Ако вашата стратегия за поддръжка на клиенти все още включва влизане на хора в един споделен Gmail акаунт, вероятно сте се сблъскали с един вид „черна дупка в поддръжката“. Този проблем включва пропуснати имейли, агенти, отговарящи на един и същ клиент с различни отговори, и загуба на представа кои проблеми са решени и кои все още са в процес на обработка. Проблемът е, че Gmail не е система за заявки, така че в крайна сметка вашият екип ще надрасне използването само на имейл. Вместо това, имейлите от Gmail автоматично ще се конвертират в заявки. Това превръща разхвърляната пощенска кутия в рационализиран работен процес.
Защо Gmail не е бюро за помощ
Gmail е инструмент за комуникация от световна класа, но не е създаден за поддръжка на клиенти с голям обем. Когато използвате стандартна пощенска кутия за поддръжка, се сблъсквате с три основни препятствия:
- Нулева отчетност: Не можете да „присвоите“ имейл на конкретен човек, без да го препратите, което създава объркани дискусии и вътрешно объркване.
- Без проследяване на статуса: Имейлът „Отворен“, „В очакване“ или „Решен“ ли е? В Gmail имате само „Прочетено“ или „Непрочетено“.
- Липса на данни: Нямате представа какво е средното ви време за реакция или кой член на екипа обработва най-голям обем.
Решение: Автоматично преобразуване от Gmail в билети
OneDesk действа като мост. Той се свързва директно с вашия Gmail акаунт (или няколко акаунта) и незабавно превръща всяко входящо съобщение в структуриран билет за поддръжка.
Как работи:
- Свързвате Gmail акаунта си чрез защитена връзка или просто правило за пренасочване.
- Когато клиент изпрати имейл до вашата пощенска кутия (например support@yourcompany.com), OneDesk записва информацията за подателя, темата, съдържанието на писмото и всички прикачени файлове.
- В рамките на секунди във вашето табло за управление се създава заявка и вашият екип бива уведомен.
- Вашите конфигурируеми автоматизации ви позволяват незабавно да присвоите билета или да изпратите автоматизирано (но персонализирано) потвърждение на клиента си, че заявката му се обработва.
4 причини да автоматизирате създаването на билети
1. Централизирайте всеки разговор
Независимо дали клиент изпраща имейл до основната ви линия за поддръжка или до друга пощенска кутия, всяко съобщение попада в едно централно табло. Край на превключването между раздели или влизането и излизането от различни акаунти. От таблото си можете лесно да видите кой е назначен и върху какво се работи.
2. Край на сблъсъците
Случвало ли ви се е двама агенти да отговарят на един и същ клиент едновременно? Изглежда непрофесионално. OneDesk разполага с функция за откриване на колизии, която ви показва в реално време дали друг агент в момента подготвя отговор на заявка.
3. Автоматизирано маршрутизиране и маркиране
Можете да настроите правила за обработка на ръчната обработка. Ако даден имейл съдържа думата „Фактура“, системата може автоматично да го маркира като „Фактуриране“ и да го присвои на вашия финансов потенциален клиент. Ако имейлът идва от „VIP“ клиент, той може да бъде маркиран като висок приоритет.
4. Професионализъм чрез споразумения за ниво на обслужване (SLA)
С имейли, конвертирани в билети, можете да зададете споразумения за ниво на обслужване (SLA) . Ако на билет не бъде отговорено в рамките на 4 часа, системата може да го ескалира или да изпрати напомняне. Това гарантира, че никой клиент никога няма да чака твърде дълго.
Как да започнете
Настройването на автоматизацията „Gmail-to-Ticket“ отнема по-малко от пет минути:
- Когато се регистрирате в OneDesk, преминете през Съветника за бърза настройка.
- Под „Свържете първия си канал“ изберете Gmail / Google Workspace. Въведете имейл адреса си за поддръжка и следвайте инструкциите на екрана.
- Завършете работата с помощника за бърза настройка. Той съдържа стъпки за конфигуриране на автоматичен отговор, който уведомява клиентите ви, че имейлът им е получен.
Готови ли сте да се отървете от хаоса във входящата поща?
Спрете да ровите в папките „Изпратени“ и започнете да предоставяте поддръжка от световна класа. Като конвертирате Gmail съобщенията си в автоматизирани заявки, вие давате на екипа си инструментите, от които се нуждаят, за да бъдат по-бързи, по-умни и по-организирани.
[Опитайте OneDesk безплатно] или [Резервирайте демонстрация] и вижте разликата, която може да направи един автоматизиран работен процес.