Verwendung von Projektvorlagen
Viele Unternehmen erbringen für ihre Kunden Dienstleistungen oder Projekte, die oft einem ähnlichen Ablauf folgen. Projekte dieser Art können eine Vielzahl von Verfahren oder Dienstleistungen umfassen, wie zum Beispiel Webdesign-Projekte, Marketingkampagnen oder Onboarding-Verfahren. Nehmen wir das Beispiel eines Designprojekts. Das Standardverfahren ist jedes Mal ähnlich bei Aufgaben, die Dinge wie Wireframes, Mocks und Prototypen umfassen. Unabhängig vom Webdesign-Projekt umfasst es wahrscheinlich diese Aufgaben. Hier kommt unser Thema des Tages ins Spiel: Projektvorlagen. Projektvorlagen können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, wenn Sie ein neues Kundenprojekt starten. Verwenden Sie einfach die Projektvorlage, anstatt jedes Mal ein Projekt von Grund auf neu zu erstellen. Im heutigen Blog gehen wir darauf ein, wie und warum Sie Projektvorlagen in Ihrem Workflow verwenden sollten.
Was sind Projektvorlagen?
Bevor wir Projektvorlagen erklären, erklären wir kurz, woraus ein Projekt besteht. Ein Projekt ist ein Ziel, das innerhalb einer bestimmten Zeit erreicht werden soll. Jedes Projekt ist in Aufgaben und manchmal in Unteraufgaben (die detailliertere Aufgaben sind) unterteilt. Jede Aufgabe wird in der Regel einzelnen Personen zugewiesen, erhält einen Kostenvoranschlag für die geplante Arbeit und einen Zeitplan und wird definiert und priorisiert. Projektvorlagen sind vorgefertigte und vorstrukturierte Projekte, die zur Wiederverwendung konzipiert sind. In einer Projektvorlage sind die meisten Aufgaben, geplanten Arbeiten und Verantwortlichen bereits definiert, sodass Projektmanager diese Pläne problemlos in das neue Projekt kopieren können.
Vorteile der Verwendung von Projektvorlagen
Die Kernidee eines Vorlagenprojekts besteht darin, sich die Mühe zu ersparen, immer wieder identische Aufgabensätze zu erstellen. Nachdem Sie einige Male ein Projekt durchgeführt haben, möchten Sie Verbesserungen vornehmen. Dies ist einfach, indem Sie das Vorlagenprojekt so ändern, dass beim nächsten Klonen Ihre neuesten Best Practices eingebrannt werden.
Kurz gesagt, Projektvorlagen ermöglichen Ihnen Folgendes:
- Effizienz steigern
- Identifizieren Sie Engpässe
- Standardisieren Sie Arbeitsabläufe
- Mit der Zeit verbessern
Projektvorlagen in OneDesk
OneDesk ist eine Komplettlösung für das Arbeitsmanagement. Verwalten und optimieren Sie Ihren Kundensupport und die Projektabwicklung mit einer Vielzahl robuster Funktionen. Mit OneDesk können Sie Projekte aus Vorlagen erstellen sowie Projekte klonen oder Vorlagen aus CSV importieren.
Sie können jedes Projekt als „Vorlage“ markieren. Gehen Sie einfach zum Projektdetailfenster (doppelklicken Sie auf den Projektnamen). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Vorlage festlegen“. Vorlagen werden mit einem eindeutigen Symbol gekennzeichnet und erscheinen standardmäßig in der Liste, wenn Sie ein neues Projekt aus einer Vorlage erstellen. Vorlagenprojekte unterscheiden sich funktional nicht von einem normalen Projekt.
Tipp: Organisieren Sie Ihre Vorlagenprojekte in eigenen Portfolios.
Erstellen eines Projekts aus einer Vorlage
- Klicken Sie im oberen Menü auf „Hinzufügen“.
- Wählen Sie „Projekt“ und im Fenster „Aus Vorlage“.
- Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.
- Wählen Sie die zu kopierende Projektvorlage aus.
- In dieser Dropdown-Liste sehen Sie alle Vorlagenprojekte. Wenn Sie auf „Alle Projekte anzeigen“ klicken, können Sie auch Nicht-Vorlagenprojekte zum Kopieren auswählen.
- Klicken Sie auf „Vorlagenoptionen anzeigen“, um auszuwählen, welche Eigenschaften kopiert werden sollen. (Ihre Auswahl wird für das nächste Mal gespeichert).
- Bei Bedarf können Sie weitere Details zum Projekt angeben (Startdatum, Portfolio usw.).