Urenregistratie van bureaus verwijst naar het proces van het monitoren en vastleggen van de hoeveelheid tijd die een bureau en zijn medewerkers besteden aan projecten en taken van klanten. Agentschap is een brede term die bedrijven omvat zoals: overheidsinstanties, marketingbureaus en creatieve diensten. In de blog van vandaag bekijken we enkele strategieën om tijdregistratie in een bureauomgeving te implementeren en te gebruiken.
Waarom urenregistratie door een bureau?
Urenregistratie is om een aantal redenen belangrijk voor bureaus, waaronder:
- Facturering en facturering – Het is heel gebruikelijk dat bureaus hun klanten factureren op basis van het aantal gewerkte uren. Nauwkeurige urenregistratie is essentieel voor een nauwkeurige facturering. Het helpt bureaus ook winstgevend te blijven en het vertrouwen en de transparantie met hun klanten te behouden.
- Projectregistratie en -planning – Urenregistratie is een manier om inzicht te geven in de tijd die aan taken wordt besteed. Met deze statistieken kunnen agentschappen betere toekomstplannen maken en middelen effectief toewijzen. Bovendien kunnen bureaus de voortgang van projecten in realtime volgen.
- Rapportage en prestatiemonitoring – Urenregistratie kan bureaus helpen de prestaties van werknemers te evalueren. Maak rapporten over tijdstatistieken en verbeter processen in de loop van de tijd met behulp van een datagestuurde aanpak.
- Kosten- en omzetregistratie – Gebruik tijdregistratiestatistieken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen over prijsschattingen. Vorig project het budget overschreden? Beoordeel uw offertes en schattingen opnieuw op basis van de gemeten tijd in het project. Met tijdregistratiesoftware voor bureaus kunt u de middelen ook dynamisch beheren om ervoor te zorgen dat uw bureau het budget niet overschrijdt.
- Wettelijke vereisten – Tijdregistratie is soms noodzakelijk, afhankelijk van locatie en branche. Dit kan compliance of andere wettelijke vereisten omvatten die rapportage vereisen, zoals loonwetten, het bewaren van documenten of belastingdoeleinden.
Hoe houden bureaus de tijd bij?
De keuze van de methode en het instrument kan afhangen van de specifieke behoeften van het agentschap en van de aard van het werk dat wordt gedaan. Methoden voor tijdregistratie kunnen het volgende omvatten: Traditionele urenstaten, op papier of digitaal. Tijdregistratieklokken, fysieke klokken waar medewerkers in- en uitklokken. Software voor urenregistratie of werkbeheer, apps met timers of urenstaten om tijd te registreren via internet of een mobiele app. Deze tijdregistratietools bieden vaak rapportage, facturering en andere ingebouwde functies om werkprocessen te stroomlijnen.
Strategieën om de tijd bij te houden voor bureaus
Hier zijn enkele strategieën voor het effectief implementeren van tijdregistratie in bureauomgevingen:
Stel duidelijke verwachtingen
Communiceer duidelijk uw proces van tijdregistratie, vooral wanneer nieuwe medewerkers zich bij uw team voegen. Benadruk waarom urenregistratie belangrijk is en concentreer u op de manier waarop dit binnen uw bureau wordt gebruikt.
Maak gebruik van gedetailleerde urenstaten
Gebruik urenstaten die eenvoudig (en idealiter automatisch) alle informatie vastleggen die u nodig heeft voor nauwkeurige facturering en administratie. Details kunnen de datums omvatten waarop het werk is uitgevoerd, de bijbehorende klant en de factureerbare status.
Standaardiseer uw tijdregistratie
Stel gestandaardiseerde urenregistratiepraktijken en richtlijnen vast die alle teamleden moeten volgen. Dit omvat categorisering en hoe vaak inzendingen moeten worden ingediend.
Implementeer een tijdregistratiesoftware
Kies een urenregistratietool die past bij de behoeften van uw bureau. Met tijdregistratiesoftware kan uw bureau tijd registreren voor klanttaken. Functies omvatten automatische urenregistratie en configureerbare urenstaten. Zoek naar extra functies zoals teamsamenwerking, het volgen van projecten en klanten en rapportagemogelijkheden. OneDesk is een tool voor werkbeheer die is gebouwd met de professionele dienstverlenende sector in gedachten. Maak klantprojecten en -taken en registreer vervolgens de tijd met behulp van automatische timers of urenstaten. Het indienen van urenstaten in OneDesk is eenvoudig, omdat veel eigenschappen automatisch worden gegenereerd. Als de taak bijvoorbeeld voor een bepaalde klant is, wordt de urenstaat ook aan die klant gekoppeld.
Automatiseer waar mogelijk
Veel softwareoplossingen omvatten automatiseringsopties voor tijdregistratie. Configureer de automatiseringen zodat ze bij uw specifieke workflows passen. Automatiseringen kunnen helpen tijd te besparen door bepaalde handelingen uit te voeren zonder extra werk. Enkele voorbeelden kunnen zijn: het bijwerken van de factureerbare status op een urenstaat, het verzenden van meldingen naar managers wanneer bepaalde urenstaten zijn geregistreerd, en meer.
Gerelateerde artikelen