Aplicación de hoja de horas trabajadas para empleados
Una aplicación de hoja de tiempo de los empleados mantiene un registro de las horas de trabajo para mantener las finanzas de una organización. Los aspectos financieros incluyen presupuestos, facturas de ventas, horas de facturación de empleados y más. Además de realizar un seguimiento del tiempo con fines comerciales de una empresa, las aplicaciones de hojas de tiempo también son útiles para la gestión de proyectos. Con el software de hojas de tiempo, es posible agregar restricciones de tiempo dentro de los proyectos, lo que permite a los equipos planificar su tiempo para trabajar en las tareas de manera más eficiente. Este software también se puede operar como una aplicación de registro de trabajo dentro de la organización para mostrar cómo la empresa distribuye su equipo para manejar diferentes proyectos.
Beneficios de las aplicaciones de hojas de horas trabajadas para empleados
Seguimiento del tiempo del proyecto
El seguimiento del tiempo es esencial para mantener la salud del proyecto de una empresa. Al monitorear el tiempo de la tarea, calcula su servicio en comparación con los costos del proyecto y determina sus ingresos.
Mantenimiento de las horas de facturación
Si bien el seguimiento del tiempo le permite monitorear la eficiencia del equipo, las hojas de tiempo para empleados también lo ayudan a administrar sus horas de facturación. Por ejemplo, si los salarios de los empleados se pagan de acuerdo con sus hojas de horas, es crucial realizar un seguimiento de las hojas de horas de los empleados.
Creación de informes financieros
Las aplicaciones de administración de partes de horas son especialmente útiles para crear informes financieros para sus partes interesadas. Los informes fiscales de la empresa generalmente muestran el número de horas de trabajo junto con otros costos para calcular las ganancias de fin de año.
Producir facturas de clientes
Si bien el seguimiento del tiempo ayuda a supervisar las hojas de tiempo de los empleados, es especialmente útil cuando se trabaja en proyectos de clientes. Estos proyectos se facturan de acuerdo con la cantidad de horas facturables y las hojas de tiempo brindan información detallada a los solicitantes de servicios.
Seguimiento del presupuesto del proyecto
La mayoría de los proyectos tienen un presupuesto predeterminado entre el proveedor de servicios y el solicitante. Un software de hoja de tiempo permite realizar un seguimiento de la financiación del proyecto y, a su vez, ayuda a dirigir con éxito el proyecto.
Administrar restricciones de tiempo
Al agregar una fecha límite, los asignados obtienen una idea de la cantidad de tiempo que pueden cobrar para la tarea dentro del proyecto. Esto permite a los gerentes mantener el presupuesto y entregar todos los artículos a tiempo.
Aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados de OneDesk
OneDesk proporciona una aplicación de gestión del tiempo incorporada que mantiene un registro de todas las hojas de tiempo de los empleados y muestra detalles detallados sobre la gestión del tiempo del proyecto. La plantilla de la hoja de horas trabajadas de OneDesk incluye una variedad de detalles, como el porcentaje de trabajo que completa el cesionario, el costo real basado en la cantidad de horas trabajadas y el trabajo real, que muestra los días hábiles asignados para completar la tarea. La hoja de tiempo también muestra otras propiedades, como el tipo de facturación y la fecha de creación del trabajo registrado por los miembros del equipo.
Vistas estándar
OneDesk ofrece tres diseños estándar para mostrar hojas de tiempo a todos los usuarios. Estos diseños estándar no son configurables y cada uno tiene sus propias características que los usuarios pueden encontrar útiles. Por ejemplo, puede usar la vista de árbol para verificar las hojas de tiempo y comprender cómo se utiliza el tiempo para cada tipo de tarea dentro de sus proyectos. Tree organiza todo de acuerdo con un orden ascendente que es fácil de seguir por cualquier espectador. De manera similar, cada tipo de visualización tiene su propio propósito y muestra factores críticos que podrían ayudarlo a administrar mejor las horas de su proyecto.
Árbol
La vista de árbol organiza todas las propiedades en una jerarquía. La estructura jerárquica muestra al equipo como la propiedad más importante que alimenta al usuario. El tipo de proyecto se incluye en la categoría de usuario, que contiene todos los elementos relacionados con el proyecto.
Plano
La vista plana solo muestra los tipos de tareas. Esto permite a los gerentes tener una idea de cuánto tiempo se está utilizando para cada una de las tareas y, a su vez, ayuda a administrar mejor las horas del proyecto.
Diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt le permite verificar si los miembros de su equipo pudieron completar sus tareas dentro del período de tiempo dado. El diagrama de Gantt muestra la representación visual del tiempo real en comparación con el tiempo planificado y, por lo tanto, muestra qué tan bien ha gestionado las horas de su proyecto.
Vistas personalizadas
Las hojas de tiempo también se pueden ver a través de filtros personalizados que se pueden crear a través de la función Mis vistas. Mis vistas crea vistas filtradas basadas en diseños estándar, filtros seleccionados y grupos en el software de hojas de tiempo de OneDesk. Algunos filtros personalizados ya están diseñados para el usuario final. Sin embargo, puede crear sus propias vistas filtradas según las propiedades que elija.
Mi hoja de tiempo
Muestra sus hojas de horas individuales, excluyendo todas las hojas de horas ingresadas por los miembros de su equipo. Al utilizar este filtro de búsqueda, sabe exactamente cómo ha facturado sus horas y obtiene una descripción general de sus horas de trabajo dentro de un día, semana o mes. También puede tener la opción de crear informes de parte de horas en función de sus horas de trabajo e incluir diferentes propiedades dentro del informe para mostrar detalles importantes sobre sus asignaciones de trabajo.
Registro de trabajo
Informa solo los detalles sobre el trabajo registrado de acuerdo con las fechas de creación. El filtro de registro de trabajo es especialmente importante cuando desea verificar las horas de trabajo de los miembros de su equipo y comprender cómo están usando sus horas para completar diferentes tareas y proyectos.
Prioridad
El filtro de prioridad organiza las hojas de tiempo en función de la urgencia de la tarea. Las tareas se ordenan según su prioridad más alta a más baja. El filtro de prioridad es especialmente útil cuando desea realizar un seguimiento del tiempo de las tareas urgentes para controlar el presupuesto del proyecto y las horas de facturación.
Últimos 30 días
Este filtro organiza las hojas de tiempo de los elementos trabajados por los cesionarios dentro de los 30 días. Esto es útil si desea consultar las hojas de tiempo de todos los usuarios cada mes y realizar informes para sus clientes. Al usar este filtro, puede proporcionar actualizaciones de fin de mes a sus clientes sobre el progreso de su proyecto.
Los últimos 7 días
También puede consultar las hojas de tiempo por semana y tener una idea de la cantidad de trabajo que se completó dentro de ese límite de tiempo. Mediante el uso de este filtro, puede administrar más proyectos a corto plazo y supervisar qué tan bien su equipo ha administrado su tiempo.
Aprobaciones de trabajo
El filtro de aprobación del trabajo divide las hojas de tiempo según su estado de aprobación, lo que le permite aprobar las horas de trabajo registradas por los miembros del equipo. Al dividir la hoja de tiempo en dos partes, puede realizar un seguimiento de las horas aprobadas y supervisar las que deben aprobarse antes del próximo ciclo de facturación.
Herramientas de gestión de parte de horas
OneDesk equipa a sus usuarios con herramientas de gestión dentro de la aplicación de hoja de tiempo del empleado. Estas herramientas le permiten crear informes de hojas de horas que muestran múltiples propiedades de su elección. Los usuarios también pueden seleccionar el panel Mostrar detalles para ver los tipos de elementos y obtener más información para referencia futura.
Informes de hojas de horas
OneDesk le permite crear informes de hojas de horas, que son archivos CSV que se pueden importar en Microsoft Excel. Estos informes son registros de datos de las propiedades del parte de horas que se presentan en un formato de datos tabulares. El nombre del artículo, la prioridad, el tipo de facturación y el nombre del solicitante son algunos datos necesarios que se pueden mostrar en los informes de la hoja de tiempo. Sin embargo, se puede mostrar otra información crítica, como el porcentaje completado, para informes internos. La aplicación de hoja de tiempo de OneDesk permite al administrador profundizar al crear informes. Por lo tanto, los informes de la hoja de tiempo podrían mostrar datos internos como el nombre del cesionario, el equipo designado y más.
Herramientas de entrada de parte de horas
Todos los tickets o tipos en OneDesk sirven como formulario de hoja de tiempo con herramientas de entrada de tiempo. Las herramientas de entrada de tiempo incluyen el temporizador incorporado que permite a los usuarios tomar tiempo automáticamente. El temporizador también se puede pausar según las necesidades del usuario o detenerse para completar la hoja de tiempo automáticamente. Las hojas de tiempo también se pueden agregar manualmente dentro de los tipos de ticket, lo que permite al usuario ingresar el número de horas trabajadas y el porcentaje de trabajo completado por el cesionario.