Transkription
Die Finanzanwendung ist für Organisationen gedacht, die Finanzen rund um ihre Projekte, Tickets und Aufgaben in OneDesk verwalten möchten. In Kombination mit den anderen Tools von OneDesk können Sie Kosten und Rechnungsbeträge auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Tarife einfach prognostizieren und die geplanten und tatsächlichen Rechnungsbeträge und Kosten in Echtzeit verfolgen.
Dieses Video gibt einen Überblick darüber, was die Financials können und wie sie funktionieren.
Zugriff auf die Financials-Anwendung
Die Finanzanwendung ist auf der linken Seite zugänglich, die durch das Dollarsymbol gekennzeichnet ist. Als Benutzer auf Administratorebene können Sie über das Profil eines einzelnen Benutzers konfigurieren, wer Zugriff auf die Financials-Anwendung hat. Möglicherweise möchten Sie Ihre Finanzinformationen vor einigen Benutzern verbergen. Gehen Sie dazu zur Benutzeranwendung und klicken Sie auf den Benutzer, um sein Profil aufzurufen. Anschließend können Sie festlegen, ob ein Benutzer vollen oder eingeschränkten Zugriff hat. Mit eingeschränktem Zugriff kann ein Benutzer die Finanzanwendung nicht sehen und ist daher nicht in die Finanzen der Organisation eingeweiht.
Schnittstellenübersicht
Kommen wir nun zur Finanzanwendung.
Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie die verschiedenen Spalten mit Finanzen, die sich auf jedes Projekt und die darin enthaltenen Elemente beziehen. Diese Spalten können nach Ihren Wünschen angepasst werden, indem Sie auf das Zahnrad klicken und sie ein- oder ausschalten. Sie können sehen, dass es verschiedene Spalten für Arbeit, Kosten, abrechenbare Leistungen und Prognosen gibt. Sehen Sie sich unseren Blog oder unsere Knowledge Base-Artikel an, um detaillierte Beschreibungen jeder dieser Spaltenoptionen zu erhalten.
Für dieses Video werde ich mich hauptsächlich auf die geplanten und tatsächlichen Kosten und abrechenbaren Kosten konzentrieren.
Beachten Sie, dass Sie hier auch die berechneten Spalten bestimmen können. Durch Klicken auf das Zahnrad und die Option Berechnete Spalte. Im resultierenden Menü werden Sie aufgefordert, die Eigenschaften auszuwählen, die Sie subtrahieren möchten. Abhängig von Ihrer Auswahl für die erste Eigenschaft ändert sich die Subtraktionseigenschaft. Wenn wir beispielsweise Ist-Arbeit als unsere erste Eigenschaft auswählen, können wir zwischen der prognostizierten Arbeit und der tatsächlichen abrechnungsfähigen Arbeit wählen, die abgezogen werden soll.
Sie können hier drüben sehen, die neue Spalte erscheint in unserer Ansicht mit dem Titel „AW – BW“. Ich kann es auch verschieben. Wie bei anderen Spalten können Sie nun über das Zahnradmenü auswählen, ob diese Spalte angezeigt werden soll oder nicht. Bitte beachten Sie, dass das Entfernen dieser Subtraktionsspalte diese löscht und manuell erneut hinzugefügt werden muss, wenn Sie sie sehen möchten.
Legen Sie Kosten und Abrechnungssätze fest
Sehen wir uns nun an, wie wir mit der Budgetierung unserer Arbeit beginnen. Sie können die Kosten und Abrechnungssätze pro Ebene ändern. Diese Sätze können geändert werden, um den Geldfluss in und aus Ihrem Unternehmen bestmöglich widerzuspiegeln, während Sie an Ihren Projekten, Tickets und Aufgaben arbeiten.
Um die Kostenberechnungen und Abrechnungsberechnungen zu ändern, wählen Sie das Aktionsmenü auf der linken Seite der Financials-Anwendung und die Option „Kosten/Abrechnungssätze bearbeiten“. Wie Sie sehen können, gibt es verschiedene Tarife, die Sie für Ihre Kosten und Abrechnung festlegen können, z. B. nach Team oder nach Projekt. Sie können die Tarife stündlich, mit einem monatlichen Minimum oder einem gemischten Tarif festlegen. Bei einem Mischtarif gilt Ihr Stundensatz nach Erreichen des Minimums.
Nehmen wir an, ich habe ein Unternehmen mit verschiedenen Teams. Mein Support-Team hier erhält von der Firma 25 $ pro Stunde. Das Entwicklungsteam kostet 50 US-Dollar pro Stunde und mein Designteam 30 US-Dollar pro Stunde. Lassen Sie uns unsere Kosten festlegen und berechnen.
Als Nächstes legen wir unsere Abrechnungstarife fest. Nehmen wir in diesem Fall an, dass mein Unternehmen Kunden basierend auf dem Projekttyp in Rechnung stellt. Hier können Sie sehen, dass ich drei Projekttypen aktiviert habe, Design, Entwicklung und Support. Lassen Sie uns einige abrechenbare Tarife festlegen. Nehmen wir an, für Support-Projekte haben wir ein monatliches Minimum und berechnen danach stündlich. Für Design- und Entwicklungsprojekte berechnen wir stündlich 100 pro Stunde. Legen Sie Ihre Beträge fest und berechnen Sie sie.
Unser Unternehmen kann nun ganz normal Aufgaben und Projekte planen. Verwenden Sie die Apps „Aufgaben“ und „Projekte“, um den Überblick zu behalten und Ziele und Fristen einzuhalten, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen zuzuweisen. (Detaillierte Informationen zum Projektmanagement mit OneDesk finden Sie in unseren Blogbeiträgen oder Videos)
Lassen Sie uns zur Demonstration die Details unserer Artikel hier an der Seite andocken. Zuerst können Sie sehen, dass das Projekt hier vom Typ „Design“ ist, für das wir abrechenbare Preise festlegen. Sehen wir uns auch unsere Aufgabe in diesem Projekt namens Wireframing an. Sie können hier sehen, dass diese Aufgabe einem meiner Designer zugewiesen wurde. Sie können auch sehen, dass die geplante Arbeit für unsere Aufgabe „Wireframing“ auf 6 Stunden festgelegt ist.
Wenn wir die Aufgabendetails schließen, können wir unten sehen, dass meine geplanten Kosten basierend auf den geplanten Stunden meiner Aufgaben und meinem Kostensatz generiert wurden. 6 Stunden multipliziert mit dem Kostensatz meines Designteams von 30 $. Außerdem wird mein geplanter abrechenbarer Betrag für 6 Stunden basierend auf meinen abrechenbaren Tarifen nach dem Projekttyp generiert, zu dem diese Aufgabe gehört. Meine Projektsumme wird anhand der Summe aller Aufgaben im Designprojekt berechnet.
Gehen Sie zurück in das Aufgabendetailfenster und scrollen Sie zu unseren Arbeitszeittabellen. Sie können sehen, dass einer meiner Designer eine Arbeitszeittabelle für 2 Stunden abrechenbarer Zeit für diese Aufgabe eingereicht hat. Hier werden die tatsächlichen Kosten und tatsächlich abrechenbaren Beträge generiert. Abschließend wird der Gewinn aus dem tatsächlich abrechenbaren Betrag abzüglich der tatsächlichen Kosten berechnet.
Jetzt können wir als Projektmanager dynamisch nachverfolgen, ob unser geplantes Kostenbudget mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmt. Mit der Finanz-App ist es einfach, Ihre Rechnungssätze dynamisch zu schätzen oder neu zu bewerten. Vergessen Sie nicht, sich unsere anderen Videos und Artikel zur Verwendung von OneDesk anzusehen. Und wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne per Live-Chat oder unter support@onedesk.com an uns wenden.