Prijepis:
Upravljanje projektima za kreativni dizajn oslanja se na komunikaciju za pretvaranje vizualnih ideja u konkretne planove. Napredak ovih planova ovisi o timskoj suradnji i stalnim povratnim informacijama od klijenata od početka do kraja. Kao rezultat toga, kreativni projekti imaju dulji vremenski rok, česte revizije i stalno restrukturiranje prioriteta zadataka. Ipak, kao i svaki drugi projekt, postoje rokovi i proračuni koji se moraju poštovati kako bi se kvalitetno obavio posao. Zbog toga je neophodno uložiti u robustan sustav koji pruža organizaciju, fleksibilnost i upravljanje kontaktima kako bi se maksimizirale kreativne sposobnosti tima.
OneDesk je kombinacija HelpDeska i upravljanja projektima u jednoj aplikaciji. Uz OneDesk možete podržati svoje klijente i upravljati projektima bez potrebe za kupnjom, učenjem, integracijom i prebacivanjem između više aplikacija. OneDesk vam olakšava pružanje proaktivne podrške, što rezultira boljom komunikacijom i jačim odnosima s klijentima. Što se tiče upravljanja projektima, OneDesk vam omogućuje da kreirate zadatke i organizirate ih u projekte ili portfelje, koji se zatim mogu dodijeliti članovima vašeg tima i pratiti u više prikaza.
Na ovoj ploči možete kreirati projekte i portfelje. Ovi portfelji djeluju kao spremnici za vaše projekte. Portfelji se mogu nasloviti prema imenu korisnika, organizaciji klijenta, vrsti projekta ili odjelima u vašoj operaciji koji upravljaju dodijeljenim projektima.
Eclectic Studios je tvrtka za video produkciju s odjelima kao što su grafički dizajn, upravljanje sadržajem, audio radovi, produkcija i više. Studio uključuje niz obrazaca za kontakt za poslovne upite, zahtjeve za ponudu i upite za posao na svojoj web stranici. Ovi obrasci za kontakt generiraju zahtjeve kupaca, koji se zatim organiziraju u portfelje na temelju naziva odjela i projekata posvećenih specifičnom upitu korisnika.
Na primjer, stvorili smo portfelj pod nazivom Online Inquiries. Ovaj portfelj sadrži više projekata koji uključuju zahtjev za kontakt za nove poslove, zahtjev za ponudu i mogućnosti rada. Svaki od ovih projekata sadrži zahtjeve klijenata i planirane zadatke koji se mogu pregledati putem aplikacije Tickets and Task.
Vaši vas klijenti mogu kontaktirati putem vaših mrežnih kanala kao što su vaša e-pošta, obrasci za kontakt na web stranici ili razgovori uživo. OneDesk će uhvatiti pojedinosti ovih zahtjeva i kreirati tikete sa svih kanala u jedinstveni objedinjeni prikaz. Ulaznice zahtijevaju hitnu pozornost i mogu se odmah riješiti. U OneDesku možete kreirati ulaznice na više načina.
Prvi način je automatskim prosljeđivanjem vaše e-pošte podrške na adresu e-pošte koja se nalazi ovdje. Kada klijent pošalje e-poruku na vašu adresu e-pošte za podršku, OneDesk će uhvatiti tu e-poštu i generirati kartu. Sve važne informacije u e-poruci bit će zabilježene na tiketu.
Drugi je primanjem zahtjeva putem live chat aplikacije. Aplikacija OneDesk live chat aplikacija je usmjerena na korisnike koja promovira komunikaciju s vašim klijentima u stvarnom vremenu. Prozor za chat možete prilagoditi svojim logotipom, shemom boja tvrtke i dodati BOT avatar. Nakon što vam klijent pošalje poruku putem live chata, članovi vašeg tima to mogu vidjeti u svojoj aplikaciji Messenger, odgovoriti i stvoriti kartu iz razgovora. Pritom OneDesk povezuje kartu i razgovor zajedno, omogućujući vašem timu pregled svih potrebnih podataka s jedne platforme.
Kad god klijent pošalje zahtjev e-poštom, OneDesk automatski stvara evidenciju korisnika i kategorizira podnositelja zahtjeva prema njegovoj organizaciji. Alternativno, vaši klijenti vas mogu kontaktirati putem web obrazaca koji bilježe sve informacije i generiraju tikete na vašoj nadzornoj ploči.
Vaši klijenti mogu pristupiti vašem portalu kako bi vam postavili pitanja. Ta se pitanja mogu odnositi na poslovne upite ili zahtjeve za ponudu, koji vam se potom mogu dostaviti putem web obrazaca.
Nakon slanja, vaši klijenti mogu komunicirati s članovima vašeg tima i pregledati svoje karte. Kako biste održali povjerljivost ovih informacija, možete zahtijevati od svojih klijenata da se prijave na portal kako bi pratili napredak svojih zahtjeva za podršku. Osim toga, možete kontrolirati što vaši klijenti mogu vidjeti i omogućiti pristup temeljen na ulogama za rukovanje povjerljivim informacijama. Također možete omogućiti opcije gledanja za klijente da filtriraju ulaznice prema vrsti zahtjeva za ulaznicu, projektu kojem pripadaju i više.
Web obrasci prikupljaju sve potrebne informacije od vaših klijenata i generiraju tikete na vašoj nadzornoj ploči. U OneDesku možete izraditi više web obrazaca. Ovi su obrasci povezani s određenim vrstama ulaznica, organizirajući i odvajajući jedan od drugoga. Za generiranje web obrazaca morate otići u Administracijske postavke u OnDesku, a zatim se pomaknuti prema dolje do Customer Apps i odabrati Web obrasce. Odaberite vrstu ulaznice za izradu web obrasca i unesite sva svojstva povezana s obrascem.
Zadani web obrazac uključuje 3 osnovna svojstva: predmet, opis i privitke. Kada se tiket generira na vašoj nadzornoj ploči, predmet, opis i prilozi također se bilježe u tiketu.
U OneDesku, web obrasci se mogu prilagoditi dodavanjem prilagođenih polja. Da biste stvorili prilagođena polja, prvo morate odrediti vrstu informacija koje želite prikupiti od svojih klijenata. Možete odabrati polja na temelju teksta, broja, datuma, cijene i izbora, a zatim prikladno imenovati prilagođeno polje na temelju vašeg odabira. Ova se polja mogu postaviti prema potrebi za prikupljanje važnih informacija od vaših kupaca.
Na primjer, možete izraditi web-obrazac za klijente koji bi mogli imati pitanja o vašim videozapisima s objašnjenjem. Oni mogu otići do vašeg korisničkog portala i odabrati web-obrazac pod nazivom “Videozapisi s objašnjenjem”. Zatim možete dodati standardna ili prilagođena polja za snimanje odgovarajućih informacija potrebnih za rješavanje tiketa. Također možete konfigurirati ova polja da budu obavezna kako biste osigurali da su sve potrebne informacije uhvaćene.
Nakon što vaš klijent ispuni odabrani web obrazac, vi ćete generirati kartu u svojoj aplikaciji za ulaznice u OneDesku.
Ulaznica vam omogućuje da vidite detalje koji su ispunjeni na web obrascu. Zatim možete dodijeliti ovu kartu određenom pojedincu, timu ili odjelu. OneDesk vam omogućuje da jednom tiketu dodijelite više članova tima i odjela. Međutim, možete eliminirati ručno dodjeljivanje timova automatizacijom procesa.
Automatizacija tijeka rada pravila su koja vam omogućuju automatiziranje radnji u OneDesku. Ove automatizacije sadrže 3 elementa: filtre, okidače i akcije. Plave oznake predstavljaju vašu vrstu karte i služe kao filtri, narančasta oznaka predstavlja događaj okidača, dok zelena oznaka predstavlja radnje koje će OneDesk poduzeti kada se ovaj događaj okidača dogodi na tim stavkama. Nakon što su pravila postavljena, OneDesk će generirati naziv za vašu automatizaciju. U suprotnom imate mogućnost preimenovati automatizaciju.
OneDesk može automatizirati vaš tijek rada i eliminirati svaku ručnu intervenciju za usmjeravanje tiketa odgovarajućem timu ili projektu. Uz OneDesk Workflow Automations, možete usmjeravati stavke timovima i projektima, automatski odgovarati klijentima, dodavati prilagođene obavijesti i još mnogo toga. Da biste kreirali svoje automatizacije, idite na svoje administrativne postavke i zatim kliknite na karticu ulaznice, a zatim se pomaknite prema dolje do Automatizacija tijeka rada.
Možete stvoriti nove automatizacije tijeka rada ili urediti postojeću. Na primjer, ako potencijalni klijent pošalje upit o New Businessu, ovu kartu možete preusmjeriti u svoj odjel prodaje i mijenjati korisnike svaki put kada se kreira nova karta. Ravnomjerno raspoređena rotacija ulaznica omogućit će vam pružanje najbolje usluge vašim klijentima.
Drugi način da povećate svoju učinkovitost je korištenje automatizacije za obavještavanje vaših klijenata o ažuriranjima njihovih traženih ulaznica. To će klijenta držati u toku i eliminirati potrebu za slanjem e-pošte za upite o statusu ulaznica.
Komunikacija je ključna u kreativnim industrijama jer se ideje moraju izraziti klijentima i članovima tima. U OneDesku možete komunicirati sa svojim klijentima na više načina.
Ako klijenti žele pratiti svoju kartu, mogu odgovoriti putem e-pošte ili kreirati razgovore izravno s portala. Ova će se poruka pojaviti u Messengeru i također će biti povezana s tom specifičnom kartom.
Članovi vašeg tima mogu odgovoriti na ovaj postojeći razgovor kako bi komunicirali s krajnjim korisnikom ili stvorili interne poruke za svoje članove tima. Interni razgovori skriveni su od vaših klijenata jer se prikazuju kao ‘Interni odgovor’.
Upisivanjem @username ili @departmentname svoju poruku možete prenijeti članovima stručnog tima ili odjelima koji su najprikladniji za odgovore na vaša pitanja. Messenger aplikacija omogućuje vašem timu obavljanje vaše dnevne korespondencije i smanjuje dugo vrijeme odgovora povezano s e-poštom. Messenger aplikacija posebno je učinkovita jer potiče brz odgovor i eliminira kašnjenje rješenja koja su potrebna za uspjeh projekta.
Dodatno, klijenti također mogu pokrenuti angažman putem značajke Livechat aplikacije u OneDesku. Ponekad je lakše dijeliti sliku, pdf upute ili proračunske tablice nego upisivati informacije u chatu. Aplikacija OneDesk live chat omogućuje vašim klijentima slanje privitaka do 350 MB. Ti su privici zabilježeni u ulaznicama i dostupni su članovima vašeg tima za izravno preuzimanje na svoja računala.
Budući da su formati chata po prirodi trenutni, pitanja ili probleme mogu odmah riješiti članovi vašeg tima. Osim toga, OneDesk značajka live chata označava vremenske oznake razgovora, što pomaže vašem timu da provjeri vrijeme razgovora u slučaju bilo kakvog spora.
Oni koji rade u kreativnim industrijama žongliraju s više projekata u isto vrijeme. Ovi projekti temeljeni su na konceptu i razvijeni su iz inspiracije. To otežava proces planiranja projekta budući da ne postoji strogi vremenski okvir. U stvari, vrlo je uobičajeno skakati s jednog zadatka na drugi.
U OneDesku te projekte možete rastaviti na zadatke. Zadatak se može definirati kao posao koji zahtijeva pažljivo planiranje i izvršenje. Tiket možete pretvoriti u zadatak ili jednostavno kreirati novi zadatak u aplikaciji Zadaci.
Članovi vašeg tima mogu zabilježiti svoje vrijeme na zadacima u OneDesku i unijeti postotak dovršenih dodijeljenih zadataka. Rad se bilježi izradom vremenskog lista ili pokretanjem mjerača vremena. Prilikom predaje vremenskog lista upisujete koliko je posla obavljeno, trenutni status ove stavke, postotak dovršenosti itd.
Za grafičke dizajnere proces dizajnerskog razmišljanja uključuje tri faze: inspiraciju, ideju i implementaciju. Prvi zadatak u projektu uključuje razmišljanje o idejama i konceptima s timom. Nakon što su ideje zabilježene, članovi tima prelaze na drugu fazu projekta, a to je istraživanje. Nakon što je istraživanje završeno i ideje osmišljene, tim će to pokazati klijentu i čekati odobrenje ili povratnu informaciju. Ako je ponuđena povratna informacija, tim će revidirati koncept dizajna sve dok klijent ne potpiše. Nakon što je koncept odobren, tim će prijeći na umjetničko djelo, što je skica, a zatim dizajn. Svaki korak zahtijeva odobrenje klijenta i može zahtijevati višestruke revizije dok konačni proizvod ne bude spreman.
Jednostavno rečeno, svaki korak zahtijeva suradnju s klijentom i članovima tima. Na primjer, tim za grafički dizajn podijelit će svoj koncept s timom za video produkciju na svakom koraku kako bi bili sigurni da se njihovi koncepti dizajna stapaju s temom videa. U OneDesku možete voditi razgovore iz obrazaca zadataka. To vam omogućuje suradnju sa svim stranama i pomaže vam da jednostrano donosite odluke. Osim obavljanja razgovora, također možete priložiti i poslati važne mape većem broju pojedinaca ili timova, omogućujući im da lociraju privitke i brzo ih preuzmu na svoja računala.
Možete organizirati svoje zadatke unutar strukture projekta ili ih dodati u različite mape ili portfelje unutar projekta. Možete izraditi predložak projekta za slične projekte koji se ponavljaju, kao što je video produkcija.
Jednostavno klonirajte projekt svaki put kada radite na sličnom projektu. Na taj način možete imati postojeći predložak na mjestu svaki put kada radite na ovim projektima koji se ponavljaju. To je posebno korisno jer imate opciju odabira stavki i svojstava koje želite kopirati iz originalnog projekta u projekt klona.
OneDesk ima neke jedinstvene prikaze koji vam pomažu analizirati svoje zadatke. Uz OneDesk prikaze, članovi tima mogu vizualizirati tekuće aktivnosti u vezi sa svim stavkama, što vam onda pomaže u pravilnom određivanju prioriteta i donošenju pametnijih odluka.
Prikaz gantograma posebno je koristan za učinkovito planiranje projekta, radnim opterećenjem i upravljanje učinkom. Gantogrami se sastoje od vodoravnih traka koje pokazuju raspored projekta na vodoravnoj vremenskoj traci. Svaka traka predstavlja zadatak pri čemu lijevi kraj trake označava datum početka zadatka, a desni kraj trake prikazuje datum završetka zadatka. U OneDesku imamo dvije vrste gantograma: gantogram na razini zadatka (gdje trake predstavljaju zadatke) i gantogram na razini projekta (gdje stupci predstavljaju projekte). Možete povezati zadatke kako biste stvorili ovisnosti o zadacima kako biste naveli članove svog tima da završe jedan zadatak prije nego započnu sljedeći. Također možete restrukturirati ovisnosti zadataka pomoću funkcije povuci i ispusti. Nakon što se zadaci povežu, OneDesk će izračunati kritični put i dati vašem timu ukupnu duljinu projekta. Također možete dodati ograničenja datuma kako biste spriječili zakazivanje zadatka na kasniji datum. Gantogram vam također pokazuje vaše planiranje u odnosu na vaš stvarni rad. Plave trake označavaju vaše planiranje, dok zelena traka predstavlja stvarno vrijeme koje je zabilježio vaš tim. Plava traka pored zelene trake pomaže vam da vizualno usporedite koliko ste dobro isplanirali svoje sate za projekt.
Također možete koristiti prikaz ploče statusa za ažuriranje statusa vašeg zadatka. Ploča statusa je jednostavan prikaz u kojem je svaki zadatak predstavljen kao kartica i možete jednostavno povući i ispustiti svoju karticu iz jednog stupca u sljedeći kako biste ažurirali status. Ova značajka pomoći će s nesekvencijalnim vremenskim rasporedom zadataka koji dolazi s kreativnim upravljanjem projektima.
Vama i članovima vašeg tima također bi mogao biti koristan prikaz nadzorne ploče. Nadzorne ploče pružaju grafikone i statistiku koji vam pokazuju kako napreduju vaši projekti ili tiketi. Također možete koristiti nadzornu ploču za usporedbu napredovanja projekta A u usporedbi s projektom B. Ove nadzorne ploče možete pronaći u prikazu nadzorne ploče aplikacije “projekti”.
Osim toga, za upravljanje svojim zadacima možete koristiti i jednostavnije izglede za gledanje kao što su stablo i ravni prikaz. Prikaz stabla raspoređuje ulaznice ili zadatke u hijerarhiji. Ravni prikaz prikazuje ulaznice i zadatke bez hijerarhijske strukture.
Na OneDesku možete izraditi sve preglede koji su vam potrebni za lakše upravljanje ulaznicama i zadacima. Moji pogledi omogućuju vam da prilagodite prikaze prema svojim zahtjevima. Da biste stvorili svoje personalizirane prikaze, trebate odabrati izgled i dodati filtre, grupe i stupce.
Na primjer, možete stvoriti prikaz za praćenje vremena koje su članovi tima potrošili na svaki pojedinačni zadatak. S ovom značajkom možete pratiti produktivnost članova vašeg tima kako bi vaši menadžeri tima znali treba li zadatke ponovno dodijeliti. Uz OneDesk postaje lako preraspodijeliti zadatke drugim članovima tima. Možete koristiti ploču s karticama u stilu Kanbana i prilagoditi prikaz da vidite zadatke svakog člana tima i premjestiti određene zadatke kako biste ih distribuirali članu tima koji je spreman raditi na tome.
Osim ovih standardnih prikaza i sustava filtriranja, također se možete koristiti moćnim mogućnostima OneDeska za izvješćivanje.
Možete generirati izvješća o ulaznicama, zadacima, projektima ili portfeljima pomoću postojećih predložaka izvješća ili stvaranjem vlastitih. Izvješća se izrađuju ili ručno ili automatski – pomoću OneDeskovog sustava za automatizaciju tijeka rada. Podržani formati izvješća su PDF i CSV formati, a mogu se poslati poštom na naznačene adrese e-pošte.
Izvješća o vremenskom rasporedu posebno su korisna pri radu na složenim projektima. To je zato što možete dobiti ideju o tome kako je projektno vrijeme iskorišteno za različite vrste zadataka i je li trošenje tog vremena bilo opravdano. Kao rezultat toga, možete poduzeti potrebne korake da poboljšate svoje sposobnosti planiranja projekta i bolje upravljate projektnim satima naplate.
OneDesk vam omogućuje stvaranje izvješća o vremenskom rasporedu, koja su CSV datoteke koje se mogu uvesti u Microsoft Excel. Ova izvješća su zapisi podataka o svojstvima vremenskog lista prikazani u tabelarnom formatu podataka. Naziv stavke, prioritet, vrsta naplate, ime podnositelja zahtjeva neke su od potrebnih informacija koje se mogu prikazati u izvješćima o vremenskom rasporedu. Međutim, druge kritične informacije, kao što je postotak dovršenih radova, mogu se prikazati za interno izvješćivanje. Aplikacija OneDesk timesheet omogućuje administratoru dublje zalaženje u izradu izvješća. Stoga izvješća o vremenskom rasporedu mogu sadržavati interne podatke kao što su ime opunomoćenika, imenovani tim i više.
Možete omogućiti sustavnu e-poštu za obavještavanje novih članova tima o postavljanju korisničkog računa ili lozinke. Osim toga, možete slati e-poruke s pozivnicama kako biste pozvali kupce da se prijave na vaš korisnički portal. Također možete postaviti automatizaciju tijeka rada kako biste podsjetili primatelje kada su njihovi zadaci dospjeli i izradite zasebnu automatizaciju za obavještavanje pratitelja tiketa o svakoj promjeni statusa ili poruci koju pošaljete.
OneDesk ima sve mogućnosti za pojednostavljenje vašeg tijeka rada. Uz OneDesk možete snimiti, automatizirati, upravljati i pratiti svoje prijave za podršku, omogućujući vama i vašem timu da poduzmete potrebne mjere za trenutno rješavanje problema. Uz OneDeskove značajke za upravljanje projektima, možete dodijeliti posao odgovarajućem timu i pratiti napredak svojih projekata u više prikaza.
Članovi vašeg tima mogu predati svoje vremenske tablice za sav svoj posao, omogućujući vam da bolje upravljate svojim satima. Osim toga, OneDesk također pomaže da vaši klijenti ostanu u tijeku. Putem korisničkih aplikacija kao što su web obrasci i korisnički portali, vaši klijenti vas mogu kontaktirati s određenim zahtjevima, eliminirajući probleme povezane s dugim nizovima e-pošte. Osim toga, uz OneDesk bazu znanja, klijenti mogu pristupiti samoposlužnim člancima, što vam pomaže da značajno smanjite opterećenje ulaznicama.