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Eines der ersten Dinge, die Sie beim Einrichten Ihres OneDesk-Kontos tun sollten, ist das Erfassen von Tickets aus E-Mails. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, können Sie den Schnelleinrichtungsassistenten durchlaufen.
Kurz gesagt ist der E-Mail-Fluss wie folgt:
Verbinden Sie sich direkt mit Ihrem Support-E-Mail-Posteingang oder leiten Sie ihn automatisch weiter. Neue E-Mails werden als Tickets in OneDesk erstellt, wobei alles erfasst wird – die E-Mail-Betreffzeile ist der Titel des Tickets, die Textnachricht die Ticketbeschreibung, alle Anhänge sind enthalten, die Kundeninformationen werden erfasst und mit dem Ticket verknüpft. Sie können dann direkt aus dem Ticket in OneDesk antworten, wobei die Antworten an das E-Mail-Konto Ihres Kunden gesendet werden.
Wenn Sie Google Workspace, Gmail oder Office 365 verwenden, können Sie Ihren eingehenden und ausgehenden E-Mail-Server direkt verbinden. Für andere Anbieter, oder wenn Sie es vorziehen, können Sie eine automatische Weiterleitung einrichten, um Tickets zu erstellen, sowie einen benutzerdefinierten ausgehenden SMTP-Server verwenden.
Überprüfen Sie die Zeitstempel in der Bildlaufleiste des Videos, um zu bestimmten Details über Ihren Anbieter oder Ihre bevorzugte Methode zu navigieren.
O365-Benutzer
Verbinden Sie für Office 365-Benutzer Ihren Support-Posteingang über die Verwaltung -> Email -> Einstellungen
Sie können Ihre Support-E-Mail direkt über OAuth verbinden. Melden Sie sich einfach bei Ihrem Support-Konto an. Stellen Sie sicher, dass SMTP AUTH in Ihrem Support-E-Mail-Konto aktiviert ist. Dies ist standardmäßig aktiviert und Sie können Anweisungen dazu hier sehen. Sobald Sie sich bei Ihrem Konto anmelden, werden Ihre ausgehenden und eingehenden Kanäle automatisch verbunden. Das bedeutet, dass neue E-Mails in Ihrem Konto als Tickets erstellt werden. Dann können Sie Kunden innerhalb von OneDesk antworten, wobei diese Antworten von derselben Adresse ausgehen.
Nutzer von Gmail/Google Workspace
Verknüpfen Sie für Google Workspace- oder Gmail-Nutzer Ihren Support-Posteingang über die Verwaltung -> Email -> Einstellungen.
Sie können Ihre Support-E-Mail direkt über ein App-Passwort verbinden. Eine Anleitung finden Sie unter dem Link hier. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung in Ihrem Support-Konto aktiviert haben. Folgen Sie dem Link in der Anleitung, um ein App-Passwort zu erstellen. Generieren Sie das App-Passwort, kopieren Sie es und fügen Sie es zusammen mit Ihrer Support-Adresse hier ein. Sobald Sie eine Verbindung hergestellt haben, werden Ihre ausgehenden und eingehenden Kanäle automatisch verbunden. Das bedeutet, dass neue E-Mails in Ihrem Konto als Tickets erstellt werden. Dann können Sie Kunden innerhalb von OneDesk antworten, wobei diese Antworten von derselben Adresse ausgehen.
Automatische Weiterleitung / beliebiger anderer Anbieter
Von jedem E-Mail-Anbieter aus können Sie eine automatische Weiterleitung einrichten, um Tickets zu erfassen. Verwenden Sie diese Methode also, wenn Sie einen anderen Anbieter verwenden oder die Weiterleitungsmethode bevorzugen.
Gehen Sie zu Ihrer Verwaltung, Tickets und notieren Sie sich die E-Mail-Erfassungsadresse Ihres Tickets. Ihre wird ähnlich sein, aber mit einem anderen Teil in der Mitte hier. Wenn Sie diese E-Mail-Adresse haben, sollten Sie jetzt eine automatische Weiterleitung von Ihrer regulären Support-E-Mail-Adresse an diese E-Mail-Adresse einrichten. Dies bedeutet, dass eine E-Mail, die von Ihrer Support-E-Mail-Adresse erfasst wird, automatisch an diese weitergeleitet wird. OneDesk erfasst es dann und erstellt daraus ein Ticket. Sie können die Server von OneDesk verwenden, um Ihre ausgehenden E-Mails zu senden, oder Sie können Ihren eigenen ausgehenden SMTP-Kanal konfigurieren. Wenn Sie die Server von OneDesk verwenden, können Sie konfigurieren, wie ausgehende E-Mails für Ihre Kunden aussehen. Von der Verwaltung -> E-Mails -> Einstellungen können Sie hier die Absenderadresse auf Ihre eigene Support-Adresse konfigurieren, damit diese Adresse Ihren Kunden angezeigt wird. In diesem Abschnitt können Sie auch Ihren eigenen benutzerdefinierten SMTP-Server hinzufügen. Klicken Sie einfach auf „Ausgehende E-Mail hinzufügen“ und wählen Sie benutzerdefiniertes SMTP aus. Füllen Sie die Felder aus und bestätigen Sie. Wenn Sie Fragen zum E-Mail-Fluss oder zur Einrichtung Ihrer E-Mail zur Ticketerstellung haben. Sie können sich gerne per Live-Chat oder E-Mail an den Support unter OneDesk.com wenden