Benvenuti alla demo di OneDesk Work Management.
OneDesk offre tre diversi prodotti: Help Desk, Project Management e Work Management. Oggi ci concentreremo sul prodotto Work Management, che include tutte le funzionalità combinate in un unico strumento.
Work Management con OneDesk aiuta le aziende a gestire l’intero ciclo di vita del cliente, dalla prima richiesta all’esecuzione del progetto, al supporto continuo e alla fatturazione, tutto in un’unica piattaforma.
Con OneDesk puoi centralizzare tutto il lavoro e le comunicazioni con i clienti, semplificare i processi e garantire che il tuo team rimanga produttivo e organizzato, offrendo al contempo ai tuoi clienti un’esperienza professionale e coerente.
OneDesk funziona nel cloud o in locale ed è sufficientemente flessibile da adattarsi alle esigenze della tua azienda.
Iniziamo con l’app principale di OneDesk: è qui che il tuo team lavora ogni giorno per gestire le richieste dei clienti, i progetti, le attività e la fatturazione.
Nella parte superiore troverai la barra degli strumenti principale, dove puoi:
- Crea nuove richieste, attività, progetti o fatture per i clienti.
- Accedi ad azioni e importazioni in blocco per risparmiare tempo.
- Cerca nell’intero spazio di lavoro con lo strumento di ricerca globale.
- Accedi alle guide e ai tutorial nel menu Inizia.
- Gestisci i tuoi prodotti OneDesk o aggiungi nuove app.
Sul lato sinistro, vedrai la barra laterale dell’app utente. Le app determinano cosa vedi e gestisci nel tuo spazio di lavoro. Ad esempio, la vista Dashboard ti offre una panoramica del tuo lavoro e di quello del tuo team, mentre l’app Ticket è dove visualizzerai e lavorerai sui ticket in dettaglio.
Esploreremo queste app più da vicino in seguito.
Oltre all’app principale utilizzata dai tuoi agenti, OneDesk offre ai clienti o agli utenti finali diversi canali per inviare ticket, accedere alle opzioni self-service e rimanere aggiornati sui progressi.
Questi strumenti, chiamati applicazioni rivolte al cliente, consentono ai clienti di contattare facilmente il tuo team di supporto. Puoi aggiungerli facilmente al tuo sito web come widget, tramite snippet o integrazione.
Diamo una panoramica delle diverse applicazioni dei clienti:
- Messenger offre una chat in tempo reale tra i tuoi clienti e gli agenti, consentendoti di rispondere all’istante e di mantenere le conversazioni organizzate.
Il chatbot AI integrato aiuta nelle conversazioni con i clienti e nella gestione dei ticket.
Il bot viene addestrato utilizzando gli articoli della Knowledgebase, le pagine web, le risposte salvate e le conversazioni precedenti, garantendo così che utilizzi solo i contenuti della tua azienda.
Se il bot non riesce a trovare una risposta, il tuo team riceve una notifica che gli chiede di intervenire o di proseguire. - Il portale dei ticket consente ai clienti di accedere, visualizzare la cronologia dei ticket, controllare lo stato di avanzamento e comunicare direttamente con il tuo team.
- Il modulo Web consente a chiunque di inviare facilmente una nuova richiesta o segnalare un problema direttamente dal tuo sito web. Puoi specificare i campi obbligatori per garantire che vengano raccolte tutte le informazioni necessarie.
- La Knowledgebase funge da hub self-service in cui i clienti possono trovare risposte alle domande più comuni, riducendo così i ticket ripetitivi.
Grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale, i clienti possono porre domande e ottenere riepiloghi accurati, sempre basati esclusivamente sui contenuti della tua azienda.
Tutte queste app possono essere personalizzate e personalizzate per adattarsi all’aspetto e alle funzionalità della tua organizzazione, offrendo al cliente un’esperienza impeccabile.
Torniamo all’app principale.
Il lavoro spesso inizia con una richiesta del cliente o un problema di supporto. OneDesk semplifica l’acquisizione di queste richieste attraverso più canali: e-mail, chat live, moduli web, telefono e altro ancora.
Puoi collegare l’email di supporto della tua azienda in modo che i messaggi in arrivo diventino automaticamente ticket.
Ad esempio, quando un cliente invia un’e-mail al tuo indirizzo di supporto, OneDesk crea immediatamente un ticket, acquisendo l’oggetto, il messaggio, gli allegati e le informazioni sul mittente.
Se il cliente non esiste già nel tuo sistema, OneDesk crea automaticamente un profilo per lui.
Puoi anche gestire l’assistenza vocale direttamente da OneDesk: acquista un nuovo numero o instrada il tuo numero di telefono esistente nel sistema.
È possibile rispondere alle chiamate in arrivo, memorizzare le registrazioni e collegare le chiamate a ticket nuovi o esistenti.
Oltre al telefono e all’e-mail, puoi creare i ticket manualmente all’interno dell’app o lasciare che i clienti li inviino tramite il tuo modulo web o la chat dal vivo.
Indipendentemente dal modo in cui un cliente ti contatta, ogni interazione viene registrata, tracciata e gestita in un unico posto.
Apri un ticket dalla griglia per visualizzarne i dettagli.
Ogni ticket include la cronologia completa della conversazione, insieme al mittente, all’argomento e alla fase in cui si trova.
Da qui, il tuo team di supporto può rispondere direttamente al cliente e monitorare i progressi dall’inizio alla risoluzione.
Tutte le risposte dei clienti, che siano via e-mail, chat o portale, vengono aggiunte automaticamente allo stesso ticket, così il tuo team non perde mai il contesto.
Il tuo team può rispondere rapidamente utilizzando le Risposte salvate e collegare facilmente articoli o moduli web per fornire maggiori informazioni.
È possibile semplificare ulteriormente questo flusso di lavoro utilizzando l’Assistente AI per consigliare o generare risposte automaticamente.
Man mano che invii risposte, le automazioni aggiornano lo stato del ticket, così sai sempre a che punto è.
Una volta risolta una richiesta, il ticket può essere chiuso e, se il cliente risponde di nuovo, si riapre automaticamente, garantendo che nulla venga tralasciato.
Le automazioni possono anche assegnare i ticket agli agenti o ai team giusti, inviare e-mail di conferma, applicare tag e aggiornare gli stati.
È anche possibile creare conversazioni interne su un ticket per discussioni riservate agli agenti.
I messaggi interni rimangono privati per il tuo team, consentendo la collaborazione dietro le quinte senza confondere il cliente.
Puoi taggare i compagni di squadra usando la parola “at” o collegare altri elementi usando il simbolo cancelletto.
Il tuo team può anche tenere traccia del tempo impiegato nei ticket: avvia un timer mentre lavori o registra manualmente il tempo tramite i fogli presenze.
I fogli presenze possono aiutare a monitorare la produttività, misurare il carico di lavoro o fatturare ai clienti.
All’interno dell’app Tickets, i ticket possono essere categorizzati in base a tipo, priorità o origine e organizzati in cartelle e visualizzazioni che corrispondono al tuo flusso di lavoro.
È possibile creare visualizzazioni filtrate per ticket aperti, richieste scadute, risposte in sospeso o ticket di un cliente specifico.
Ogni visualizzazione è completamente personalizzabile, consentendo a ogni agente o manager di vedere ciò che più gli interessa.
Diamo un’occhiata alla creazione di progetti.
I progetti consentono di raggruppare attività correlate, gestire traguardi e monitorare i progressi complessivi.
Per creare un nuovo progetto, clicca sul pulsante “Aggiungi” e seleziona “Progetto”. Puoi facilmente avviare nuovi progetti creandone uno nuovo a partire da modelli. La creazione da modelli ti consente di copiare dettagli, attività e incarichi per creare facilmente nuovi progetti simili.
Per ora creiamo un progetto da zero. Inserite i dettagli del progetto, come nome e descrizione, e aggiungete i membri del team interessati.
Dopo aver creato un nuovo progetto vuoto, riempilo di attività. Le attività sono gli elementi costitutivi dei tuoi progetti. Aggiungi tutti i dettagli necessari per completare l’attività. Aggiungi un assegnatario, assegna priorità all’attività e aggiungila al tuo progetto.
Ora passiamo all’app Progetti.
Nell’app Progetti puoi visualizzare tutti i tuoi progetti, organizzarli in portfolio e monitorarne lo stato e l’avanzamento. Per visualizzare i dettagli di un progetto specifico, basta cliccare per aprirlo dalla griglia.
Qui puoi monitorare e definire ulteriormente le tempistiche e i dettagli del progetto, inclusi eventuali link o allegati. Invia messaggi ai membri del team in merito al progetto. Assegna team a progetti specifici. Monitora le ore pianificate, le ore monitorate e l’attività del progetto.
Diamo un’occhiata più da vicino all’app Attività . È il luogo principale in cui puoi pianificare il lavoro e monitorare i progressi in dettaglio. Fai clic su un’attività per aprirla dalla griglia. Qui puoi impostare le scadenze pianificate, aggiornare le priorità, aggiungere dettagli o allegare file. Comunica con il tuo team utilizzando la messaggistica in tempo reale.
Il tuo team può anche monitorare il tempo impiegato nei ticket: avvia un timer mentre lavori o registra manualmente il tempo tramite i fogli presenze. I fogli presenze possono aiutarti a monitorare la produttività, misurare il carico di lavoro o fatturare ai clienti. Aggiungi note ai fogli presenze e monitora lo stato attuale dell’attività mentre lavori.
Le automazioni di OneDesk possono anche personalizzare il flusso di lavoro o ridurre il lavoro manuale.
L’app Tasks aiuta i team a rimanere organizzati, a collaborare efficacemente e a garantire che nulla venga trascurato. Puoi visualizzare le attività come elenchi, bacheche Kanban, calendario, diagrammi del carico di lavoro o diagrammi di Gantt, così puoi lavorare nel modo più adatto a te.
Dal diagramma di Gantt è possibile pianificare le attività e creare dipendenze. Nella vista Kanban è possibile visualizzare lo stato di ogni attività e aggiornarne lo stato in modo interattivo. È possibile creare e salvare viste filtrate o raggruppate per le attività in ritardo, le attività assegnate, le attività in corso e molto altro.
Ogni visualizzazione è completamente personalizzabile, consentendo a ogni agente o manager di vedere ciò che più gli interessa.
OneDesk include anche un’app finanziaria, che consente al tuo team di elaborare preventivi e fatture per tempo e progetti.
- Crea preventivi per progetti a tariffa fissa o ore prepagate. Puoi creare rapidamente preventivi utilizzando i tuoi modelli di progetto o crearne uno da zero. Dopo che un preventivo è stato accettato, puoi convertirlo direttamente in fattura. Puoi anche creare fatture per il tempo fatturabile registrato in attività o ticket nei progetti dei clienti. Collega le fatture direttamente ai progetti dei clienti per una trasparenza completa.
Facciamo un passo indietro e diamo un’occhiata al ciclo di vita completo del client in OneDesk.
- Un cliente contatta il servizio clienti tramite e-mail, chat o modulo web. OneDesk registra i problemi o le richieste di supporto come ticket. Hai bisogno di un nuovo progetto o servizio? Puoi richiedere un preventivo direttamente in OneDesk.
- I ticket possono essere trasformati in attività o rimanere parte di un progetto. Crea nuovi progetti facilmente utilizzando i modelli. Il tuo team pianifica il lavoro utilizzando diagrammi di Gantt, bacheche Kanban o elenchi. Tieni traccia del tempo mentre lavori su attività o ticket. Le attività vengono assegnate, le scadenze monitorate e i progressi monitorati in tempo reale.
- Dopo o durante la consegna del progetto, l’assistenza clienti continuativa viene gestita utilizzando lo stesso sistema. I ticket tengono traccia di eventuali attività di follow-up, problemi o richieste di manutenzione. Il tempo impiegato o i servizi a tariffa fissa vengono fatturati direttamente tramite OneDesk, garantendo una fatturazione accurata e tempestiva. Se avevi un preventivo, ora puoi convertirlo direttamente in fattura.
Riunendo tutti questi elementi, OneDesk offre alle aziende di servizi professionali piena visibilità e controllo su ogni interazione con il cliente, ogni progetto e ogni fattura.
Diamo ora un’occhiata ad alcune delle altre applicazioni chiave di OneDesk.
L’app Messenger è il luogo centrale per tutte le conversazioni, tra cui chat live, e-mail, messaggi del portale e discussioni interne al team.
Puoi visualizzare qualsiasi ticket o attività collegata a una conversazione e accedere direttamente ai relativi dettagli.
L’ app Analytics fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni del team e sui risultati del progetto.
Visualizza diagrammi e diagrammi per visualizzare gli indicatori chiave delle prestazioni e individuare tendenze e potenziali colli di bottiglia.
Genera report personalizzati su ticket, attività, schede attività e progetti. Puoi inviare report via email a cadenza programmata per tenere automaticamente informati il tuo team o i tuoi manager.
L’area di amministrazione di OneDesk ti offre il controllo completo sul funzionamento della tua Gestione del Lavoro. Qui puoi configurare le preferenze aziendali, come l’orario di lavoro, la lingua e i colori del tema.
Puoi anche personalizzare l’intero flusso di gestione del lavoro:
- Crea più attività, ticket o tipi di progetto con stati e flussi di lavoro univoci.
- Crea campi personalizzati per acquisire dettagli specifici della tua azienda o dei tuoi progetti.
- Integrazione con gli strumenti esistenti tramite integrazioni integrate, Zapier o l’API OneDesk.
- Imposta automazioni per assegnare automaticamente attività in base al progetto o alla priorità, aggiornare gli stati quando il lavoro procede o inviare promemoria per rispettare le scadenze.
- Personalizza le tue app rivolte ai clienti (Messenger, Portal e Webforms) con il tuo logo, i tuoi colori e il tuo testo.
Con OneDesk Work Management, le aziende di servizi professionali possono:
- Acquisisci le richieste dei clienti su più canali.
- Pianifica ed esegui progetti in modo efficiente utilizzando attività, traguardi e diagrammi di Gantt.
- Fornire un supporto clienti continuo e senza interruzioni.
- Tieni traccia del tempo e gestisci la fatturazione per progetti con tariffa fissa e oraria.
- Ottieni informazioni dettagliate sulle prestazioni e migliora le operazioni utilizzando l’analisi.
Grazie per aver guardato questa demo di OneDesk Work Management.
Per saperne di più o iniziare la tua prova gratuita, visita onedesk.com.