Planlegging er et sentralt aspekt ved prosjektledelse. Effektiv prosjektledelsesplanlegging inkluderer mer enn bare å sette prosjektets forfallsdato. Snarere, for effektiv planlegging, bør en prosjektleder sørge for å definere oppgaven og prosjektaktivitetene, estimere innsats og varighet, bestemme avhengigheter og overvåke alt i sanntid. OneDesk tilbyr mange alternativer og nyttige verktøy for å planlegge og overvåke fremdriften til oppgavene og prosjektene dine. Denne artikkelen vil dekke hvordan du går frem for planlegging, planlegging, estimering av innsats og opprettelse av avhengigheter i OneDesk.
En oversikt over oppgave- og prosjektplanleggingsfunksjoner:
- Angi planlagte tidsplaner for oppgaver og prosjekter fra detaljpanelene deres, fra Gantt-diagrammet eller fra kalenderen. Du kan planlegge oppgaver for en bestemt dag eller over flere dager, og for å starte og slutte på et bestemt tidspunkt.
- Estimer innsatsen for oppgaver basert på dager, timer og/eller minutter.
- Estimer innsats for oppgaver og prosjekter ved hjelp av et smidig poengsystem.
- Opprett “planleggingskoblinger” mellom oppgaver innenfor samme prosjekt, som vil koble start- eller sluttid sammen. Disse er enkle å visualisere (og lage) på Gantt-diagrammet, men kan også lages på andre måter.
- Aktiver begrensninger til tidsplanen for oppgaver (dvs. en oppgave må starte på en bestemt dato).
- Overvåke det planlagte kontra det faktiske arbeidet som er tatt på oppgaver og prosjekter.
Planlegging av oppgaver og prosjekter
Planlegg en oppgave på detaljpanelet
Først kan du planlegge en oppgave (eller et prosjekt) direkte fra detaljpanelet . Detaljpanelet er der teamet ditt jobber med oppgaver, inkludert å se en oppgavebeskrivelse, logge tid og kommunisere med lagkamerater.
Følg disse instruksjonene:
- Fra detaljpanelet klikker du på datoene ved siden av «Planlagt tidsplan».
2. Legg inn den planlagte innsatsen (hvor mye tid du forventer at oppgaven skal ta).
3. Angi de planlagte datoene ved å klikke på feltet for planlagte datoer. Klikk på en dag for å angi oppgaven for en bestemt dag. Klikk og dra for å angi en oppgave for flere dager.
4. Angi start- og sluttid. Klikk på timene ved siden av starttidspunkt. Klikk en time på klokken og dette vil bringe deg automatisk til å stille inn minuttene. Alternativt kan du bla gjennom timene ved å bruke musehjulet og deretter klikke utenfor klokken. Denne handlingen vil ikke automatisk bringe deg inn i minuttvalget.
Du kan velge minuttene uavhengig. I likhet med timevalget kan du klikke direkte på minuttene for å velge minuttene og dette lukker automatisk vinduet. Eller du kan bla gjennom minuttene med musehjulet og deretter klikke utenfor klokken for å lagre valget ditt.
- Følg de samme trinnene som #4 for å angi slutttider.
Planlegg en oppgave i kalenderen
Kalenderen har daglig, ukentlig og månedlig visning. Velg visningsnivå øverst til venstre i kalenderen. Som andre visninger i OneDesk, kan kalenderen din ha egendefinerte visninger . Sjekk ut de relaterte artiklene for mer detaljerte forklaringer om tilpassede visninger. Oppsummert kan du filtrere hvilke oppgaver som skal vises i kalenderen. Du kan for eksempel filtrere for å bare se oppgaver som er tildelt et bestemt team. Du kan ha flere egendefinerte visninger, hver med forskjellige alternativer, og deretter lagre visningene og bytte mellom dem. Du kan også velge å vise enten de planlagte eller faktiske tidsplanene eller både de planlagte og faktiske tidsplanene sammen på kalenderen.
For å lage en egendefinert visning av kalenderen, velg ikonet ved siden av ‘Mine visninger’
Kalenderfunksjoner per visningsnivå:
På alle visningsnivåer (dag, uke, måned) kan du:
- Klikk på oppgaven for å få frem alternativer: se detaljer, rediger eller slett oppgaven.
- Dobbeltklikk for å åpne detaljpanelet.
- Dobbeltklikk for å opprette en ny oppgave, eller klikk og dra for å opprette en ny oppgave med en tidsplan.
I dagsvisning:
- Dra bunnen av oppgaven for å øke eller redusere varigheten (slutttimer og minutter) av oppgaven.
- Klikk og dra oppgaven for å endre starttiden.
I ukesvisning:
- Klikk og dra bunnen av oppgaven for å øke eller redusere varigheten (slutttimer og minutter) av oppgaven.
- Klikk og dra oppgaven opp eller ned for å endre starttiden.
- Klikk og dra oppgaven til venstre eller høyre for å endre den planlagte dagen.
I månedsvisning:
- Dra og slipp oppgaven gjennom måneden med varigheten opprettholdt.
Planlegg en oppgave på Gantt-diagrammet
Gantt-diagrammet kan skaleres til: minutt, time, dag, uke, måned, kvartal og år. For å skalere, velg skaleringsalternativet øverst til venstre i Gantt-diagrammet eller hold Ctrl og rull med musehjulet.
Som andre visninger i OneDesk kan du filtrere eller gruppere Gantt-visningen din med egendefinerte visninger. For eksempel, grupper etter team eller filtrer visningen til et spesifikt prosjekt.
- Dra oppgaver horisontalt langs Gantt for å angi startdatoene.
- Dra starten eller slutten av oppgaven for å øke oppgavens varighet.
På Gantt representerer de blå søylene den planlagte tidsplanen. De grønne søylene representerer den faktiske fremdriften av oppgaven. Denne funksjonen lar teamet ditt dynamisk overvåke fremdriften til oppgaver og prosjekter i forhold til planene dine. Du vil også legge merke til at når du planlegger oppgaver, blir søylene i prosjektene og mappene mørkere blå, og representerer flere oppgaver som er planlagt samtidig.
Planlegg lenker på Gantt-diagrammet
Du kan koble sammen oppgaver via slutt-til-start, start-til-start og slutt-til-slut-lenker. OneDesk vil bruke disse koblingene for å planlegge oppgavene dine i et kortest mulig prosjekt.
Du kan opprette disse koblingene ved å dra og slippe fra (og til) sirklene som vises når du holder markøren eller velger oppgavelinjene. Du kan fjerne begrensningene på Gantt ved å klikke på begrensningslåsikonet eller koblingspilen.
Planlegg slutt-til-start i tre- eller flatvisning
Siden slutt-til-start-koblingen er det vanligste valget, er det et menyvalg i trevisningen som lar deg koble sammen en streng av disse med én handling. Bare multivelg oppgavene du ønsker å koble til, klikk på handlingsmenyen og velg “Planlegg elementer ferdig til start”. Du kan også bryte disse koblingene ved å velge “Fjern Fullfør for å starte kobling på varer”
Sette datobegrensninger
Som standard bruker OneDesk den veldig løse begrensningen “Start No Earlier Than” og velger dagens dato eller prosjektets startdato. Det er andre typer begrensninger du kan velge:
- Så snart som mulig
- Så sent som mulig
- Må starte på (forankrer startdatoen til en dato)
- Må fullføre på (forankrer sluttdatoen til en dato)
- Start senest (begrenser startdatoen når som helst før en dato)
- Fullfør senest (begrenser sluttdatoen når som helst før en dato)
- Start ikke tidligere enn (begrenser startdatoen til når som helst etter en dato)
- Fullfør ikke tidligere enn (begrenser sluttdatoen når som helst etter en dato)
Du kan angi en datobegrensning for en oppgave i Oppgaveplanlagte verdier. For å få frem oppgaveplanlagte verdier, klikk på oppgaven for å få frem detaljpanelet og klikk på datoene ved siden av “Planlagt tidsplan, som du ville gjort for planlegging fra oppgavedetaljpanelet. (Merk: fra Verktøy på topppanelet velger du “Dokk detaljpaneler til høyre” for å åpne detaljpanelet uten å gå ut av Gantt-diagrammet).