Transcripción:
Puede crear varias hojas de tiempo a la vez en OneDesk, así como ejecutar automatizaciones en sus hojas de tiempo para optimizar su flujo de trabajo. Veamos cómo crear varias hojas de tiempo al mismo tiempo, así como un ejemplo de automatización para nuestras hojas de tiempo.
Creación de varias hojas de tiempo
Hay varias formas de crear hojas de tiempo en OneDesk, ya sea a través del panel de detalles del elemento, el botón Agregar en la parte superior de la pantalla o mediante el menú de acciones en el tablero. Cuando vaya a enviar una hoja de tiempo dentro de OneDesk mediante cualquiera de estos métodos, puede optar por crear hojas de tiempo adicionales en la misma ventana seleccionando el botón “Agregar otra hoja de tiempo” en la parte inferior de sus hojas de tiempo existentes.
Además, si está creando partes de horas a través del menú de acciones del tablero, se crearán automáticamente partes de horas para todos los elementos que haya seleccionado. Por ejemplo, si selecciono los siguientes tres tickets y elijo agregar partes de horas, comenzaré con tres partes de horas en la pantalla de creación. Todavía se pueden agregar partes de horas adicionales con el botón o eliminarlas, según sea necesario.
Se pueden cambiar los detalles de las hojas de tiempo según sea necesario, como el elemento para el que se enviarán, las horas trabajadas, las fechas de inicio y finalización, el estado del ciclo de vida, las notas y más. Si está creando varias hojas de tiempo con detalles similares, puede copiar aspectos de una hoja de tiempo a todas las demás hojas de tiempo pasando el cursor sobre el campo que le gustaría copiar y seleccionando la opción “copiar a todos”.
Cuando haya terminado, puede enviar sus hojas de tiempo o enviar todas las hojas de tiempo al 100 %. Esta configuración establecerá automáticamente el porcentaje completo de todos los elementos afectados en 100%. Como resultado, cualquier automatización que se desencadene por dicho cambio, como la actualización del estado del elemento, se aplicará posteriormente.
Automatizaciones para partes de horas
Las automatizaciones son acciones que se llevan a cabo automáticamente cuando se cumple un desencadenante para un elemento determinado dentro de OneDesk. Se pueden realizar automatizaciones para agilizar una amplia variedad de procesos a los que usted y su organización se enfrentan a diario. Las automatizaciones se pueden ejecutar en tickets, tareas, proyectos y partes de horas.
Vamos a crear una automatización para hojas de tiempo con la herramienta de automatización de hojas de tiempo. Primero seleccione más aplicaciones, administración y luego opciones de parte de horas. Aquí puede desplazarse hacia abajo para crear automatizaciones que se ejecutan en hojas de tiempo.
Hagamos una automatización que se ejecutará en hojas de tiempo facturables, de modo que cuando se apruebe la hoja de tiempo, se envíe un correo electrónico a un usuario de nómina en nuestra empresa.
Haremos que la automatización se ejecute en hojas de tiempo filtradas para que solo sean hojas de tiempo marcadas como facturables. Nuestro disparador será cuando el estado de aprobación cambie a aprobado, y la acción será enviar una plantilla de correo electrónico que diga que se ha aprobado una hoja de horas facturable a nuestro usuario de nómina. Seleccione guardar y nuestra automatización de la hoja de tiempo estará activa y comenzará a enviar mensajes cuando se cumplan sus condiciones.
Para cualquier otra pregunta que pueda tener sobre hojas de tiempo y automatizaciones, no dude en comunicarse con OneDesk a través del chat en vivo o por correo electrónico a support@onedesk.com.