Планирование является ключевым аспектом управления проектами. Эффективное планирование управления проектами включает в себя больше, чем просто установление срока выполнения проекта. Скорее, для эффективного планирования руководитель проекта должен обеспечить определение задач и действий по проекту, оценку усилий и продолжительности, определение зависимостей и мониторинг всего в режиме реального времени. OneDesk предлагает множество вариантов и полезных инструментов для планирования и отслеживания хода выполнения ваших задач и проектов. В этой статье рассказывается, как заниматься планированием, планированием, оценкой трудозатрат и созданием зависимостей в OneDesk.
Обзор возможностей планирования задач и проектов:
- Установите запланированные расписания для задач и проектов на их панелях сведений, на диаграмме Ганта или в календаре. Вы можете планировать задачи на определенный день или на несколько дней, а также начинать и заканчивать их в определенное время.
- Оцените трудозатраты на выполнение задач в днях, часах и/или минутах.
- Оценивайте усилия по задачам и проектам, используя гибкую систему баллов.
- Создайте «ссылки планирования» между задачами внутри одного проекта, которые будут связывать время их начала и окончания. Их легко визуализировать (и создать) на диаграмме Ганта, но их можно создать и другими способами.
- Включите ограничения для расписания задач (т. е. задача должна начинаться в определенную дату).
- Контролируйте запланированную и фактическую работу над задачами и проектами.
Планирование задач и проектов
Запланируйте задачу на панели сведений
Во-первых, вы можете запланировать задачу (или проект) прямо из панели сведений . На панели сведений ваша команда работает над задачами, включая просмотр описания задачи, регистрацию времени и общение с товарищами по команде.
Следуй этим шагам:
- На панели сведений щелкните даты рядом с «Запланированное расписание».
2. Введите планируемые усилия (сколько времени вы ожидаете на выполнение задачи).
3. Установите запланированные даты, щелкнув поле запланированных дат. Нажмите на день, чтобы установить задачу на конкретный день. Нажмите и перетащите, чтобы указать задачу на несколько дней.
4. Укажите время начала и окончания. Щелкните часы рядом с временем начала. Нажмите час на часах, и вы автоматически установите минуты. Кроме того, вы можете прокручивать часы с помощью колесика мыши, а затем щелкать за пределами часов. Это действие не приведет вас автоматически к выбору минут.
Вы можете выбрать минуты самостоятельно. Как и при выборе часов, вы можете нажать непосредственно на минуты, чтобы выбрать минуты, и это автоматически закроет окно. Или вы можете прокрутить минуты с помощью колесика мыши, а затем щелкнуть за пределами часов, чтобы сохранить свой выбор.
- Выполните те же шаги, что и в пункте 4, чтобы установить время окончания.
Запланируйте задачу в календаре
Календарь имеет ежедневный, еженедельный и ежемесячный просмотр. Выберите уровень просмотра в верхней левой части календаря. Как и другие представления в OneDesk, у вашего календаря могут быть настраиваемые представления . Ознакомьтесь с соответствующими статьями для получения более подробных объяснений по пользовательским представлениям. Таким образом, вы можете фильтровать, какие задачи отображать в календаре. Например, вы можете фильтровать, чтобы видеть только задачи, назначенные определенной команде. У вас может быть несколько настраиваемых представлений, к каждому из которых применяются разные параметры, затем сохраняйте представления и переключайтесь между ними. Вы также можете выбрать для просмотра либо запланированные, либо фактические расписания, либо и запланированные, и фактические расписания вместе в календаре.
Чтобы создать собственное представление календаря, выберите значок рядом с «Мои представления».
Функции календаря для каждого уровня представления:
На всех уровнях просмотра (день, неделя, месяц) вы можете:
- Щелкните задачу, чтобы открыть параметры: просмотреть сведения, изменить или удалить задачу.
- Дважды щелкните, чтобы открыть панель сведений.
- Дважды щелкните, чтобы создать новую задачу, или щелкните и перетащите, чтобы создать новую задачу с расписанием.
В дневном режиме:
- Перетащите нижнюю часть задачи, чтобы увеличить или уменьшить продолжительность (конечные часы и минуты) задачи.
- Нажмите и перетащите задачу, чтобы изменить время ее начала.
В режиме просмотра недели:
- Нажмите и перетащите нижнюю часть задачи, чтобы увеличить или уменьшить продолжительность (конечные часы и минуты) задачи.
- Нажмите и перетащите задачу вверх или вниз, чтобы изменить время ее начала.
- Нажмите и перетащите задачу влево или вправо, чтобы изменить ее запланированный день.
В месячном обзоре:
- Перетащите задачу вдоль месяца с сохранением продолжительности.
Запланируйте задачу на диаграмме Ганта
Диаграмму Ганта можно масштабировать по минутам, часам, дням, неделям, месяцам, кварталам и годам. Для масштабирования выберите параметр масштабирования в левой верхней части диаграммы Ганта или, удерживая нажатой клавишу Ctrl, прокрутите колесиком мыши.
Как и другие представления в OneDesk, вы можете фильтровать или группировать представление Ганта с помощью настраиваемых представлений. Например, сгруппируйте по командам или отфильтруйте представление для определенного проекта.
- Перетащите задачи горизонтально вдоль диаграммы Ганта, чтобы установить даты начала.
- Перетащите начало или конец задачи, чтобы увеличить продолжительность задачи.
На диаграмме Ганта синие полосы представляют запланированный график. Зеленые полосы отображают фактический ход выполнения задачи. Эта функция позволяет вашей команде динамически отслеживать ход выполнения задач и проектов в соответствии с вашими планами. Вы также заметите, что по мере планирования задач полосы ваших проектов и папок становятся темно-синими, что означает большее количество задач, запланированных на одно и то же время.
Ссылки расписания на диаграмме Ганта
Вы можете связать задачи с помощью ссылок «окончание-начало», «начало-начало» и «окончание-окончание». OneDesk будет использовать эти ссылки, чтобы запланировать ваши задачи в кратчайшие сроки.
Вы можете создавать эти ссылки, перетаскивая их из кружков, которые появляются при наведении или выборе панели задач. Вы можете удалить ограничения на диаграмме Ганта, щелкнув значок блокировки ограничения или стрелку связи.
Расписание «финиш-старт» в представлении «Дерево» или «Плоское»
Поскольку ссылка «окончание-начало» является наиболее распространенным выбором, в представлении «Дерево» есть пункт меню, который позволяет связать их вместе одним действием. Просто выберите несколько задач, которые вы хотите связать, щелкните меню действий и выберите «Запланировать элементы с конца до начала». Вы также можете разорвать эти ссылки, выбрав «Удалить ссылку «Готово к началу» для элементов».
Установка ограничений даты
По умолчанию OneDesk использует очень свободное ограничение «Начать не раньше» и выбирает текущую дату или дату начала проекта. Существуют и другие виды ограничений, которые вы можете выбрать:
- Как можно скорее
- Как можно позже
- Должен начаться (привязывает дату начала к дате)
- Должен закончиться (привязывает дату окончания к дате)
- Начать не позднее (ограничивает дату начала любым временем до даты)
- Завершить не позднее (ограничивает дату окончания любым временем до даты)
- Начать не раньше (ограничивает дату начала любым временем после даты)
- Завершить не раньше (ограничивает дату окончания любым временем после даты)
Вы можете установить ограничение даты для задачи в Запланированных значениях задачи. Чтобы отобразить запланированные значения задачи, щелкните задачу, чтобы открыть панель сведений, и щелкните даты рядом с «Запланированное расписание», как при планировании на панели сведений о задаче. (Примечание: в разделе «Инструменты» на верхней панели выберите «Закрепить панели сведений справа», чтобы открыть панель сведений, не выходя из диаграммы Ганта).