Često pitanje koje primamo je kako strukturirati i organizirati svoj rad u OneDesku. OneDesk omogućuje ogromnu svestranost u načinu na koji radite, a svaka tvrtka imat će vlastite tijekove rada. Prvi korak u određivanju kako organizirati svoj posao je razumijevanje strukture OneDeska. Želimo vam pomoći da najbolje iskoristite svoje mogućnosti i logično organizirate svoj posao. U ovom ću članku proći kroz neke najbolje prakse i uobičajene konfiguracije. Upamtite da s vremenom možete premještati stavke i stvarati nove organizacijske razine. Korisne značajke poput ‘ premjesti u mapu ‘ ili makronaredbe čine ovo prilično jednostavnim, stoga ne brinite! 🙂
Sadržaj
- Hijerarhija rada u OneDesku
- Uobičajena pitanja
- Kako bih trebao koristiti projekte za ulaznice?
- Jesu li kupci u projektima?
- Jesu li korisnici u projektima?
- Primjeri radnih struktura
- Organizirajte po odjelu ili lokaciji
- Organizirajte po izdanju/verziji
- Organizirajte prema klijentu/kupcu
Razumijevanje hijerarhije rada u OneDesku
Portfelji
Portfelji su izborno ali preporučljivo. Portfelji su ‘najviša razina’ organizacije – sadrže jedan ili više projekata. Portfelji su poput mapa, jednostavni su objekti koji se koriste za stvaranje strukturne hijerarhije i podjelu projekata. Portfelji često predstavljaju različite odjele, klijente ili izdanja. Kasnije ćemo vidjeti primjere.
Također možete koristiti podportfelje, portfelj unutar portfelja, za daljnju podjelu projekata.
Projekti
Projekti sadrže ‘stavke’ – ulaznice i zadatke. Projekti su ‘složeniji’ objekti i mogu se koristiti za planiranje, praćenje, organiziranje i podjela posla. U ovom ćemo se članku usredotočiti na posljednja dva aspekta.
Organizacija rada – Projekti bi trebali sadržavati sve zadatke i/ili ulaznice koje se odnose ili su potrebne za završetak projekta.
Podjela posla – projekti se dijele s korisnicima, obično po timovima. Ako se projekt NIJE podijelio s, nećete vidjeti ovaj projekt niti stavke unutar njega. Ako želite razdvojiti rad između timova ili odjela, projekti su dobra metoda za to. (Saznajte više o dijeljenju: Dijeljenje s korisnicima i timovima ).
Savjet : povremeno očistite svoj račun arhiviranjem projekata .
mape
Mape se koriste za razbijanje projekta. Poput portfelja, oni su jednostavni objekti koji se koriste za grupiranje ili podjelu posla. Mape sadrže karte ili zadatke.
Predmeti – Ulaznice i zadaci
Predmeti su najmanja stvar na kojoj radite – karte i zadaci. Oni su sadržani u projektima. Jedina iznimka je odjeljak ‘izvan projekata’. Teoretski ovdje možete staviti sve stavke, ali postoje neke mane. Na primjer, zadaci ovdje ne mogu imati ograničenja rasporeda , nema projektnih uloga/dozvola i s vremenom bi moglo postati neuredno.
Kako bih trebao koristiti projekte za ulaznice?
Projekti se mogu koristiti kao ‘kutije’ ili spremnici za organiziranje ili dijeljenje ulaznica. Na primjer, možete koristiti projekte za odvajanje ulaznica na temelju odjela, četvrti, timova ili drugih pitanja. Ovo je posebno korisno ako imate više odjela koji koriste jedan račun. Svaki odjel možda treba vidjeti samo svoje vlastite projekte. Dakle, to pojednostavljuje i usmjerava njihove tijekove rada. Korištenje projekata za ulaznice dugoročno je korisno i za:
- Organizacija – Na primjer, možda imate ulaznice u projektu određenom za određeno izdanje, broj verzije, tromjesečje, itd. To vam omogućuje da lako vidite koji se problemi događaju unutar određenog izdanja, kvartala itd.
- Izvješćivanje – dok možete filtrirati gotovo bilo koje svojstvo u svojim izvješćima, projekti dopuštaju drugu razinu grupiranja ili filtriranja. Dakle, kao gore, ako želite vidjeti izvješće o ulaznicama za određeno izdanje, jednostavno odaberite taj projekt izdanja.
Kako radni pogledi djeluju na moju strukturu?
Vaša definirana hijerarhija vidljiva je u ‘Stablu mapa’ aplikacije za ulaznice ili zadatke, biraču opsega projekta ili prikazu ‘Po portfelju’ aplikacije projekata. Radni prikazi su različiti načini gledanja i interakcije s vašim podacima. Na primjer, ‘Flat’ prikazuje vaše ulaznice, zadatke itd. kao popis bez prikazane hijerarhije. Dok je ‘Ploča statusa’ prikaz Kanban ploče koji vam omogućuje da lako vidite status ulaznica ili zadataka i ažurirate status povlačenjem i ispuštanjem. Dakle, iako ne vidite nužno hijerarhiju u svim prikazima, ona postoji! (Saznajte više o prikazima: prilagođeni radni prikazi ).
Jesu li korisnici u projektima?
Korisnici postoje u timovima. Projekti se dijele s korisnikom ili timom. Ako se projekt ne dijeli s nekim, taj projekt (ili bilo koje stavke unutar njega) NISU vidljivi tom korisniku. Kao što je gore spomenuto, ovo je jedna od prednosti korištenja projekata. Ako dva odvojena odjela koriste jedan račun, možete razdvojiti njihove probleme korištenjem projekata.
Jesu li moji kupci u projektima?
Ne baš! Pojedinačni kupci sadržani su unutar organizacija. Međutim, projekti se mogu dijeliti s pojedinačnim kupcima ili organizacijama kupaca. U ovom slučaju projekt je povezan s kupcem. Dakle, pogled ‘Po klijentu’ u vašoj aplikaciji za projekte grupiran je prema organizaciji koja je povezana s projektom. Također možete otvoriti ploču s detaljima projekta i vidjeti je li projekt podijeljen s korisnikom.
Ovisno o vašim postavkama portala, korisnici mogu vidjeti stavke u projektu. Primat će javne poruke objavljene na projektu. (Saznajte više o: Dijeljenje s kupcima .)
Uobičajene strukture računa – primjeri
Sada primjeri!
Organizirajte portfelje odjela
Uobičajena konfiguracija je stvaranje portfelja koji predstavljaju različite timove ili odjele. Unutar svakog portfelja nalaze se različiti projekti na kojima tim radi. Imajte na umu da za ovu konfiguraciju možete odabrati dijeljenje samo relevantnih projekata za svaki odjel. Na taj će način svaki odjel vidjeti samo svoje projekte/portfelj.
Slična konfiguracija koju sam vidio koristi portfelje za predstavljanje lokacija za tvrtke s uredima u raznim zemljama. Možete koristiti potportfelje za daljnju podjelu odjela ili lokacija. Na primjer, ispod ‘EU Office’ ima podportfelje ‘Sales’ i ‘Admin’ za daljnju organizaciju svojih projekata.
Organizirajte portfelje za izdanja, verzije, iteracije
Ako ste u razvoju proizvoda ili softvera ili u drugoj industriji sa sličnom metodologijom, uobičajena konfiguracija je stvaranje portfelja koji predstavljaju izdanja ili verzije. Unutar svakog portfelja nalaze se različiti zahtjevi izdanja. Možete usmjeriti ulaznice za bugove, povratne informacije itd. u određeni projekt za svako izdanje. Moguće je po potrebi premjestiti mape u različite projekte ili projekte u drugi portfelj izdanja.
Portfelji po klijentu, dobavljačima, krajnjim korisnicima
Ako radite na jednom ili više projekata za nekoliko klijenata, ovo bi mogla biti konfiguracija za vas. Ovaj je pristup popularan u industrijama kao što su savjetovanje, marketing i dizajn. Na primjer, ispod mojih portfelja predstavljaju klijente za koje radim sa svakim od njihovih projekata unutar.
Ispod je malo složenija verzija. Ovdje imam podportfelje ispod svakog portfelja klijenata kako bih grupirao vrste projekata koje izvodim za svakog klijenta.
Trebate li više savjeta o postavljanju računa? Provjerite našu bazu znanja i povezane članke ili se obratite našem timu za podršku!