Was sind Managed Service Provider (MSPs)
Managed Service Provider (MSPs) stellen sicher, dass sich Unternehmen auf die Bereitstellung ihrer Kerndienste konzentrieren können, indem sie sich um die IT-Seite kümmern. Managed Service Provider sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft, von der Verwaltung der Unternehmensnetzwerke über die Einrichtung von Servern bis hin zur Cybersicherheit.
Herausforderungen für MSPs
Die Leitung eines MSP bringt eine Menge Herausforderungen mit sich. Um nur einige zu nennen: MSPs müssen den Überblick behalten:
- Mehrere Kundenanfragen – MSPs müssen Anfragen, Vorfälle und Servicetickets verwalten. Der Ticketverwaltungsprozess selbst umfasst die Priorisierung, Zuweisung und Lösung von Tickets. Für MSPs ist Zeit ein Schlüsselfaktor bei der Lösung von Tickets, da viele MSPs einen kritischen Service bereitstellen und Service Level Agreements (SLAs) mit Kunden haben.
- Anpassung an neue Technologien und Cyber-Bedrohungen.
- Verfolgen der abrechenbaren Zeit – Die abrechenbare Zeit bezieht sich insbesondere auf die Zeit, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen möchten. Da MSPs für mehrere Kunden arbeiten, ist die Zeiterfassung der Schlüssel zur Führung eines profitablen Unternehmens.
- Rechnungsstellung für abrechenbare Zeit – Zusätzlich zur Tracking-Zeit berechnen MSPs in der Regel basierend auf den vereinbarten Tarifen und der für den Kunden protokollierten abrechenbaren Zeit. Es kann an sich zeitaufwändig sein, Zeit zu sammeln und zu berechnen und dann jeden Monat Rechnungen für jeden Kunden zu erstellen.
- Kundenbeziehungen verwalten – Eine starke Beziehung zu Kunden ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen MSP. Der MSP muss aktiv auf Kundenwünsche eingehen und erstklassigen Service bieten.
- Zeit- und Ressourcenmanagement – MSPs müssen den Überblick über Fristen, SLAs und dringende Probleme behalten. Das Jonglieren so vieler Aufgaben erfordert erstklassige Fähigkeiten im Zeit- und Ressourcenmanagement.
Eine Möglichkeit für MSPs, einige dieser Herausforderungen zu meistern, ist der Einsatz von PSA-Software. Auch wenn ein PSA-Tool Ihr MSP nicht für Sie ausführt, kann es Ihre Prozesse auf jeden Fall rationalisieren und das Leben einfacher machen!
Was ist MSP PSA-Software?
Was ist eine PSA-Software für MSPs?
PSA steht für Professional Services Automation. Ein PSA-Tool dient dazu, alle wesentlichen Aspekte der Abläufe eines MSP zu rationalisieren und zu verwalten. Ein PSA-Tool kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, Projekte zu verwalten, Zeit zu verfolgen, Kunden zufrieden zu stellen und die finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens zu verwalten.
Eine PSA-Software (Professional Services Automation) bietet zahlreiche Vorteile und Funktionen, die perfekt für MSPs geeignet sind.
- Ticketsystem:
- Ein PSA mit einem zentralen Ticketsystem ermöglicht es MSPs, Anfragen, Vorfälle und Servicetickets effektiv zu verwalten. Ein Ticketsystem bringt alles zusammen. Alle Ihre Tickets und Kundenkommunikation können an einem Ort gespeichert werden, was die Organisation und Verwaltung erleichtert.
- Zeiterfassung:
- Mit der PSA-Software können MSPs die für verschiedene Aufgaben und Tickets aufgewendete Zeit verfolgen. Mit der Zeiterfassung können MSPs den Projektfortschritt überwachen und potenzielle Engpässe identifizieren. Darüber hinaus erleichtert die Zeiterfassung eine genaue Rechnungsstellung.
- Rechnungsstellung und Abrechnung:
- Eine PSA-Software vereinfacht den Rechnungsprozess, indem sie die Erstellung und Generierung von Kundenrechnungen automatisiert. In der Regel sind Rechnungsfunktionen eng mit den Zeiterfassungsfunktionen integriert. Das bedeutet, dass Rechnungen direkt aus der abrechenbaren Zeit erstellt werden, was für Genauigkeit sorgt und doppelte Dateneingaben reduziert.
Weitere typische MSP PSA-Merkmale
- SLA-Management – Wenden Sie SLA-Richtlinien (Service Level Agreement) auf Ihre Tickets an. SLAs werden verwendet, um Lösungs- und Reaktionszeiten zu messen und sicherzustellen, dass Richtlinien nicht verletzt werden. Erstellen Sie SLAs , um verschiedene Ticketmetriken wie „Zeit bis zur ersten Antwort“ oder „Zeit bis zur Lösung“ zu messen. Mithilfe von E-Mail-Benachrichtigungen können Sie Verstöße verhindern oder sich darüber informieren.
- Budgetüberwachung – Ein PSA bietet Echtzeitverwaltung von Budget und Finanzen. Vergleichen Sie, ob Sie Ihr Zielbudget erreichen, während Ihr Team abrechenbare Zeit protokolliert. Überwachen Sie außerdem den Zahlungs- oder Überfälligkeitsstatus von Rechnungen, ohne Ihre PSA-Software zu verlassen.
- Kapazitätsplanung – Verwalten Sie Ihre Ressourcen und nutzen Sie Ihre Zeit optimal mit Kapazitätsplanungsfunktionen. Sehen Sie genau, woran Ihr Team arbeitet und wie hoch der aktuelle Stand der Arbeiten ist. Weisen Sie die Arbeit optimal zu, indem Sie jederzeit sehen, welche Teammitglieder verfügbar sind.
- Wissensdatenbank – Eine Wissensdatenbank ist eine Informationszentrale für Ihr Unternehmen. Verwenden Sie eine KB, um sich über Dienste zu informieren, Best Practices zu dokumentieren und Leitfäden zur Fehlerbehebung oder häufig gestellte Fragen zu Hause zu stellen. Eine Wissensdatenbank kann für Ihre Kunden, Ihr Team oder beides sein!
- Kundenkommunikation – Omnichannel bedeutet, dass die Kommunikation über mehrere verschiedene Kanäle erfolgt, aber an einem Ort beantwortet werden kann. Treffen Sie Ihre Kunden überall dort, wo sie E-Mail-Integration, Live-Chat und andere Kanäle nutzen.
Auswahl einer PSA-Software für MSPs
Bewerten Sie die Funktionen, die Sie benötigen. Berücksichtigen Sie Ihren Arbeitsablauf und die Herausforderungen, denen Sie im Alltag gegenüberstehen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihnen helfen werden. Halten Sie die Liste griffbereit, wenn Sie nach einem PSA-Tool für Ihren MSP suchen und es bewerten. Wir haben diese nützliche Checkliste zusammengestellt, die Ihnen den Einstieg in den Vergleich von PSA-Tools erleichtern soll.
Lassen Sie Raum für Skalierbarkeit. Wenn Ihr Team wächst, müssen Sie möglicherweise auf erweiterte Funktionen upgraden. Schauen Sie sich die verschiedenen im Tool verfügbaren Pläne an und prüfen Sie, ob Sie damit problemlos ein Upgrade durchführen können. Darüber hinaus werden die meisten PSA-Tools für MSPs kontinuierlich weiterentwickelt, was bedeutet, dass sie regelmäßig neue Funktionen veröffentlichen .
Stellen Sie sicher, dass es anpassbar ist. Eine Herausforderung für MSPs besteht darin, dass das von ihnen verwendete Tool starr oder unflexibel ist. Jedes Unternehmen hat einzigartige Arbeitsabläufe und Konventionen. Es ist frustrierend, wenn das Tool über eine Funktion verfügt, die Sie benötigen, aber nicht an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Suchen Sie nach Funktionen wie benutzerdefinierten Status und benutzerdefinierten Feldern.
Fordern Sie eine Demo an oder erhalten Sie eine kostenlose Testversion. Sobald Sie wissen, welche Art von Funktionen Sie benötigen, probieren Sie die Software aus, die Ihnen ins Auge fällt! Fordern Sie eine Demo mit jemandem aus dem Team an, um einen Überblick über die Zusammenarbeit der Funktionen zu erhalten. Eine Demo kann Ihnen helfen, die Software besser zu verstehen und zu beurteilen, ob sie Ihren Anforderungen entspricht. Sie können auch kostenlose Testversionen nutzen. Testversionen umfassen in der Regel alle Funktionen und geben Ihnen die Möglichkeit, selbst ein Gefühl für das Tool zu bekommen.
Ein PSA-Tool, das zu Ihrem MSP passt
OneDesk bietet ein Ticketsystem, das es Ihrem MSP ermöglicht, alle Tickets effizient von einer zentralen Plattform aus zu verwalten und zu verfolgen. Erstellen Sie Tickets aus E-Mail, Formularen, Integrationen oder Live-Chat. Alle diese Nachrichten werden an einem Ort zentralisiert und Sie können mit Ihren Kunden dort kommunizieren, wo sie sich befinden.
Plus,
- Messen Sie die Reaktionszeit von Tickets, die Lösungszeit und die Kundenzufriedenheit.
- Ermöglichen Sie Kunden, Tickets zu protokollieren und den Fortschritt ihrer Tickets über das Portal zu überwachen.
- Weisen Sie automatisch Tickets zu, senden Sie Antworten, eskalieren Sie Probleme und erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows.
OneDesk verfügt außerdem über ein integriertes Projektmanagement, sodass Sie Projekte nahtlos planen, ausführen und überwachen können. Verwalten Sie selbst komplexe Projekte von Anfang bis Ende. OneDesk bietet erweiterte Funktionen, darunter Aufgabenabhängigkeiten, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Flexibilität für Projektmanagement im Wasserfall- und agilen Stil.
Die einzigartige Funktionskombination von OneDesk ermöglicht es Ihnen, ein Anfrageticket in eine Aufgabe umzuwandeln. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie eine Anfrage in eine Projektaufgabe eskalieren. Die Vergangenheit und die Kommunikation sind immer noch miteinander verbunden, dennoch können Sie die damit verbundene Arbeit planen und abschätzen.
Die Zeiterfassung in OneDesk ist eng in die Rechnungsstellung integriert. Verfolgen Sie die Zeit für Tickets oder Aufgaben als abrechenbare oder nicht abrechenbare Zeit und protokollieren Sie sie minutengenau. Legen Sie Ihre Rechnungs- und Kostensätze auf verschiedenen flexiblen Ebenen fest. Sie können einen Stundensatz, eine Honorarstruktur oder gemischte Sätze angeben. Wenn es an der Zeit ist, Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, wählen Sie einfach die Zeiteinträge aus, die Sie in Rechnung stellen möchten. Ihre Rechnung wird mit nur wenigen Klicks automatisch generiert. Sie können die Rechnung direkt aus OneDesk versenden. Wenn Sie QuickBooks Online nutzen, haben Sie Glück! OneDesk ist eng mit QBO integriert . Durch die Integration können Sie Rechnungen kopieren oder direkt mit QBO versenden, ohne OneDesk zu verlassen.
Machen Sie noch mehr mit OneDesk:
- Tools für Ihre Kunden, einschließlich Live-Chat, Wissensdatenbank und Kundenportal.
- Flexible Automatisierungsregeln zur Erstellung eigener Arbeitsabläufe und zur Reduzierung manueller Arbeit.
- Integrierte Berichte zu Tickets, Aufgaben, Stundenzetteln und Projekten.
- Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an. Erstellen Sie Ihre eigenen Eigenschaften, einzigartige Ticket- oder Aufgabentypen, benutzerdefinierte Status, Arbeitsansichten und vieles mehr.
Überzeugen Sie sich selbst! Starten Sie eine völlig kostenlose 14-Tage-Testversion .