Dankzij de integratie van OneDesk en QuickBooks Online kunt u dubbele gegevensinvoer terugdringen en profiteren van de voordelen van tijdregistratie en projectbeheer van OneDesk met de boekhoudfuncties van QuickBooks.
Door de integratie kunt u uw OneDesk-facturen kopiëren naar QuickBooks Online of u kunt vanuit OneDesk rechtstreeks facturen naar klanten sturen met QuickBooks Online. Wanneer u op deze manier verzendt, worden betalingen aan QuickBooks Online gesynchroniseerd met OneDesk-facturen.
In deze video wordt uitgelegd hoe u kunt integreren en hoe de integratie werkt.
Om uw OneDesk-account aan QuickBooks te koppelen, gaat u in OneDesk naar Beheer> Financiën. Scroll naar beneden en klik op ‘Verbinden met QuickBooks Online’.
Log in op uw QBO-account en klik op Autoriseren.
Als u verbinding maakt met QuickBooks Online, worden nieuwe instellingen onthuld, waaronder de standaardinkomstenrekening. Voor bepaalde landen kunt u een belastingcode selecteren.
Kies een standaard inkomstenrekening voor nieuwe servicetypen.
Servicetype is nodig voor de QuickBooks-integratie en verschijnt op regelitems.
De servicetypen in OneDesk komen overeen met product-/service-items in QuickBooks Online.
OneDesk zal proberen servicetypen af te stemmen op het QBO-product/de service.
Deze standaardinkomstenrekening wordt gebruikt als er een nieuw servicetype wordt aangemaakt in OneDesk, dat niet bestaat of nog niet is gekoppeld aan een inkomstenrekening in uw QuickBooks Online-account.
Servicetypes in OneDesk zijn te vinden onder uw urenstateninstellingen hier. als u wilt dat OneDesk-servicetypen worden toegewezen aan uw QuickBooks-producten en -services, moet het hier ingevoerde servicetype exact overeenkomen met het product en de services in QBO
Eenmaal verbonden, hebben alle OneDesk-facturen met de status ‘Open’ een nieuwe optie: ‘Kopiëren naar QuickBooks Online’.
Dit verschijnt weer op facturen met de status Open.
Bovendien zal ‘Verstuur factuur’, eenmaal verbonden, nu facturen synchroniseren met QuickBooks Online EN rechtstreeks naar klanten verzenden via QuickBooks.
De factuur wordt rechtstreeks naar de klant gestuurd via QBO en NIET Onedesk.
Met andere woorden, het uiterlijk van de factuur komt overeen met uw QBO-facturen.
Uw klantorganisatie moet overeenkomen met de ‘Klantweergavenaam’ in QuickBooks Online.
Anders wordt er een nieuwe klant aangemaakt in QuickBooks.
Nu we verbonden zijn en ik de basis heb uitgelegd, gaan we een factuur kopiëren.
De optie verschijnt in het actiemenu en onderaan het factuurdetailpaneel.
Facturen worden gekopieerd naar QuickBooks Online, niet verzonden naar een klant.
De tag bovenaan wordt weergegeven als deze is gekopieerd naar QuickBooks.
Als u de factuur terugzet naar concept en wijzigingen aanbrengt, kunt u nogmaals op kopiëren drukken om de wijzigingen opnieuw te synchroniseren.
Laten we nu naar ons QuickBooks Online-account gaan.
Gekopieerde facturen vindt u onder Verkoop en Facturen.
Hier is onze factuur met onze taak- of ticketnamen als regelitems.
Onze servicetypes komen weer overeen met het product of de services hier in QBO.
Laten we teruggaan naar OneDesk en deze keer sturen we een factuur rechtstreeks vanuit OneDesk met behulp van QuickBooks.
Wanneer u verbinding maakt met QuickBooks Online, zal het verzenden van een factuur in OneDesk zowel de factuur naar QBO kopiëren als deze rechtstreeks naar de klant sturen.
Wanneer u verzendt, verzendt QBO de factuur, niet OneDesk.
Als zodanig komen uw styling- en betalingsconfiguraties overeen met die in uw QBO-account.
U moet het e-mailadres voor facturering in OneDesk toevoegen voordat u met QBO verzendt, zelfs als de klant een e-mailadres voor contact in QBO heeft.
Het e-mailadres voor contact moet worden ingesteld in OneDesk, anders wordt de factuur alleen naar QBO gekopieerd en niet naar de klant verzonden.
Voeg contactgegevens voor facturering toe vanuit de klantorganisatie> tabblad Factuurvoorkeuren.
Oké, laten we de factuur sturen.
Laten we nu eens kijken hoe het eruit zou zien vanuit het perspectief van de klant.
Als je vragen hebt, bekijk dan onze kennisbank of neem contact op voor ondersteuning via livechat of support@onedesk.com
Bedankt