Budgetovervågning er et nøgleaspekt for vellykket projektledelse. Den nye økonomiapp i OneDesk giver dig mulighed for nemt at estimere, forudse og overvåge din virksomheds budget. Uanset størrelsen på dit team, eller hvordan du fakturerer dine kunder, tilbyder økonomiappen fleksibilitet til at indstille omkostninger og holde styr på din virksomheds økonomi i realtid.
Oversigt
- Forecast pris og fakturering
- Planlagt kontra faktisk økonomi
- Estimer overskud
- Tildel ressourcer
- Integrer med timesedler og tidsregistrering (fakturerbar og ikke-fakturerbar)
- Integrer med projektledelses workflow
Projektplanlagt budget
Det er vigtigt at holde styr på den tid, det tager på projekter og de tilhørende omkostninger for enhver virksomhed, men det gælder især for virksomheder, der fakturerer kunder efter serviceprojekter.
Skitsér dine projekter
Start med at forudsige dine projekttidslinjer, især de planlagte tidsplaner og planlagte arbejdstimer. Financials-appen i kombination med OneDesks andre værktøjer vil nemt forudsige omkostninger og faktureringsbeløb baseret på de satser, du indstiller, og giver dig mulighed for at holde styr på planlagte og faktiske faktureringsbeløb og -omkostninger i realtid.
Indstil omkostningssatser
For at begynde at budgettere, start med at indstille satserne for dine tjenester. En almindelig metode er at fastsætte en faktureringstakst (time eller fast) for hvert enkelt projekt. En anden metode er at indstille (time eller faste) faktureringstakster efter projekttype. Indstilling af priser efter projekt eller projekttype er bedst for teams eller virksomheder, der har en fast pris for tjenester. Du bør også veje omkostningerne til dine projekter mod dine faktureringsbeløb og justere i overensstemmelse hermed. Omkostningerne er forskellige for hver virksomhed, men kan for eksempel omfatte lønomkostningerne for ansatte.
Lad os for eksempel tage et webudviklingsfirma. Virksomheden leverer to hovedtjenester: webstedsdesign og webstedsudvikling. Virksomheden opkræver en timepris hos kunderne for serviceprojekter og har desuden medarbejdere, der arbejder på projekterne, som er timelønnede.
Lad os først indstille timepriserne for vores medarbejdere baseret på deres jobrolle.
Som ovenfor har vi valgt omkostningssatsen efter hold. Så for eksempel er lønsatsen for vores designteam 20/time. Derfor vil vores omkostninger på projekter tildelt medlemmer af dette team blive beregnet ud fra denne timepris.
Indstil faktureringspriser
Dernæst giver vores virksomhed mulighed for at lave separate estimater for projekter med forskellige kategorier eller krav ved at bruge satsen efter ‘projekttype’. Derfor vil vi indstille faktureringsberegningsniveauet til “Projekttype”.
Som det fremgår ovenfor, har virksomheden bestemt, at faktureringssatsen for projekter af ‘designtype’ er $40 pr. time. Dette faktureringsbeløb er det beløb, som virksomheden opkræver deres kunder for designprojekter, og som vi vil se, er det vægtet mod omkostningerne forbundet med vores teams løn.
Vores virksomhed kan nu planlægge opgaver og projekter som normalt. Brug Opgaver og Projekter-apps til at holde styr på og overholde mål og deadlines, prioritere opgaver og allokere ressourcer. (Se de relaterede indlæg for mere om projektledelse med OneDesk)
For eksempel ovenfor satte jeg det planlagte arbejde for vores ‘Wireframing’-opgave til 6 timer.
Vender vi tilbage til økonomiappen, kan vi nedenfor se, at baseret på mine opgavers planlagte timer og min projektomkostningssats, er min planlagte omkostning blevet genereret, baseret på 6 timer ganget med $20/h til i alt $120,00. Ligeledes genereres mit planlagte fakturerbare beløb til $40/time i 6 timer på i alt $240,00. Mit projekttotal er beregnet efter beløbet i alle opgaverne i designprojektet.
Overvåg dine faktiske omkostninger og faktureringsbeløb
Mit teams timepriser gælder for timeregistreringer, så enhver designer, der er tildelt projektet, vil generere beløb for de faktiske omkostninger for det projekt, de arbejder på, baseret på de teampriser, vi har fastsat tidligere. Dette giver projektlederen mulighed for i realtid at overvåge teamets fremskridt, og om de planlagte beløb er på sporet med det arbejde, der udføres.
Som det ses nedenfor, har en af mine designere indsendt en timeseddel for 2 timers arbejde. Ved $20/time i 2 timer er min faktiske pris nu $40,00. Du kan også se, at mit faktiske fakturerbare beløb er blevet genereret af det udførte arbejde, 2 timer ved $40/time for $80,00. Til sidst beregnes fortjenesten ($40) baseret på det faktiske fakturerbare beløb ($80) minus de faktiske omkostninger ($40).
Nu kan vores projektleder dynamisk spore, om deres planlagte omkostningsbudget er på sporet med de faktiske omkostninger. Med økonomiappen er det nemt dynamisk at estimere eller revurdere dine faktureringssatser.
Lad os sige, at min opgave tager længere tid end forventet! Som det ses nedenfor, har min designer afleveret i alt 8 timer til Wireframing-opgaven, 2 timer mere end mit planlagte beløb.
Det faktiske fakturerbare beløb er også blevet justeret, og vi bliver nødt til at fakturere vores klient eller justere vores planer i overensstemmelse hermed. Med OneDesks Financials-app er det nemt at overvåge din økonomi og holde dig på sporet i realtid.
relaterede artikler