¿Para qué sirve la facturación?
En OneDesk, la función de facturación está diseñada para estar estrechamente conectada con las herramientas de seguimiento de tiempo. Las facturas se realizan en función de las horas facturables registradas para las organizaciones de sus clientes. Recomendamos la facturación para empresas que trabajan en proyectos para clientes o que brindan servicios o soporte continuos. Algunos ejemplos populares incluyen servicios de consultoría como TI o recursos humanos, o servicios creativos y de desarrollo como empresas de marketing o desarrolladores web. Este video cubrirá cómo facturar en OneDesk.
Acceder a facturación
Las facturas en OneDesk junto con las funciones de administración de su presupuesto se encuentran en la aplicación Finanzas. Este se encuentra debajo de más aplicaciones, en la barra lateral izquierda, indicado con el signo de dólar. De forma predeterminada, los usuarios que no tienen nivel de administrador no tienen acceso a la aplicación Finanzas. Si es un usuario con nivel de administrador y no ve la aplicación, es posible que se deba a que está desactivada en su cuenta. Puede activarlo yendo a Administración> Aplicaciones de usuario> Active las aplicaciones ocultas y habilite la aplicación Finanzas.
Tarifas
Antes de crear una factura, debe establecer sus tarifas de facturación. Esto se puede hacer desde la administración.> Finanzas.
Establezca sus tarifas de facturación seleccionando modificar al lado del nivel de cálculo de facturación. Las tasas de facturación se refieren a las cantidades que desea facturar a sus clientes. Primero seleccione el nivel de cálculo. Puede elegir entre una variedad de opciones. Por ejemplo, puede cobrar en función de un tipo de servicio o en función de cada proyecto específico. Voy a cobrar en función de los tipos de servicios que estoy realizando. Tenga en cuenta que si desea utilizar tipos de servicio, puede editarlos y definirlos desde su administración, configuración de hojas de tiempo.
A continuación estableceré mis tarifas por hora para cada tipo de servicio. También puedes hacer un mínimo mensual. Esto definirá una tarifa plana hasta un número definido de horas, con cualquier hora por encima cobrada a una tarifa por hora.
Guarde sus tarifas de facturación.
Ahora vamos a crear nuestra factura. Revisaré otras configuraciones de facturas más adelante.
Crear una factura
Haga clic en Agregar en la barra superior y seleccione Factura
Seleccione la organización a la que desea facturar.
Puede crear una factura mensual o elegir una factura ‘ad hoc’. Solo puede enviar la factura mensual una vez al mes por organización. Aquí, febrero está atenuado y no se puede seleccionar porque ya facturé a esta organización para este mes. Marque permanecer en la pestaña para navegar directamente a la factura y luego seleccione guardar borrador.
Ahora se crea nuestro nuevo borrador de factura, se ve bastante en blanco, ¡eso se debe a que no hemos agregado ningún tiempo a la factura!
Seleccione agregar tiempo. Ahora debe saber que solo las siguientes hojas de tiempo aparecerán y serán utilizables desde esta factura: las hojas de tiempo deben ser:
- facturable
- No ya en otra factura, y
- asociado con esta organización de cliente. es decir, la Compañía A aquí debe ser la organización del cliente facturable en la hoja de tiempo.
Usted y su equipo deben completar estas propiedades cuando registren sus hojas de tiempo. Sin embargo, es posible que los usuarios de nivel de administrador editen una hoja de horas ingresando a la aplicación Hojas de horas, aquí. Haga doble clic en la hoja de tiempo y edite la propiedad necesaria. Por ejemplo, el estado facturable o la organización del cliente facturable aquí.
Volvamos a nuestra factura y agreguemos nuestras hojas de tiempo ahora.
Seleccione las hojas de horas por las que desea facturar a su cliente. Los elementos de línea se generarán automáticamente con las horas multiplicadas por sus tarifas.
Puede agregar elementos de línea adicionales seleccionando agregar en la parte inferior. Por ejemplo, puede agregar un porcentaje de descuento, un impuesto o una línea personalizada. Agregue el nombre y el tipo de elemento de línea. Es bastante flexible ya que puede elegir cómo se calcula, una cantidad antes del subtotal o un porcentaje o cantidad después del subtotal. Antes de sacar nuestra factura del estado de borrador, repasemos la configuración de nuestra factura. Vamos a la administración> Finanzas
Configuración de factura
En primer lugar está el pago adeudado o las condiciones de pago. Estos definen cuándo vencerá la factura. Por lo tanto, Net 30 configurará la factura a 30 días después del día en que se la envíe al cliente.
A continuación está el nivel de detalle. Esto establece si quiero mostrar los nombres de mis tareas en mi factura. La agrupación siempre se muestra y corresponde a la tarifa de facturación. Entonces, si miramos mi factura, puede ver que mis tipos de servicio se muestran en la parte superior aquí. Esto se debe a que mi tarifa de facturación está establecida en el tipo de servicio. Si, por ejemplo, tuviera mis tarifas de facturación configuradas para cada equipo que registró trabajo, eso se mostraría como una agrupación en su lugar. Desde el nivel de detalle puedo elegir si quiero que en la factura aparezcan los nombres de las tareas o los tickets. Vamos a establecerlo en el nivel de detalle del elemento aquí. Ahora echemos un vistazo a mi factura de nuevo. Ahora los nombres de las tareas o tickets en los que trabajó mi equipo se muestran en las líneas de pedido.
La siguiente configuración es la predeterminada, puede establecer su moneda y elementos de línea predeterminados. Estos agregarán automáticamente mis impuestos o descuentos a todas las facturas nuevas. También puede establecer el valor predeterminado en un nivel de organización personalizado. Vaya a la aplicación de clientes en el lado izquierdo, haga doble clic para abrir el perfil de la organización. O puede navegar a la organización directamente desde la factura haciendo clic en el nombre de la organización. Puede anular sus valores predeterminados y establecer otros nuevos para organizaciones de clientes individuales.
Volver a nuestra configuración de administrador. Agregue instrucciones de pago para que su cliente sepa cómo pagar, puede agregar texto, pasos con viñetas, enlaces y más aquí. Esto aparecerá en la parte inferior de la factura cuando se la envíe a un cliente.
Por último, está la integración con QuickBooks Online. Esta integración le permite copiar o enviar facturas directamente a través de QuickBooks Online. Esta integración se tratará en profundidad en otro vídeo.
Asegúrese de configurar su logotipo y dirección desde el administrador> preferencias de la empresa. Esto aparecerá en la factura que le enviaremos más tarde.
Ahora, con nuestras preferencias establecidas, regresemos a nuestra factura y enviémosla. Ahora podemos sacar nuestra factura del borrador y pasarla al estado abierto. Abierta significa que la factura está lista para enviarse. Antes de enviar, asegúrese de haber agregado un contacto de facturación a la organización de su cliente. Una vez más, navegamos hasta el perfil de la organización y la configuración de la factura. Y agregue el nombre de facturación y el correo electrónico.
Nuestra factura ya está lista. Podemos obtener una vista previa antes de enviar desde el menú de acciones aquí en la parte superior derecha. Podemos ver nuestra dirección e instrucciones de pago.
Cuando estés listo, presiona enviar. La factura se enviará a nuestro correo electrónico de contactos de facturación.
Cuando reciba el pago de su cliente, puede marcarlo como pagado en OneDesk. Además, desde nuestra vista de cuadrícula financiera podemos ver todas nuestras facturas, clasificarlas, filtrarlas o agruparlas para realizar un seguimiento de los pagos vencidos y más.
Si tiene alguna pregunta, consulte nuestra base de conocimientos o comuníquese con soporte a través del chat en vivo o en support@onedesk.com ¡Gracias!