Vertaling:
Deze video geeft je een overzicht van e-mailinstellingen in OneDesk. Om e-mailinstellingen te configureren, klikt u op het beheerpictogram en klikt u op e-mailinstellingen. Hier ziet u alle verschillende configuratie-opties voor uw e-mail. Ze zijn onderverdeeld in berichtencentrum met vier tabbladen, uitgaand, inkomend en uiterlijk. We zullen ze een voor een doornemen. Het berichtencentrum geeft u een compleet overzicht van alle e-mails die we namens u verzenden en stelt u in staat deze ook vanaf hier te beheren. Geautomatiseerde berichten plaatsen automatisch berichten in gesprekken wanneer bepaalde regels gelden. Dit is waar u deze kunt beheren. Wanneer een gebruiker of klant een bericht niet binnen een minuut heeft gezien, geven we dat automatisch door per e-mail. Zodat ze het niet missen. Deze bovenste hier is die relay-e-mail. Dus als je dat bewerkt, kun je zien dat hier de onderwerpregel is. En wat het omvat is het overzicht van het item en alle berichten die op dat moment op dat item staan. U kunt aanvullende eigenschappen invoegen. U kunt het hier wijzigen en als u fouten maakt, kunt u de standaardinstellingen herstellen door hier op dit pictogram te klikken.
Verderop heb je een lijst van de automatiseringen die momenteel onder bepaalde omstandigheden berichten plaatsen. En je kunt zien dat ze allemaal actief zijn. Om elk van deze automatiseringen te begrijpen, kunt u lezen wanneer het is gepost, naar wie het is verzonden en wat de inhoud is van wat is gepost. Dit is bijvoorbeeld het automatische antwoord. Dus wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt met behulp van automatisering a02, ontvangen gebruikers en klanten die het item volgen, beste uw auteur, bedankt voor het indienen van uw ticket. Er is een agent aan u toegewezen, enzovoort. Als dat niet binnen een minuut in realtime wordt gezien, wordt u hierdoor automatisch doorgestuurd. Als u de logica die dit verzendt, wilt wijzigen, klikt u op automatisering 02 en kunt u de logica wijzigen over wanneer het wordt verzonden en de inhoud van het bericht.
Geautomatiseerde e-mails zijn vergelijkbaar, behalve dat ze in plaats van berichten in een gesprek te plaatsen, rechtstreeks e-mailen. Deze informeert bijvoorbeeld de rechtverkrijgenden wanneer hun taak binnenkort moet worden voltooid. Deze andere twee zijn, zoals je kunt zien, intact en worden momenteel niet verzonden. Ze worden gebruikt door een uitgeschakelde automatisering. Dus als je het wilt gebruiken, klik je op automatisering a12, en je kunt het inschakelen. Deze hier gaat over schendingen van serviceniveauovereenkomsten en is standaard uitgeschakeld. Systeem-e-mails zijn de e-mails die OneDesk verzendt alleen voor de normale stroom van het gebruik van OneDesk. Als er bijvoorbeeld een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt, krijgen ze een e-mail om te laten weten dat hun account is aangemaakt. Deze automatisering regelt dat. Nu heb je geen controle meer over de regels waarop deze e-mails worden verzonden, maar je kunt de inhoud ervan wijzigen en ze volledig uitschakelen. We raden u ten zeerste aan deze niet uit te schakelen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Deze zijn voor de normale doorstroming en werking van OneDesk.
Het volgende tabblad is de uitgaande e-mail. Wanneer OneDesk namens u een e-mail verzendt, wordt hier een vermelding gemaakt. U kunt zien wie de onderwerpregel heeft ontvangen toen deze werd verzonden. En we hebben de afgelopen 72 uur aan e-mails die we namens u hebben verzonden, bewaard. U kunt daar zoeken als u op zoek bent naar een bepaalde e-mail. U kunt ook zien of de e-mail is afgeleverd of niet. Voor meer details kunt u klikken op e-maildetails bekijken en hier kunt u de inhoud van de verzonden e-mail zien. En hier is de gebeurtenisgeschiedenis in omgekeerde chronologische volgorde. Het is hier zojuist gepatcht en het is op dit moment met succes ontvangen. De inkomende e-mail doet het tegenovergestelde. Het registreert alle e-mails die we namens u vastleggen en welke acties we hebben ondernomen. Dus we hebben bijvoorbeeld deze e-mail ontvangen, zet de onderwerpregel, help me alstublieft mijn account in te stellen. En we hebben automatisch een ticket aangemaakt. Nogmaals, je kunt de e-maildetails bekijken en je kunt die details hier zien van wat er is gebeurd.
Een van de dingen die het vermelden waard zijn in het uitgaande ding is dat je je eigen SMTP-server kunt gebruiken voor uitgaande e-mail. Om dat te doen, vink je dit vakje aan en vul je deze instellingen in. Om deze instellingen te voltooien, moet u uw beheerder hier om deze verschillende instellingen vragen. Er is een hulpgids hier. En mocht je niet vergeten je van e-mailadressen in te stellen, die kun je hier vinden. Op het tabblad Uiterlijk kunt u het uiterlijk van uw e-mails wijzigen. Eigenlijk. U kunt de koptekst, handtekening, de kleuren en de weergaveadressen wijzigen. Wanneer de e-mails worden verzonden.
Bovendien kunt u aan het einde e-mails toevoegen aan de blokkeerlijst. We raden u aan e-mails aan deze lijst toe te voegen wanneer die e-mails een niet-volk vertegenwoordigen. Dus als u bijvoorbeeld een ondersteuningsbox heeft of een e-mailbox die in uw stroom zit, die geen persoon is, raad ik u aan deze hier toe te voegen. Ze zullen nooit als volgers aan de items worden toegevoegd, en dit zal voorkomen dat overdreven uitgebreide e-mails uitgaan en veel e-mails in die box ontvangen. Er is nog iets dat u moet weten om uw e-mail in te stellen, en dat is het automatisch doorsturen van e-mail die u moet configureren. Om naar uw tickets-applicatie te gaan. U kunt of uw tickets instellingen zien, u kunt zien dat u een aanmaak e-mailadres heeft in mijn account, dit heet acne04. Mijn e-mail voor het maken van tickets is tickets@acne04.onedesk.com. De jouwe zal op dezelfde manier worden opgemaakt met een ander deeltje hier om je organisatie te vertegenwoordigen. Wat u wilt doen, is dit e-mailadres nemen en het automatisch doorsturen vanuit uw ondersteuningsvak. Dus als uw domeinnaam acne04.com is en uw ondersteunings-e-mailadres is support@acme04.com. Wat u wilt doen, is support@acne04.com automatisch doorsturen naar tickets@acne04.onedesk.com. Je hebt e-mailadressen voor het vastleggen van e-mail voor elk van de n die je inschakelt, of het nu tickets, taken, enzovoort zijn.
Het is belangrijk dat u, wanneer u dit automatisch doorsturen instelt, het verschil begrijpt tussen automatisch doorsturen en handmatig doorsturen. Wanneer u handmatig doorstuurt, zal OneDesk het vastleggen en er een ticket van maken, maar het behandelt u de persoon die het doorsturen heeft gedaan als de aanvrager. Wanneer u automatisch doorsturen instelt, wordt die e-mail gewoon automatisch doorgestuurd. En wanneer het in feite de oorspronkelijke afzender als de aanvrager vastlegt, wat u meestal wilt. Daar ga je dan. Dat zijn e-mailinstellingen in OneDesk. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om hier op dit pictogram te klikken en met ons te chatten. Bedankt.