant for dem. En bruger kan også have tilladelser i teamet. Lad os klikke for at åbne vores bruger. Her er Jon i to hold. Jeg kan indstille hans tilladelse i dette team til at være begrænset, hvilket begrænser hans evner i projekter, der deles med dette team.
Den næste fane er vores brugerkalender. Du kan oprette ferier for brugeren her. Dette vil påvirke deres tilgængelighed for arbejdsbyrden og ressourcestyringsfunktionerne.
Dernæst er fanen tilladelser. En bruger kan være admin eller ikke-admin. Ikke-administratorer har ingen adgang til administratorindstillinger og kan have forskellige applikationstilladelser. For eksempel kan de få mindre adgang til kunde-appen eller timesedler-appen.
Lasty er brugernotifikationer, disse indstillinger konfigurerer, om denne bruger modtager e-mails og andre notifikationer fra samtaler med kunder eller andre brugere. Dernæst er vores analyseapplikation. Her er forskellige grupperinger af diagrammer og grafer til at analysere dine nøglepræstationsindikatorer. Se diagramserien øverst for flere diagramgrupperinger. Hvis du finder ud af, at visse diagrammer er mest nyttige for din organisation, kan du oprette et tilpasset dashboard ved at klikke på visningsikonet. Vælg de diagrammer, du vil have på dit dashboard, giv det et navn, og gem det på dit sidepanel. Du kan også ændre datointervallet eller filtrere disse diagrammer efter forskellige egenskaber.
Den næste fane her er rapporterne. Rapporter er en måde at udtrække dine data på. Der er en række forudbyggede rapporter at vælge imellem. Du kan også oprette tilpassede rapporter ved hjælp af denne rapportguide. Fordelen ved rapporter er også muligheden for at sende rapporter til kunder eller holdkammerater via e-mail på en planlagt basis. Den sidste fane er Aktiviteter, der fungerer som en historie over handlinger udført med One-Desk. På denne måde, hvis du nogensinde har spørgsmål om, hvordan et emne skulle være på en bestemt måde, kan du se de trin, der blev taget, og af hvem, for at få det til den tilstand.
Flere apps – økonomiapp
Dernæst har vi vores økonomiansøgning. Økonomiappen er der, hvor du administrerer dine fakturaer, tilbud og budget.
Den første fane er fanen Fakturering. Du kan oprette en ny faktura fra menuen Tilføj. One-Desk understøtter fakturering for fakturerbar tid, projekter med fast gebyr eller forudbetalte timer. Vælg den kunde, der skal faktureres, og derefter hvad du vil fakturere for. Du kan sende dine fakturaer direkte fra One-Desk via e-mail. Den næste fane i vores økonomiapp er omkostninger og indtægter. Her kan vi estimere og overvåge vores budget. De planlagte kolonner er baseret på dine takster og den planlagte indsats for dit arbejde. De faktiske kolonner beregnes efterhånden som dit team logger fakturerbar tid.
Den sidste fane er for Citater. Ligesom fakturaer kan du oprette tilbud fra Tilføj-knappen. Der kan laves tilbud på projekter med fast honorar eller forudbetalte timer. I dette tilfælde af faste gebyr-projekter kan du generere tilbuddet baseret på en projektskabelon. For en timeblok er beløbene baseret på kundens forudbetalte timepris og beløb. Ligesom fakturaer kan du sende tilbud direkte fra One-Desk til din kundes e-mail. Dine kunder kan også acceptere tilbuddet direkte fra deres e-mail.
Administrationsindstillinger – konfigurations- og tilpasningsmuligheder
Til sidst, i bunden, har vi vores administrationssektion for din virksomheds præferencer og indstillinger. I Virksomhedsindstillinger kan du ændre dit firmanavn og logo. Du kan definere en arbejdsplan for ugen, tidszonen, ændre dit virksomhedssprog og definere dine underopgaveindstillinger. Næste er e-mail-indstillingerne, som har nogle faner øverst, som jeg vil gennemgå. Først er beskedcenteret, som viser alle dine automatiske svar, automatiske e-mails og system-e-mails. One-Desk har allerede oprettet visse automatiseringssvar, som du kan ændre og ændre. Her er en automatisering, der kører, når en billetstatus opdateres. Her er selve beskeden. Du kan konfigurere meddelelsen inklusive de dynamiske egenskaber, der integreres automatisk. Automatiserede e-mails sendes direkte til en valgt e-mail. Disse bruges ofte som en notifikation. Du kan oprette dine egne e-mailskabeloner, der sender gennem automatiseringsregler. Til sidst er her system-e-mails. Det er vigtige e-mails, der gør ting som at sende bruger- eller kundeinvitationer. Nogle af disse kan ændres, men det anbefales generelt ikke.
De næste to faner i vores e-mail-administratorindstillinger er de udgående og indgående faner. Disse faner viser e-mails, der er sendt og leveret, eller mislykkedes, inden for de seneste 72 timer. Den næste fane her er fanen Udseende. Det er her, du kan redigere udseendet og følelsen af e-mails, så de passer til din organisations branding. Du kan tilføje en e-mailsignatur eller overskrift samt konfigurere dine tilfredshedsundersøgelsesmeddelelser. Den sidste fane er fanen Indstillinger, hvor vi kan forbinde vores support-e-mails. Når du forbinder, tilføjer den både en indgående og udgående kanal her. Der er også en række filtre til at forhindre visse e-mails i at oprette billetter, såsom via e-mail-domæne eller emnelinje.
Næste afsnit er integrationerne. One-Desk inkluderer indbyggede integrationer med nogle af dine yndlingsapplikationer. Hvis du allerede bruger et eksisterende system med din virksomhed, kan du integrere det direkte med One-Desk. Eller, hvis du ikke kan se, hvad du bruger fra listen, kan du altid kigge efter, om 3. parts Zapier har en integration klar til dig. Zapier giver en måde at automatisere arbejdsgange mellem forskellige webapplikationer, og de har hundredvis af applikationer, du kan vælge imellem. Vi understøtter også Single-Sign-On. Du kan aktivere det for brugere gennem SAML 2.0 og Open ID, og for kunder via OpenID. Hvis du er udvikler, har vi også en API tilgængelig.
Dernæst er brugerdefinerede felter. Brugerdefinerede felter kan føjes til mange ting på dine konti, såsom billetter, opgaver eller kundeprofiler. Brugerdefinerede felter giver dig mulighed for at fange oplysninger, der er specifikke for dine behov. Du skal blot vælge: Opret et brugerdefineret felt, og giv det et navn og en datatype, og føj det derefter til det område, du ønsker. Her kan du også skabe betingelser for dine brugerdefinerede felter. Dette giver dig mulighed for at vise et andet felt, hvis en kunde vælger en bestemt mulighed. For eksempel når mine kunder udfylder mit afdelingsfelt her, hvis de vælger salg, vil jeg gerne have, at de skal se mit kundegodkendelsesfelt.
Dernæst er vores automatisering og AI-konfigurationer. Her i automationscentret er alle vores automationsregler placeret. Automatiseringer lader os udføre handlinger baseret på en række triggere. Der er en række ud af boksen integrationer, der sender beskeder eller opdaterer statusser, og du kan ændre disse, som du ønsker. Automatiseringer kan køre på billetter, opgaver, artikler, timesedler eller projekter. Først skal du vælge, hvad du vil have den til at køre på. Automatiseringen vil derefter udløse baseret på den definerede tilstand og derefter udføre en handling. For eksempel kan jeg sige, at alle billetter, når de er oprettet, kan tildeles mig selv. Eller jeg kan filtrere disse billetter, lad os sige, at hvis billetten kommer fra en bestemt kunde, vil den blive tildelt mig. Der er mange andre muligheder, såsom at flytte billetter ind i et projekt, ændre prioritet eller sende en besked.
Den næste fane er for vores botindstillinger. Som standard har vi en simpel bot, som kan give en generisk hilsen eller besked til dine kunder i livechatten, når du er online eller offline. Du kan ændre bot-beskeden, navn og avatar her, samt hvilke muligheder botten vil foreslå for din kunde. Vi har også en tilføjelse til AI-bot. Du kan starte en prøveperiode for AI-agenten fra abonnementssiden. Slå derefter AI-bot til her. AI’en fungerer ved at lære fra dit One-Desk-indhold. Under AI-korpus kan du vælge, hvilket indhold botten vil lære af. På denne måde bliver botten skræddersyet specifikt til din virksomhedsinformation og lærer, efterhånden som der skabes mere indhold. Når botten er aktiveret, vises den for dine kunder i livechatten, videnbasen og webformularerne. AI’en kan besvare spørgsmål, aflede billetter og understøtte selvbetjening ved at give svar på dine vegne. AI’en kan også hjælpe agenter ved at foreslå de bedst gemte svar eller artikler eller generere nye artikler baseret på konteksten af den samtale, agenten reagerer på.
Dernæst er billetindstillingerne. Du kan ændre op til 10 forskellige typer billetter. Du kan ændre ikonet såvel som billettypenavnet. Hvis du klikker på Administrer statusser, kan du justere livscyklusstatus for hver aktiveret billettype. Aktivering af billettyper er nyttigt, hvis du har forskellige arbejdsgange for forskellige tjenester.
Herunder kan du konfigurere detaljepanelet for dine billetter, såsom at fjerne en ejendom, du ikke bruger
Hvis din virksomhed har SLA’er, serviceniveauaftaler, kan du ændre dem her. SLA’er giver dig mulighed for at indstille opløsnings- og responsmål baseret på din billets prioritet.
I indstillingerne for Opgaver kan du se, at det minder meget om billetter. Du kan aktivere og deaktivere op til ti forskellige opgavetyper og administrere deres unikke statusser. Konfigurer også panelet med opgavedetaljer, og anvend SLA’er. De samme indstillinger gælder for vores artikler. I Timesedler-indstillingerne kan du også konfigurere deres detaljepaneler, herunder tilføjelse af brugerdefinerede felter. Der er også en række standardindstillinger og indstillinger, du kan definere for din timer og timesedler. I brugerindstillingerne kan du administrere den type brugere, du har, og konfigurere brugerprofiloplysninger, inklusive eventuelle tilpassede felter, du har oprettet. De næste indstillinger er for vores kunder. På samme måde som brugere kan du oprette forskellige typer og konfigurere detaljepanelet.
I afsnittet Projekter og porteføljer ligner det meget billetterne og opgaverne. Du kan aktivere forskellige typer projekter og porteføljer. Du kan også konfigurere unikke livscyklusstatusser for alle dine projekttyper og konfigurere dit projektdetaljepanel. Næste er Forms, som refererer til din interne oprettelsesformular, når du opretter fra menuen Tilføj. Vi kan redigere de standardindstillinger og egenskaber, der vises på formularen. Vi kan også oprette flere formularer for hver billettype. Dette fungerer som en skabelon. Vi kan angive et separat navn, standardværdier og egenskaber i den anden form, vi har oprettet.Når jeg nu opretter en billet ved hjælp af denne formular, er disse standardværdier allerede indstillet for mig. Dette gør logning af billetter manuelt meget hurtigere. Dernæst er vores økonomiske indstillinger, vi kan indstille vores omkostnings- og faktureringsniveauer. Du kan indstille hver fra en række forskellige niveauer, såsom efter team, efter kunde eller efter servicetype udført. Du kan derefter indstille dine priser, hver time, med et månedligt minimum eller blandet. Du kan angive standardværdier for dine fakturaer her, såsom fakturanotatet, standardafgift og mere. Dernæst er nogle globale indstillinger for forudbetalte timer. One-Desk integreres også med QuickBooks Online for at kopiere eller sende One-Desk-fakturaer. Til sidst er servicetyperne. Servicetyper kan bruges i dine omkostnings- og faktureringstakster og på timesedler. Her kan du administrere dine servicetyper eller standardservicetypen.
Dernæst er vores indstillinger for kundevendte apps. Her kan du oprette yderligere kundeapps, omdøbe dine apps eller deaktivere dem, du ikke vil bruge.
Nedenfor er widget-udseendet, hvor du kan vælge boblestørrelsen eller beskeder i widget-boblen. Nedenfor er de generelle beskeder, der vises på din widget-velkomstside. De næste to faner er til de klassiske eller mobilvenlige appindstillinger. Der er to typer kundeapps i One-Desk. Du kan lære mere om forskellene på dette link. Indstillingerne her vil konfigurere, hvilke applikationer der vises i den klassiske widget. For at tilføje widgetten til dit websted kan du generere uddraget nedenfor. Denne indstilling vil generere kodestykket til den klassiske version af widgetten, hvis du foretrækker den mobilvenlige version, kan du generere kodestykket på den næste fane. De andre messenger-indstillinger i venstre side vil konfigurere udseendet og login-indstillingerne for den mobilvenlige messenger. Dernæst er billetportalindstillingerne. Her kan du konfigurere, hvilke billetter kunder kan se i portalen. Nedenfor er de egenskaber, som kunden kan se og redigere på en billet efter indsendelse.
Dernæst er webformularindstillingerne, formularerne til dine kunder. Du kan redigere, hvilke egenskaber dine kunder kan indtaste for at oprette en billet, tilføje yderligere egenskaber, herunder dine tilpassede felter, og gøre et felt påkrævet ved at markere afkrydsningsfeltet. Vidensbaseindstillingen her giver dig igen mulighed for at konfigurere meddelelserne i din vidensbase, plus tilføje dine kategorier herfra. Og ovenfor er udseendeindstillingerne for Knowledge Base. Sidst er indstillingerne for den klassiske portal, hvis du vælger at bruge denne version. Igen kan du definere hvilke varer kunden kan se og egenskaber der er synlige. Nu, når du er klar til at blive professionel, kan du gøre det fra din prøvekonto. Du får ubegrænset projekter og kunder. Vælg din plan afhængigt af hvilke funktioner du har brug for. Du betaler så ud fra antallet af brugere. Brugere er de personer, der logger ind på hovedwebapplikationen, tildeles billetter og så videre.
Det afslutter One-Desk-webinaret for i dag. Tak for din tid! Hvis du vil have flere detaljer om noget, vi kiggede på i dag, så tjek vores videoguide eller vidensbase, eller kontakt vores supportteam via live-chat eller support hos One-Desk dot com.