O controle de tempo da agência refere-se ao processo de monitoramento e registro da quantidade de tempo que uma agência e seus funcionários gastam em projetos e tarefas do cliente. Agência é um termo amplo que engloba empresas como: agências governamentais, agências de marketing e serviços criativos. No blog de hoje, veremos algumas estratégias para implementar e utilizar o controle de tempo em um ambiente de agência.
Porquê o controlo do tempo da agência?
O controle de tempo é importante para as agências por vários motivos, incluindo:
- Faturação e faturação – É muito comum as agências faturarem os seus clientes com base no número de horas trabalhadas. O rastreamento preciso do tempo é essencial para uma cobrança precisa. Também ajuda as agências a manterem-se lucrativas, bem como a manter a confiança e a transparência com os seus clientes.
- Acompanhamento e planejamento de projetos – O controle de tempo é uma maneira de fornecer informações sobre o tempo gasto em tarefas. Com essas métricas, as agências podem fazer melhores planos futuros e alocar recursos de forma eficaz. Além disso, as agências podem acompanhar o progresso do projeto em tempo real.
- Relatórios e monitoramento de desempenho – O controle de tempo pode ajudar as agências a avaliar o desempenho dos funcionários. Crie relatórios sobre métricas de tempo e melhore os processos ao longo do tempo usando uma abordagem orientada por dados.
- Acompanhamento de custos e receitas – Use métricas de controle de tempo para tomar decisões mais informadas sobre estimativas de preços. Passou do orçamento do último projeto? Reavalie suas cotações e estimativas com base no tempo medido no projeto. Com o software de controle de tempo da agência, você também pode gerenciar recursos dinamicamente para garantir que sua agência não exceda o orçamento.
- Requisitos legais – O controle de tempo às vezes é necessário, dependendo da localização e do setor. Isso pode incluir conformidade ou outros requisitos legais que exijam relatórios, como leis salariais, retenção de registros ou fins fiscais.
Como é que as agências controlam o tempo?
A escolha do método e do instrumento pode depender das necessidades específicas da agência e da natureza do trabalho realizado. Os métodos de controle de tempo podem incluir: Folhas de ponto tradicionais, em papel ou digitais. Relógios de cronometragem, relógios físicos onde os funcionários entram e saem. Software de controlo de tempo ou gestão de trabalho, aplicações que temporizam ou quadros de horários para registar o tempo a partir da Web ou de uma aplicação móvel. Essas ferramentas de controle de tempo geralmente fornecem relatórios, faturamento e outros recursos internos para simplificar os processos de trabalho.
Estratégias para controlar o tempo das agências
Aqui estão algumas estratégias para implementar efetivamente o controle de tempo nas configurações da agência:
Defina expectativas claras
Comunique claramente o seu processo de controlo de tempo, especialmente quando novos funcionários se juntam à sua equipa. Enfatize por que o controle de ponto é importante, focando em como ele é usado em sua agência.
Utilize quadros de horários detalhados
Use quadros de horários que facilmente (e idealmente automaticamente) capturam todas as informações de que você precisa para faturamento preciso e manutenção de registros. Os detalhes podem incluir datas em que o trabalho foi executado, o cliente associado e o status faturável.
Padronize seu controle de tempo
Estabeleça práticas padronizadas de controle de tempo e diretrizes que todos os membros da equipe devem seguir. Isso inclui a categorização e a frequência com que as entradas devem ser enviadas.
Implementar um software de controle de tempo
Escolha uma ferramenta de controle de ponto que se adapte às necessidades da sua agência. Um software de controle de tempo permite que sua agência registre o tempo nas tarefas do cliente. Os recursos incluem controle automático de tempo e quadros de horários configuráveis. Procure recursos adicionais, como colaboração em equipe, acompanhamento de projetos e clientes e recursos de relatórios. O OneDesk é uma ferramenta de gestão de trabalho construída com as indústrias de serviços profissionais em mente. Crie projetos e tarefas de cliente e, em seguida, registre o tempo usando temporizadores ou quadros de horários automáticos. Enviar quadros de horários no OneDesk é fácil, pois muitas propriedades são geradas automaticamente. Por exemplo, se a tarefa for para um determinado cliente, o quadro de horários também será associado a esse cliente.
Automatize sempre que possível
Muitas soluções de software incluem opções de automação para rastreamento de tempo. Configure as automações para se adequarem aos seus fluxos de trabalho específicos. Automações podem ajudar a economizar tempo executando certas ações sem trabalho extra. Alguns exemplos podem incluir: atualizar o status faturável em um quadro de horários, enviar notificações aos gerentes quando determinados quadros de horários são registrados e muito mais.
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