2023
如何为工作时间开具发票
小时工的发票是基于组织为其客户工作所花费的小时数的付款请求。 为工作时间开具发票在各个行业都很常见，例如顾问、设计师、开发人员和各种自由职业者。 计费过程涉及准确跟踪为客户完成的小时数和任务。 当需要开票时（通常每月一次），将编译、计算工作并将其输入到发票单据上。 您可以使用 Excel 等工具或使用时间跟踪软件手动记录时间并创建发票。 OneDesk 在设计时考虑了专业服务，具有许多有用的功能。 其中一些功能包括时间跟踪和发票。 与手动编制发票相比，OneDesk 简化了流程。 您可以计划工作，跟踪任务时间，然后为工作时间开具发票 – 所有这些都在一个应用程序中完成。 如何为工作时间开具发票 从为客户创建和组织项目开始。 考虑目标和可交付成果。 计划您需要执行的任务。 随着情况的变化，您可以在项目上创建更多任务或子任务。 但是，最好开始创建一些任务来开始计划需要做什么以及由谁完成。 每个任务都应该有一个计划的开始和完成日期，以及估计需要多少小时。 从长远来看，这将有助于您的规划和预算。 设置小时费率 确定并设置您的小时费率。 开票费率或计费费率是指您为工作收取的费率。 确定计费率对于企业的盈利能力非常重要。 考虑您的成本和费用以及目标利润。 通常，这些费率将事先与客户商定。 您可以根据团队中的人员、特定项目或您提供的服务类型进行计费。 例如，我可能会为支持工作设置一个小时费率，为开发任务设置另一个费率。 在 OneDesk 中，您可以从各种可能的级别设置开票费率。 您可能还想设置成本率。 成本率是指公司的工作成本，通常以员工付款的形式出现。 跟踪您的工作时间 如果您根据工作时间开具发票，最重要的事情当然是准确跟踪这个时间。 使用时间跟踪工具可以使流程更加简化。 功能通常包括计时器和时间表，用于在您处理任务时记录小时数。 跟踪您在各种工作任务上花费的时间，指出哪些小时是可计费的，哪些是不可计费的。 自动记录所用时间的计时器特别有用。 计时器可让您跟踪每分钟并获得最准确的帐户。 请记住，每一分钟都会加起来！ OneDesk 的计时器会在您工作时进行跟踪。 您可以暂停休息，然后停下来记录任务的时间。 将打开一个时间表表单，您还可以添加注释、设置服务类型或设置工作对象。 这在以后会有所帮助，因为您可以根据这些时间表属性轻松创建发票、创建报告并查看所需的日志。 OneDesk 的优点在于，记录的时间表可以在您帐户的时间表应用程序中找到。 在这里，您可以轻松地对时间表进行排序、筛选和分组，以获取所需的确切信息。 此外，我们的时间跟踪功能与我们的发票功能紧密集成。 只需点击几下按钮，即可为您工作的时间开具发票。 创建工时发票
关于 OneDesk 的本地帮助台解决方案
什么是本地服务台？ 本地是指自安装和自托管的技术支持解决方案版本。 本地帮助台解决方案通常包括与云版本类似的功能，用于管理工单、分配和工作流程。 云解决方案和本地解决方案之间的主要区别在于，本地解决方案需要基础架构来安装、托管和管理软件。 另一方面，云解决方案不需要安装，也不需要由您的组织进行维护和更新。 OneDesk 是否提供本地帮助台软件？ OneDesk 是一款多合一的帮助台和项目管理软件。 我们提供大量强大的 帮助台功能 ，包括电子邮件到工单创建、自动分类、报告等。 本地版本可以安装在您自己的服务器、AWS 或 MS Azure 上。 因此，本地部署需要维护您自己的基础设施、数据等。 本地解决方案通常由具有特定合规性需求的组织使用，这些需求要求他们托管自己的数据。 因此，如果您正在寻找一个可以完全控制您的数据的帮助台，那么 OneDesk 的本地版本可能适合您！ 为什么选择本地服务台？ 您需要控制自己的数据 – 一些公司，如政府机构，有严格的数据安全需求，要求他们控制自己的数据。 通常，像这样的公司不能使用云软件，因为数据需要存储在自己的服务器上。 你有特定的合规性要求 – 与上述原因类似，如果你的公司有某些合规性要求，则可能无法使用云软件。 借助本地解决方案，您可以控制您的安全需求和数据。 OneDesk 云和本地帮助台软件之间有什么区别？ 自我维护 借助 OneDesk 内部部署，您可以管理自己的数据库、备份、更新等。 当有可用的更新时，您将收到电子邮件通知。 然后，您的团队可以在您方便的时候进行更新。 对于寻找本地服务台的公司来说，这方面是最大的原因。 自我维护可以让您的公司拥有高水平的控制权。 仅限年度或更长期 如果您自己设置软件，则无需额外费用。 否则，本地或私有云许可费用与我们的云产品相同，但仅适用于年度或长期订阅。 有关详细信息，请访问我们的 定价信息。 iOS/Android 应用程序 iOS 和 Android 应用程序不适用于本地解决方案。 但是，如果您希望使用自己的 Google Firebase
机构时间跟踪策略
机构时间跟踪是指监控和记录机构及其员工在客户项目和任务上花费的时间的过程。 代理是一个广义的术语，涵盖以下企业：政府机构、营销机构和创意服务。 在今天的博客中，我们将介绍一些在机构环境中实施和利用时间跟踪的策略。 为什么要进行代理时间跟踪？ 出于多种原因，时间跟踪对机构很重要，包括： 代理商如何跟踪时间？ 方法和工具的选择可能取决于该机构的具体需求，以及所做工作的性质。 时间跟踪方法可以包括： 传统的时间表，纸质或数字。 计时时钟，员工打卡和打卡的物理时钟。 时间跟踪或工作管理软件，从网络或移动应用程序记录时间的计时器或时间表的应用程序。 这些时间跟踪工具通常提供报告、发票和其他内置功能，以简化工作流程。 跟踪代理商时间的策略 以下是在机构环境中有效实施时间跟踪的一些策略： 设定明确的期望 清楚地传达您的时间跟踪过程，尤其是当新员工加入您的团队时。 强调为什么时间跟踪很重要，重点关注它如何在您的机构中使用。 利用详细的时间表 使用可以轻松（理想情况下自动）捕获准确计费和记录保存所需的所有信息的时间表。 详细信息可以包括执行工作的日期、关联的客户端和计费状态。 标准化您的时间跟踪 建立所有团队成员都应遵循的标准化时间跟踪实践和准则。 这包括分类，以及提交条目的频率。 实施时间跟踪软件 选择适合您机构需求的时间跟踪工具。 时间跟踪软件允许您的机构记录客户任务的时间。 功能包括 自动时间跟踪和可配置的时间表。 寻找其他功能，如团队协作、项目和客户跟踪以及报告功能。 OneDesk 是一款专为专业服务行业打造的工作管理工具。 创建客户项目和任务，然后使用自动计时器或时间表记录时间。 在 OneDesk 中提交时间表很容易，因为许多属性是自动生成的。 例如，如果任务是针对某个客户端的，则时间表也将与该客户端相关联。 尽可能实现自动化 许多软件解决方案都包括用于时间跟踪的自动化选项。 配置自动化以适合您的特定工作流程。 自动化可以通过执行某些操作来帮助节省时间，而无需额外的工作。 一些示例可能包括：更新时间表上的计费状态、在记录某些时间表时向经理发送通知等。 相关文章
如何构建和组织您的帐户
我们收到的一个常见问题是如何在 OneDesk 中构建和组织您的工作。 OneDesk 为您的工作方式提供了巨大的多功能性，每个企业都有自己的工作流程。 确定如何组织工作的第一步是了解 OneDesk 的结构。 我们希望帮助您充分利用您的选择并合理地组织您的工作。 在本文中，我将介绍一些最佳实践和常见配置。 请记住，随着时间的推移，您可以移动项目并创建新的组织级别。 有用的功能，如“ 移动到文件夹 ”或宏使这变得非常简单，所以不用担心！ 🙂 目录 了解 OneDesk 中的工作层次结构 投资 组合 投资组合是 可选，但建议使用。 项目组合是组织的“顶层”，包含一个或多个项目。 项目组合就像文件夹，它们是用于创建结构层次结构和划分项目的简单对象。 通常，项目组合代表不同的部门、客户或版本。 我们稍后会看到示例。 您还可以使用子项目组合（项目组合中的项目组合）来进一步划分项目。 项目 项目包含“项目”——工单和任务。 项目是更“复杂”的对象，可用于 计划、跟踪、组织和分工。 在本文中，我们将重点关注最后两个方面。 组织工作 – 项目应包含与完成项目相关或所需的所有任务和/或工单。 分工 – 项目与用户共享，通常基于每个团队。 如果未与项目共享，您将看不到此项目或其中的项目。 如果你想在团队或部门之间保持工作分开，项目是一个很好的方法。 （了解共享： 与用户和团队共享 ）。 提示：偶尔通过 归档项目 来整理您的帐户。 文件夹 文件夹用于分解项目。 与项目组合一样，它们是用于对工作进行分组或划分的简单对象。 文件夹包含工单或任务。 项目 – 工单和任务 项目是你处理的最小的东西
OneDesk 新增功能：2023 年 11 月
项目报价和发票（测试版） OneDesk 现在提供为您为客户所做的工作发布报价的功能。 这些报价一旦被接受，就可以变成发票。 如果您使用的是 QuickBooks Online，您甚至可以获得报酬。 这些功能中有很多细节需要解开，但以下是一些亮点： 关于 OneDesk 中的财务功能，还有很多话要说。 在接下来的几周内，我们将撰写包含更多信息的文章和博客文章。 此功能正在积极开发中，因此，如果您希望我们考虑某些事情，请告诉我们。 新建电子邮件模板 为了在众多不同的电子邮件客户端和跨设备中显示电子邮件的方式更加一致，我们升级了电子邮件模板。 那些了解电子邮件的人都知道这是多么棘手，因为每个客户端都支持他们自己的 HTML/CSS 子集。 我们认为我们的新模板应该可以解决其中的许多不一致问题，但如果您发现任何新的电子邮件显示问题，请尽快告知我们，我们将进行修复。 Microsoft 集成 OneDesk 具有各种 Microsoft 365 集成，可帮助我们的客户在 Microsoft 环境中更无缝地工作。 MS Teams（测试版） OneDesk 具有 MS Teams 集成，允许您直接在 Teams 中接收和响应工单。 （该集成目前仅应要求提供）。 Outlook 日历 OneDesk 支持使用新的 iCal 集成的 Outlook。 这种双向集成会将您的 OneDesk 日历同步到 Outlook 日历，从而允许您的 OneDesk 任务显示在 Outlook 中，并使您的 Outlook
使用项目模板
使用项目模板 许多企业为其客户提供的服务或项目通常遵循类似的流程。 这种性质的项目可以包含各种各样的程序或服务，例如网页设计项目、营销活动或入职程序。 让我们以一个设计项目为例。 标准过程每次都类似，包括线框、模拟、原型等任务。 无论网页设计项目如何，它都可能包括这些任务。 这就是我们今天的主题，项目模板。 项目模板可以帮助您在启动新客户项目时节省时间并提高效率。 只需使用项目模板，而不是每次都从头开始构建项目。 在今天的博客中，我们将讨论如何在工作流中使用项目模板以及为什么使用项目模板。 什么是项目模板？ 在解释项目模板之前，让我们简要解释一下项目是由什么组成的。 项目是要在给定时间内完成的目标或目的。 每个项目都分解为任务，有时还分解为子任务（这是更精细的任务）。 每个任务通常分配给个人，给定计划工作和时间表的估计值，并定义和确定优先级。 项目模板是为重用而设计的预创建和预结构化项目。 项目模板已定义大多数任务、计划工时和被分派者，允许项目经理轻松地将这些计划复制到新项目。 使用项目模板的好处 模板项目的核心思想是省去一遍又一遍地创建相同任务集的麻烦。 在做过几次项目后，你会想要进行改进。 只需修改模板项目即可轻松完成此操作，以便下次克隆它时，它将包含最新的最佳实践。 简而言之，项目模板允许您： OneDesk 中的项目模板 OneDesk 是一个多合一的工作管理解决方案。 管理和简化您的客户支持，通过各种强大的功能进行项目交付。 OneDesk 允许您从模板创建项目以及克隆项目或从 CSV 导入模板。 您可以将任何项目标记为“模板”。 只需转到项目详细信息面板（双击项目名称）。 选中“设置为模板”框。 模板以唯一图标表示，默认情况下，从模板创建新项目时将显示在列表中。 模板项目在功能上与普通项目没有区别。 提示：将模板项目整理到其自己的作品集中。 从模板创建项目 相关文章