Välkommen till OneDesk-demon för arbetshantering.
OneDesk erbjuder tre olika produkter – Help Desk, Projektledning och Arbetsledning. Idag fokuserar vi på Arbetsledningsprodukten, som inkluderar alla funktioner kombinerade i ett sömlöst verktyg.
Arbetshantering med OneDesk hjälper företag att hantera hela klientens livscykel – från den första förfrågan, via projektgenomförande, löpande support och fakturering – allt på en plattform.
Med OneDesk kan du centralisera allt kundarbete och all kommunikation, effektivisera processer och säkerställa att ditt team förblir produktivt och organiserat – samtidigt som du ger dina kunder en professionell och konsekvent upplevelse.
OneDesk fungerar i molnet eller lokalt, det är tillräckligt flexibelt för att passa dina affärsbehov.
Låt oss börja med den huvudsakliga OneDesk-appen – det är där ditt team arbetar varje dag för att hantera kundförfrågningar, projekt, uppgifter och fakturering.
Överst hittar du huvudverktygsfältet där du kan:
- Skapa nya kundförfrågningar, uppgifter, projekt eller fakturor.
- Få åtkomst till massåtgärder och importer för att spara tid.
- Sök i hela din arbetsyta med det globala sökverktyget.
- Få tillgång till guider och handledningar i menyn Kom igång.
- Hantera dina OneDesk-produkter eller lägg till nya appar.
På vänster sida ser du sidofältet för användarappen. Appar avgör vad du ser och hanterar i din arbetsyta. Till exempel ger instrumentpanelsvyn dig en översikt över ditt och ditt teams arbete, medan det är i appen Biljetter som du kan se och arbeta med ärenden i detalj.
Vi kommer att utforska dessa appar närmare senare.
Förutom den huvudsakliga appen som dina agenter använder, erbjuder OneDesk flera kanaler för kunder eller slutanvändare att skicka in ärenden, få tillgång till självbetjäningsalternativ och hålla sig uppdaterade om framstegen.
Dessa verktyg – så kallade kundvända applikationer – gör det enkelt för kunder att nå ditt supportteam. Du kan enkelt lägga till dem på din webbplats som en widget, via kodavsnitt eller integration.
Låt oss få en översikt över de olika kundapplikationerna:
- Messenger erbjuder livechatt mellan dina kunder och agenter, så att du kan svara direkt och hålla konversationerna organiserade.
Den inbyggda AI-chattboten hjälper till med kundkonversationer och ärendehantering.
Boten tränas på dina kunskapsbasartiklar, webbsidor, sparade svar och tidigare konversationer – vilket säkerställer att den endast använder ditt företags innehåll.
Om boten inte hittar ett svar meddelas ditt team om att ta över eller följa upp. - Med ärendeportalen kan kunder logga in, se sin ärendehistorik, kontrollera status och kommunicera direkt med ditt team.
- Webbformuläret gör det enkelt för vem som helst att skicka in en ny förfrågan eller rapportera ett problem direkt från din webbplats. Du kan ange obligatoriska fält för att säkerställa att all nödvändig information samlas in.
- Kunskapsbasen fungerar som en självbetjäningscentral där kunder kan hitta svar på vanliga frågor, vilket minskar antalet repetitiva ärenden.
Med AI-integration kan kunder ställa frågor och få korrekta sammanfattningar – återigen, allt baserat enbart på ditt företags innehåll.
Alla dessa appar kan anpassas och varumärkesförsörjas för att passa din organisations utseende och känsla, vilket ger en sömlös kundupplevelse.
Tillbaka till huvudappen.
Arbetet börjar ofta med en kundförfrågan eller ett supportärende. OneDesk gör det enkelt att samla in dessa förfrågningar via flera kanaler – e-post, livechatt, webbformulär, telefon med mera.
Du kan koppla ditt företags support-e-postadress så att inkommande meddelanden automatiskt blir ärenden.
När en kund till exempel skickar e-post till din supportadress skapar OneDesk direkt ett ärende – och registrerar ämne, meddelande, bilagor och avsändarinformation.
Om kunden inte redan finns i ditt system skapar OneDesk automatiskt en profil för dem.
Du kan också hantera röstsupport direkt från OneDesk – köp ett nytt nummer eller koppla ditt befintliga telefonnummer till systemet.
Du kan svara på inkommande samtal, lagra inspelningar och länka samtal till nya eller befintliga ärenden.
Förutom telefon och e-post kan du skapa ärenden manuellt i appen eller låta kunder skicka in dem via ditt webbformulär eller livechatt.
Oavsett hur en kund kontaktar dig, registreras, spåras och hanteras varje interaktion på ett ställe.
Öppna ett ärende från rutnätet för att se dess detaljer.
Varje ärende innehåller hela konversationshistoriken, tillsammans med vem den kommer ifrån, vad den handlar om och vilket skede den befinner sig i.
Härifrån kan ert supportteam svara direkt till kunden och följa upp förloppet från början till lösning.
Alla kundsvar – oavsett om det är via e-post, chatt eller portalen – läggs automatiskt till i samma ärende, så att ditt team aldrig förlorar sammanhang.
Ditt team kan snabbt svara med hjälp av sparade svar och enkelt länka artiklar eller webbformulär för att ge mer information.
Du kan förenkla detta arbetsflöde ytterligare genom att använda AI-assistenten för att rekommendera eller generera svar automatiskt.
När du skickar svar uppdaterar automatiseringar ärendets status så att du alltid vet hur det står till.
När en förfrågan är löst kan ärendet stängas – och om kunden svarar igen öppnas det automatiskt igen, vilket säkerställer att inget missas.
Automatiseringar kan också tilldela ärenden till rätt agenter eller team, skicka bekräftelsemejl, tillämpa taggar och uppdatera statusar.
Du kan också skapa interna konversationer på ett ärende endast för agenter.
Interna meddelanden förblir privata för ditt team, vilket möjliggör samarbete bakom kulisserna utan att förvirra kunden.
Du kan tagga lagkamrater med hjälp av “at”-omnämnanden eller länka andra objekt med hjälp av hash-symbolen.
Ditt team kan också registrera tid på ärenden – starta en timer medan de arbetar eller logga tid manuellt via tidrapporter.
Tidrapporter kan hjälpa till att spåra produktivitet, mäta arbetsbelastning eller fakturera kunder.
I appen Biljetter kan ärenden kategoriseras efter typ, prioritet eller källa, och organiseras i mappar och vyer som matchar ditt arbetsflöde.
Du kan skapa filtrerade vyer för öppna ärenden, försenade förfrågningar, väntande svar eller ärenden från en specifik kund.
Varje vy är helt anpassningsbar, vilket gör att varje agent eller chef kan se vad som är viktigast för dem.
Låt oss ta en titt på att skapa projekt.
Med projekt kan du gruppera relaterade uppgifter, hantera milstolpar och följa upp övergripande framsteg.
För att skapa ett nytt projekt, gå till knappen Lägg till och välj Projekt. Du kan enkelt starta nya projekt genom att bygga ett nytt från mallar. Genom att skapa från mallar kan du kopiera över detaljer, uppgifter och tilldelningar för att enkelt skapa nya liknande projekt.
Nu ska vi skapa ett projekt från grunden. Ange projektinformation som namn och beskrivning och lägg till relevanta teammedlemmar som medlemmar.
När ett nytt tomt projekt har skapats fyller du det med uppgifter. Uppgifter är byggstenarna i dina projekt. Lägg till alla detaljer som behövs för att slutföra uppgiften. Lägg till en tilldelad, prioritera uppgiften och lägg till den i ditt projekt.
Nu går vi till Projekt-appen.
I projektappen kan du se alla dina projekt, organisera dem i portföljer och övervaka status och framsteg. För att se detaljer om ett specifikt projekt klickar du bara för att öppna från rutnätet.
Här kan du ytterligare övervaka och definiera projektets tidslinjer och detaljer, inklusive eventuella länkar eller bilagor. Skicka meddelanden till teammedlemmar om projektet. Tilldela team till specifika projekt. Övervaka planerade timmar, spårade timmar och projektaktivitet.
Låt oss titta närmare på Uppgifter-appen . Det här är den huvudsakliga platsen där du kan planera arbete och följa framsteg i detalj. Klicka på en uppgift för att öppna den från rutnätet. Här kan du ange planerade förfallodatum, uppdatera prioriteringar, lägga till detaljer eller bifoga filer. Kommunicera med ditt team med hjälp av realtidsmeddelanden.
Ditt team kan också registrera tid på ärenden – starta en timer medan ni arbetar eller logga tid manuellt via tidrapporter. Tidrapporter kan hjälpa till att spåra produktivitet, mäta arbetsbelastning eller fakturera kunder. Lägg till anteckningar i tidrapporter och spåra uppgiftens aktuella status medan ni arbetar.
OneDesks automatiseringar kan också anpassa ditt arbetsflöde eller minska det manuella arbetet.
Appen Uppgifter hjälper team att hålla sig organiserade, samarbeta effektivt och se till att ingenting faller mellan stolarna. Du kan visa uppgifter som listor, Kanban-tavlor, kalender, arbetsbelastning eller Gantt-scheman, så att du kan arbeta på det sätt som passar dig bäst.
Från Gantt-diagrammet kan du planera uppgifter och skapa beroenden. I Kanban-vyn kan du se statusen för varje uppgift och uppdatera status interaktivt. Du kan skapa och spara filtrerade eller grupperade vyer för försenade uppgifter, dina tilldelade uppgifter, pågående uppgifter och mycket mer.
Varje vy är helt anpassningsbar, vilket gör att varje agent eller chef kan se vad som är viktigast för dem.
OneDesk inkluderar även en ekonomiapp som ger ditt team möjlighet att ge offerter och fakturera för tid och projekt.
- Skapa offerter för projekt med fast avgift eller förbetalda timmar. Du kan snabbt skapa offerter med hjälp av dina projektmallar eller bygga en från grunden. När en offert har accepterats kan du konvertera den direkt till en faktura. Du kan också skapa fakturor för fakturerbar tid som är loggad till uppgifter eller ärenden i kundprojekt. Länka fakturor direkt till kundprojekt för fullständig transparens.
Låt oss ta ett steg tillbaka och titta på hela klientlivscykeln i OneDesk.
- En kund kontaktar dig via e-post, chatt eller webbformulär. OneDesk registrerar supportärenden eller förfrågningar som ett ärende. Begär en ny projekt- eller tjänstförfrågan? Du kan begära en offert direkt i OneDesk.
- Ärenden kan omvandlas till uppgifter eller förbli en del av ett projekt. Skapa enkelt nya projekt med hjälp av mallar. Ditt team planerar arbetet med hjälp av Gantt-scheman, Kanban-tavlor eller listor. Spåra tid medan ni arbetar med uppgifter eller ärenden. Uppgifter tilldelas, deadlines spåras och framsteg övervakas i realtid.
- Efter eller under projektleverans hanteras löpande kundsupport med samma system. Ärenden spårar eventuellt uppföljningsarbete, problem eller underhållsförfrågningar. Tidsåtgång eller fasta avgifter faktureras direkt via OneDesk, vilket säkerställer korrekt och snabb fakturering. Om du hade en offert kan du nu konvertera den direkt till en faktura.
Genom att sammanföra alla dessa element ger OneDesk professionella tjänsteföretag full insyn och kontroll över varje kundinteraktion, varje projekt och varje faktura.
Låt oss nu titta på några av de andra viktiga applikationerna i OneDesk.
Messenger-appen är den centrala platsen för alla konversationer – inklusive livechattar, e-postmeddelanden, portalmeddelanden och interna teamdiskussioner.
Du kan se alla ärenden eller uppgifter som är länkade till en konversation och navigera direkt till dess detaljer.
Analytics -appen ger dig insikter i teamets prestationer och projektresultat.
Visa diagram och grafer för att se viktiga resultatindikatorer samt identifiera trender och potentiella flaskhalsar.
Generera anpassade rapporter om dina ärenden, uppgifter, tidrapporter och projekt. Du kan skicka rapporter via e-post schemalagt för att automatiskt hålla ditt team eller dina chefer informerade.
OneDesks administrationsområde ger dig fullständig kontroll över hur din arbetshantering fungerar. Här kan du konfigurera dina företagsinställningar som arbetstider, språk och temafärger.
Du kan också anpassa hela ditt arbetshanteringsflöde:
- Skapa flera uppgifter, ärenden eller projekttyper med unika statusar och arbetsflöden.
- Skapa anpassade fält för att samla in information som är specifik för ditt företag eller dina projekt.
- Integrera med befintliga verktyg med hjälp av inbyggda integrationer, Zapier eller OneDesk API.
- Konfigurera automatiseringar för att automatiskt tilldela uppgifter baserat på projekt eller prioritet, uppdatera status när arbetet fortskrider eller skicka påminnelser för att hålla deadlines på rätt spår.
- Varumärkesdesign för dina kundvända appar – Messenger, Portal och Webforms – med din logotyp, dina färger och din text.
Med OneDesk Work Management kan professionella tjänsteföretag:
- Samla in kundförfrågningar över flera kanaler.
- Planera och genomför projekt effektivt med hjälp av uppgifter, milstolpar och Gantt-scheman.
- Ge kontinuerlig kundsupport smidigt.
- Spåra tid och hantera fakturering för både fastpris- och timprisprojekt.
- Få insikter i prestanda och förbättra verksamheten med hjälp av analyser.
Tack för att du tittade på den här demonstrationen av OneDesk Work Management.
För att läsa mer eller starta din kostnadsfria provperiod, besök onedesk.com.