Счет за почасовую работу — это запрос на оплату, основанный на количестве часов, которые организация тратит на работу со своим клиентом. Выставление счетов за отработанное время распространено в различных отраслях, например, среди консультантов, дизайнеров, разработчиков и фрилансеров всех видов. Процесс выставления счетов включает в себя точное отслеживание часов и задач, выполненных для клиента. Когда приходит время выставлять счет, обычно ежемесячно, работа компилируется, рассчитывается и вводится в документ счета.
Вы можете вручную регистрировать время и создавать счета-фактуры с помощью таких инструментов, как Excel, или использовать программное обеспечение для учета времени. OneDesk создан с учетом профессиональных услуг и предлагает множество полезных функций. Некоторые из этих функций включают в себя как отслеживание времени, так и выставление счетов. По сравнению с составлением счета вручную OneDesk упрощает этот процесс. Вы можете планировать работу, отслеживать время выполнения задач, а затем выставлять счета за отработанное время — и все это в одном приложении.
Как выставить счет за отработанное время
Начните с создания и организации проекта для клиента. Учитывайте цели и результаты. Спланируйте задачи, которые вам необходимо выполнить. По мере изменений в проекте вы можете создавать дополнительные задачи или подзадачи. Однако неплохо было бы начать создавать какие-то задачи, чтобы начать планировать, что и кем нужно сделать. У каждой задачи должна быть запланированная дата начала и окончания, а также примерное количество часов, которое она займет. Это поможет вашему планированию и составлению бюджета в долгосрочной перспективе.
Установите почасовую ставку
Определите и установите почасовую ставку. Ставки выставления счетов или ставки выставления счетов относятся к ставке, которую вы взимаете за свою работу. Определение ставок выставления счетов очень важно для прибыльности вашего бизнеса. Учитывайте свои затраты и расходы, а также целевую прибыль. Обычно эти цены согласовываются с клиентом заранее. Вы можете выставлять счета в зависимости от того, кто из вашей команды выполняет работу, конкретного проекта или типов услуг, которые вы предлагаете. Например, я могу установить почасовую ставку для работы по поддержке и другую ставку для задач разработки. В OneDesk вы можете устанавливать ставки выставления счетов на различных возможных уровнях. Возможно, вы также захотите установить свои тарифы. Ставки затрат относятся к тому, сколько работа стоит вашей компании, часто в виде оплаты сотрудникам.
Отслеживайте отработанные часы
Самое главное, если вы выставляете счет по отработанному времени, это, конечно, точно отслеживать это время. Использование инструмента учета времени может сделать процесс более рациональным. Функции обычно включают таймеры и расписания для регистрации часов работы над задачами. Отслеживайте время, затраченное на различные рабочие задачи, указывая, какие часы подлежат оплате, а какие нет.
Особенно полезны таймеры, которые автоматически регистрируют затраченное время. Таймеры позволяют отслеживать события с точностью до минуты и получать наиболее точные отчеты. Помните, каждая минута складывается! Таймер OneDesk отслеживает вашу работу. Вы можете сделать паузу для перерыва, а затем остановиться, чтобы записать время в задачу. Откроется форма расписания, в которой вы также сможете добавлять заметки, устанавливать тип услуги или указывать, для какого клиента предназначена работа. Все это поможет позже, так как вы сможете легко создавать счета-фактуры, отчеты и просматривать необходимые журналы на основе этих свойств расписания.
Что хорошо в OneDesk, так это то, что зарегистрированные расписания можно найти в приложении расписаний вашей учетной записи. Здесь вы можете легко сортировать, фильтровать и группировать расписания, чтобы получить именно ту информацию, которая вам нужна. Более того, наша функция отслеживания времени тесно интегрирована с нашими возможностями выставления счетов. Выставление счета за отработанные часы требует всего лишь нескольких нажатий кнопки.
Создание счета за отработанное время
Когда придет время выставлять счет, вам потребуется собрать все время, потраченное вами на клиенте за этот период. Умножьте часы на ставки, которые вы определили. Затем выпишите счет. Сам счет должен содержать всю информацию, необходимую вашему клиенту, чтобы понять, за что с него взимается плата и как платить. Счет-фактура также должна быть аккуратной и привлекательной!
Что должно быть в счете-фактуре за отработанное время?
В счете-фактуре должны быть указаны следующие свойства:
- Предоставляемые услуги — это может быть тип выполняемых обязанностей, названия задач или какая команда выполняла работу.
- Почасовые ставки – ставки, согласованные вашим клиентом.
- Количество часов – общая сумма оплачиваемых часов, зафиксированная по выполненным работам.
- Общие суммы — общая сумма, которую должен заплатить клиент. Вам также следует указать промежуточную сумму, особенно если взимаются другие сборы или налоги.
- Другие статьи, такие как применимые налоги, скидки или другие согласованные расходы.
По сравнению с созданием счета за часы, отработанные вручную, с OneDesk все просто. С OneDesk меньше места для ошибок. Нет необходимости повторно вводить время, рассчитывать итоговые суммы или даже выставлять счет.
Просто нажмите «Добавить новый счет». Выберите клиента, которому хотите выставить счет. Затем выберите время выставления счета. Позиции будут добавлены в счет автоматически, умноженные на установленные вами ставки. Тогда все готово! Если вы еще этого не сделали, укажите контактное лицо для выставления счетов и инструкции по оплате. Затем отправьте счет. Вы можете отправить электронное письмо прямо из OneDesk.
OneDesk — это профессиональный инструмент управления услугами с полным набором функций , включая интеграцию электронной почты, управление задачами, учет рабочего времени и выставление счетов.
Попробуйте OneDesk бесплатно в течение 14 дней.