Transkripsjon
Økonomiapplikasjonen er for organisasjoner som ønsker å håndtere økonomi rundt sine prosjekter, billetter og oppgaver innenfor OneDesk. I kombinasjon med OneDesks andre verktøy kan du enkelt forutse kostnader og faktureringsbeløp basert på prisene du setter og lar deg holde styr på planlagte og faktiske faktureringsbeløp og kostnader i sanntid.
Denne videoen er en oversikt over hva økonomien kan gjøre og hvordan den fungerer.
Få tilgang til økonomiapplikasjonen
Økonomiapplikasjonen er tilgjengelig på venstre sidepanel merket med dollarsymbolet. Som bruker på administratornivå kan du konfigurere hvem som har tilgang til økonomiapplikasjonen gjennom en individuell brukers profil. Det kan være lurt å skjule den økonomiske informasjonen din for noen brukere. For å gjøre det, gå til brukerapplikasjonen, klikk på brukeren for å få opp profilen deres. Deretter kan du velge å angi at en bruker skal ha full eller begrenset tilgang. Med begrenset tilgang kan ikke en bruker se økonomiapplikasjonen og vil derfor ikke være innsikt i organisasjonens økonomi.
Oversikt over grensesnitt
La oss nå gå til økonomiapplikasjonen.
På høyre side av skjermen vil du se de ulike kolonnene med økonomi knyttet til hvert prosjekt og elementene innenfor. Disse kolonnene kan tilpasses etter eget ønske, ved å klikke på tannhjulet og krysse av for dem. Du kan se at det er forskjellige kolonner for arbeid, kostnader, fakturerbare og prognose. Sjekk ut bloggen vår eller artiklene i kunnskapsbase for detaljerte beskrivelser av hver av disse kolonnealternativene.
For denne videoen vil jeg først og fremst fokusere på de planlagte og faktiske kostnadene og fakturerbare.
Merk her kan du også bestemme de beregnede kolonnene. Ved å klikke på tannhjulet og alternativet Kalkulert kolonne. På den resulterende menyen vil du bli bedt om å velge egenskapene du ønsker å trekke fra. Avhengig av ditt valg for den første egenskapen, vil subtraksjonsegenskapen endres. Hvis vi for eksempel velger Faktisk arbeid som vår første eiendom, kan vi velge mellom Prognosearbeid og Faktisk fakturerbart arbeid for å trekke fra.
Du kan se her, den nye kolonnen vises i vår visning med tittelen “AW – BW”. Jeg kan flytte rundt på den også. Som andre kolonner kan du nå velge om du vil vise denne kolonnen eller ikke fra tannhjulmenyen. Vær oppmerksom på at fjerning av denne subtraksjonskolonnen vil slette den, og den må legges til igjen manuelt hvis du ønsker å se den.
Angi kostnader og faktureringspriser
La oss nå se hvordan vi faktisk begynner å budsjettere arbeidet vårt. Du kan endre kostnadene og faktureringssatsene per nivå. Disse prisene kan endres for best å gjenspeile strømmen av penger inn og ut av virksomheten din mens du jobber med prosjektene, billettene og oppgavene dine.
For å endre kostnadsberegningene og faktureringsberegningene, velg handlingsmenyen på venstre side av økonomiapplikasjonen og alternativet “rediger kostnad/faktureringssatser”. Som du kan se, er det forskjellige satser du kan angi for kostnadene og faktureringen, for eksempel etter team eller prosjekt. Du kan angi prisene hver time, med et månedlig minimum eller en blandet pris. Ved blandet pris vil timeprisen din gjelde etter at minimumsprisen er oppfylt.
La oss si at jeg har et selskap med forskjellige team. Supportteamet mitt her betales $25 per time av selskapet. Utviklingsteamet koster $50 per time og designteamet mitt koster $30 per time. La oss sette og beregne kostnadene våre.
La oss deretter angi faktureringsprisene våre. La oss i dette tilfellet si at firmaet mitt fakturerer kunder basert på prosjekttypen. Her kan du se at jeg har tre prosjekttyper aktivert, design, utvikling og support. La oss sette noen fakturerbare priser. La oss si at for prosjekter av støttetype har vi et månedlig minimum, og deretter belastes hver time. For design- og utviklingsprosjekter tar vi time for 100,- per time. Angi og beregn beløpene dine.
Vårt firma kan nå planlegge oppgaver og prosjekter som normalt. Bruk Oppgaver og Prosjekter-appene for å holde oversikten og møte mål og tidsfrister, prioritere oppgaver og tildele ressurser. (Se våre blogginnlegg eller videoer for detaljert informasjon om prosjektledelse med OneDesk)
For å demonstrere, la oss legge detaljene til varene våre på siden her. Først kan du se at prosjektet her er av typen ‘design’ som vi setter fakturerbare priser for. La oss også se oppgaven vår i det prosjektet her kalt wireframing. Du kan se her denne oppgaven er tildelt en av mine designere. Du kan også se det planlagte arbeidet for vår ‘Wireframing’-oppgave er satt til 6 timer.
Når du lukker oppgavedetaljene, kan vi se nedenfor at basert på oppgavene mine planlagte timer og min kostnadsrate, har min planlagte kostnad blitt generert. 6 timer multiplisert med designteamets kostnadssats på $30. I tillegg genereres det planlagte fakturerbare beløpet i 6 timer basert på mine fakturerbare priser etter prosjekttypen denne oppgaven er en del av. Prosjektsummen min beregnes etter beløpet i alle oppgavene i prosjekteringsprosjektet.
Gå tilbake til oppgavedetaljpanelet og bla til timelistene våre. Du kan se at en av mine designere har sendt inn en timeliste for 2 timers fakturerbar tid på denne oppgaven. Det er her de faktiske kostnadene og faktiske fakturerbare beløp genereres. Til slutt beregnes fortjenesten basert på det faktiske fakturerbare beløpet minus de faktiske kostnadene.
Nå som prosjektleder kan vi dynamisk spore om vårt planlagte kostnadsbudsjett er på rett spor med faktiske kostnader. Med økonomiappen er det enkelt å dynamisk anslå eller revurdere faktureringssatsene dine. Ikke glem å sjekke ut våre andre videoer og artikler om bruk av OneDesk. Og hvis du har spørsmål, ta gjerne kontakt via live chat eller på support@onedesk.com.