Мониторинг бюджета является ключевым аспектом успешного управления проектами. Новое финансовое приложение в OneDesk позволяет легко оценивать, прогнозировать и контролировать бюджет вашей компании. Независимо от размера вашей команды или того, как вы выставляете счета своим клиентам, финансовое приложение предлагает гибкость для установки затрат и отслеживания финансов вашей компании в режиме реального времени.
Обзор
- Прогноз стоимости и выставление счетов
- Плановые и фактические финансовые показатели
- Оценить прибыль
- Выделять ресурсы
- Интеграция с табелями учета рабочего времени и отслеживанием рабочего времени (оплачиваемого и неоплачиваемого)
- Интеграция с рабочим процессом управления проектами
Запланированный бюджет проекта
Важно отслеживать время, затрачиваемое на проекты, и связанные с ними расходы для любой компании, но это особенно актуально для компаний, которые выставляют счета клиентам в соответствии с проектами обслуживания.
Опишите свои проекты
Начните с прогнозирования сроков вашего проекта, особенно запланированных графиков и запланированных рабочих часов. Приложение Financials в сочетании с другими инструментами OneDesk легко прогнозирует расходы и суммы счетов на основе установленных вами тарифов и позволяет отслеживать запланированные и фактические суммы счетов и расходы в режиме реального времени.
Установить ставки стоимости
Чтобы начать составление бюджета, начните с установления расценок на свои услуги. Одним из распространенных методов является установка ставки оплаты (почасовой или фиксированной) для каждого отдельного проекта. Другой способ — установить (почасовую или фиксированную) ставку оплаты по типу проекта. Установка ставок по проекту или типу проекта лучше всего подходит для команд или компаний, у которых есть фиксированная стоимость услуг. Вы также должны сопоставить затраты на свои проекты с суммами выставленных счетов и соответствующим образом скорректировать. Затраты различаются для каждой компании, но могут включать, например, затраты на оплату труда сотрудников.
Возьмем, к примеру, компанию по веб-разработке. Компания предоставляет две основные услуги: дизайн сайта и разработка сайта. Компания взимает с клиентов почасовую ставку за проекты обслуживания, а также имеет сотрудников, работающих над проектами, которым платят почасово.
Во-первых, давайте установим почасовые ставки для наших сотрудников в зависимости от их должностных обязанностей.
Как и выше, мы выбрали уровень затрат по командам. Так, например, ставка оплаты нашей команды дизайнеров составляет 20/час. Поэтому наши затраты на проекты, назначенные членам этой команды, будут рассчитываться на основе этой почасовой ставки.
Установить тарифы на выставление счетов
Далее, использование ставки по типу проекта позволяет нашей компании создавать отдельные оценки для проектов с разными категориями или требованиями. Поэтому мы установим уровень расчета биллинга на «Тип проекта».
Как видно выше, компания определила, что ставка выставления счетов за проекты «типа дизайна» составляет 40 долларов в час. Эта сумма счета представляет собой сумму, которую компания взимает со своих клиентов за дизайн-проекты, и, как мы увидим, она взвешивается по отношению к затратам, понесенным заработной платой наших команд.
Наша компания теперь может планировать задачи и проекты в обычном режиме. Используйте приложения «Задачи» и «Проекты», чтобы отслеживать и соблюдать цели и сроки, расставлять приоритеты задач и распределять ресурсы. (Дополнительную информацию об управлении проектами с помощью OneDesk см. в соответствующих публикациях.)
Например, выше я установил запланированную работу для нашей задачи «Каркас» на 6 часов.
Возвращаясь к финансовому приложению, мы можем видеть ниже, что на основе моих запланированных часов задач и моей стоимости проекта мои запланированные затраты были сгенерированы на основе 6 часов, умноженных на 20 долларов США в час, в общей сложности 120,00 долларов США. Кроме того, моя запланированная сумма к оплате составляет 40 долларов в час в течение 6 часов на общую сумму 240,00 долларов. Итого моего проекта рассчитывается по сумме во всех задачах в дизайн-проекте.
Контролируйте свои фактические расходы и суммы счетов
Почасовые ставки моей команды применяются к записям в табеле рабочего времени, поэтому любой дизайнер(ы), назначенный(ие) для проекта, будет генерировать суммы для фактической стоимости проекта, над которым они работают, на основе командных ставок, которые мы установили ранее. Это позволяет руководителю проекта в режиме реального времени следить за прогрессом команды и следить за тем, чтобы запланированные суммы соответствовали выполняемой работе.
Как видно ниже, один из моих дизайнеров представил табель учета рабочего времени за 2 часа. При 20 долларах в час за 2 часа моя фактическая стоимость теперь составляет 40 долларов. Кроме того, вы можете видеть, что моя фактическая сумма к оплате была получена за счет выполненной работы: 2 часа по 40 долларов в час за 80 долларов. Наконец, прибыль (40 долларов США) рассчитывается на основе фактической суммы к оплате (80 долларов США) за вычетом фактических затрат (40 долларов США).
Теперь наш руководитель проекта может динамически отслеживать, соответствует ли их запланированный бюджет фактическим затратам. С финансовым приложением легко динамически оценивать или переоценивать свои платежные ставки.
Допустим, моя задача занимает больше времени, чем ожидалось! Как видно ниже, мой дизайнер отправил на задание Wireframing в общей сложности 8 часов, что на 2 часа больше, чем я планировал.
Фактическая сумма к оплате также была скорректирована, и нам нужно будет выставить счет нашему клиенту или соответствующим образом скорректировать наши планы. С приложением OneDesk Financials легко контролировать свои финансы и оставаться на ходу в режиме реального времени.
Статьи по Теме