O agendamento é um aspeto chave da gestão do projeto. O agendamento eficaz da gestão do projeto inclui mais do que apenas definir a data de vencimento do projeto. Pelo contrário, para um planeamento eficaz, um gestor de projeto deve garantir definir as atividades de tarefa e projeto, estimar o esforço e a duração, determinar dependências e monitorizar tudo em tempo real. A OneDesk oferece muitas opções e ferramentas úteis para agendar e monitorizar o progresso das suas tarefas e projetos. Este artigo abordará como fazer o planeamento, agendamento, estimação do esforço e criação de dependências no OneDesk.
Uma visão geral das capacidades de agendamento de tarefas e projetos:
- Definir horários previstos para tarefas e projetos a partir dos seus painéis de detalhe, a partir da tabela Gantt, ou do calendário. Pode agendar tarefas para um determinado dia ou durante vários dias, e para começar e terminar numa hora específica.
- Estimar o esforço para tarefas baseadas em dias, horas e/ou minutos.
- Estimar o esforço para tarefas e projetos utilizando um sistema de pontos ágeis.
- Crie “links de agendamento” entre tarefas dentro do mesmo projeto, que irão ligar os seus tempos de início ou fim em conjunto. Estes são fáceis de visualizar (e criar) na tabela Gantt, mas podem ser criados de outras formas também.
- Permitir constrangimentos ao calendário de tarefas (isto é, uma tarefa deve começar numa data específica).
- Acompanhar o trabalho planeado contra o trabalho real assumido em tarefas e projetos.
Agendamento de tarefas e projetos
Agendar uma tarefa no painel de detalhes
Em primeiro lugar, pode agendar uma tarefa (ou projeto) diretamente do painel de detalhes. O painel de detalhes é onde a sua equipa trabalha em tarefas, incluindo visualizar uma descrição da tarefa, registar o tempo e comunicar com os colegas de equipa.
Siga estes passos:
- A partir do painel de detalhes clique nas datas ao lado de “Agenda Planeada”.
2. Insira o esforço planeado (quanto tempo espera que a tarefa desemalta).
3. Desa estale as datas previstas clicando no campo de datas previstas. Clique num dia para definir a tarefa para um dia específico. Clique e arraste para especificar uma tarefa para vários dias.
4. Especifique o tempo de início e fim. Clique nas horas seguintes para começar. Clique numa hora no relógio e isto irá levá-lo automaticamente para definir os minutos. Em alternativa, pode percorrer as horas utilizando a roda do rato e clicar fora do relógio. Esta ação não o levará automaticamente à seleção de minutos.
Pode selecionar os minutos de forma independente. Tal como a seleção das horas, pode clicar diretamente nos minutos para selecionar os minutos e fechar automaticamente a janela. Ou, pode percorrer os minutos com a roda do rato e clicar fora do relógio para salvar a sua seleção.
- Siga os mesmos passos que o nº 4 para definir os seus tempos finais.
Agendar uma tarefa no calendário
O calendário tem vista diária, semanal e mensal. Selecione o nível de visualização no lado superior esquerdo do calendário. Como outras vistas no OneDesk, o seu calendário pode ter vistas personalizadas. Consulte os artigos relacionados para obter explicações mais detalhadas sobre vistas personalizadas. Em resumo, é possível filtrar quais as tarefas a visualizar no calendário. Por exemplo, pode filtrar apenas para ver tarefas atribuídas a uma equipa específica. Pode ter múltiplas vistas personalizadas, cada uma com diferentes opções aplicadas, depois guardar as suas opiniões e alternar entre elas. Também pode selecionar para ver os horários planeados ou reais ou os horários planeados e reais juntos no calendário.
Para criar uma visão personalizada do calendário selecione o ícone ao lado de ‘My Views’
Funções do calendário por nível de visualização:
Em todos os níveis de visualização (dia, semana, mês) pode:
- Clique na tarefa para trazer opções: ver detalhes, editar ou eliminar a tarefa.
- Clique duas vezes para abrir o painel de detalhes.
- Clique duas vezes para criar uma nova tarefa ou clique e arraste para criar uma nova tarefa com um horário.
Na vista do dia:
- Arraste o fundo da tarefa para aumentar ou diminuir a duração (horas de fim e minutos) da tarefa.
- Clique e arraste a tarefa para alterar a sua hora de início.
Na vista da semana:
- Clique e arraste o fundo da tarefa para aumentar ou diminuir a duração (horas e minutos finais) da tarefa.
- Clique e arraste a tarefa para cima ou para baixo para alterar a sua hora de início.
- Clique e arraste a tarefa para a esquerda ou direita para alterar o dia previsto.
Na vista do mês:
- Arraste e deixe cair a tarefa ao longo do mês com a duração mantida.
Agendar uma tarefa na tabela de Gantt
A tabela de Gantt pode ser dimensionada para: minuto, hora, dia, semana, mês, trimestre e ano. Para escalar, selecione a opção de escala no lado superior esquerdo da tabela Gantt ou mantenha a Ctrl e percorra com a roda do rato.
Como outras vistas no OneDesk, pode filtrar ou agrupar a sua vista Gantt com vistas personalizadas. Por exemplo, grupo por equipa ou filtrar a vista para um projeto específico.
- Arraste as tarefas horizontalmente ao longo do Gantt para definir as datas de início.
- Arraste o início ou o fim da tarefa para aumentar a duração da tarefa.
Nos Gantt, as barras azuis representam a programação planeada. As barras verdes representam o progresso real da tarefa. Esta funcionalidade permite à sua equipa monitorizar dinamicamente o progresso de tarefas e projetos em relação aos seus planos. Também notará que, à medida que planeia tarefas, as barras dos seus projetos e pastas ficam mais escuras, representando mais tarefas programadas ao mesmo tempo.
Agendar links na tabela Gantt
Pode ligar as tarefas através de ligações de fim a início, início e chegada ao fim. A OneDesk utilizará estas ligações para agendar as suas tarefas no projeto mais curto possível.
Pode criar estes links arrastando e largando de (e para) os círculos que aparecem quando paira ou seleciona as barras de tarefa. Pode remover os constrangimentos no Gantt clicando no ícone de bloqueio de restrição ou na seta de ligação.
Agendar o fim-a-início na vista árvore ou plana
Uma vez que o link de fim-a-dia é a escolha mais comum, existe uma opção de menu na vista da Árvore que permite ligar uma série destes com uma ação. Basta selecionar multi-selecção das tarefas que deseja ligar, clique no menu de ações e selecione “Agendar Itens Terminar para Iniciar”. Também pode quebrar estes links selecionando “Remover o acabamento para iniciar a ligação em itens”
Definição de restrições de data
Por predefinição, o OneDesk usa a restrição muito frouxa de “Start No Earlier Than” e escolhe a data de hoje ou a data de início do projeto. Há outros tipos de restrições que pode escolher:
- O mais rapidamente possível
- O mais tarde possível
- Must Start On (ancora a data de início para uma data)
- Must Finish On (ancora a data de chegada para uma data)
- Iniciar o mais tardar (limita a data de início a qualquer momento antes de uma data)
- Termine o mais tardar (limita a data de chegada a qualquer momento antes de uma data)
- Iniciar não antes (limita a data de início para qualquer momento após uma data)
- Termine antes de terminar (limita a data de chegada a qualquer momento após uma data)
Pode definir uma restrição de data para uma tarefa nos Valores De Tarefa Planeadas. Para apresentar os Valores De Tarefa Planeadas, clique na tarefa para apresentar o painel de detalhes e clique nas datas ao lado de “Agenda planeada, como faria para agendar a partir do painel de detalhes de tarefas. (Nota: a partir de ferramentas no painel superior selecione “Dock detail panels on right” para abrir o painel de detalhes sem sair da tabela Gantt).